Flyt din adressebog fra Gmail eller Outlook til webmailen

Skifter du fra Gmail eller Outlook til en mailboks hos WebOké, følger dine kontakter ikke automatisk med. Selv hvis din mail bliver flyttet, bliver adressebogen tilbage: den ligger ikke i din mailboks, men i en separat liste. Du tager den med via en fil. I denne artikel kan du læse hvordan, og hvordan du undgår dubletter og mistede grupper.

Trin 1: Eksportér fra dit gamle program

Der findes to slags filer til kontakter:

• vCard (.vcf): en fil med visitkort. Hver oplysning har et fast navn, fx FN for navnet og EMAIL for adressen. Grupper står i linjen CATEGORIES.
• CSV: en tabel som tekst med en kolonne pr. oplysning. Der er ingen fast standard for kolonnernes navne, så webmailen skal koble dem til sine egne felter.

Har du valget, så vælg vCard. Google Kontakter, Outlook og Apple Kontakter kan alle eksportere som vCard eller CSV. Fremgangsmåden finder du hos Google i Eksportér, sikkerhedskopiér eller gendan kontakter og hos Microsoft i Importér eller eksportér kontakter i Outlook ved hjælp af en .csv-fil.

Trin 2: Importér i webmailen

1. Log ind på webmailen, og klik på Kontakter i menuen.
2. Klik på Importér øverst.
3. Vælg filen ved Importér fra fil.
4. Vælg ved Importér gruppetildelinger, hvad der skal ske med grupperne fra filen (se nedenfor).
5. Lad Erstat hele adressebogen være slået fra.
6. Klik på Importér.

Bagefter kan du se, hvor mange kontakter der er importeret, og hvor mange der er sprunget over.

Ved en CSV-fil: Kobl felterne

Importerer du en CSV-fil, viser webmailen, hvilken kolonne der hører til hvilket felt, og spørger, om koblingen er korrekt. Tjek det grundigt:

• Er kolonnen med e-mailadressen koblet til feltet for e-mail? En klassisk fejl er, at kolonnen med arbejdsadressen ikke bliver koblet. Så får du hundrede kontakter uden e-mailadresse.
• Kolonner, du ikke har brug for, sætter du til Felt ikke tilknyttet (importér ikke).
• Indeholder første linje kolonnernes navne, så vælg Importér ikke første linje (overskrifter).

Ser du mærkelige tegn efter importen, fx "Müller" i stedet for "Müller", var filen ikke gemt i UTF-8. Gem den igen som CSV i UTF-8 i dit regneark, og importér igen. Havner alt i én kolonne, har webmailen læst skilletegnet forkert: et regneark med danske indstillinger bruger ofte semikolon i stedet for komma.

Dubletter

Findes der allerede en kontakt med samme e-mailadresse og samme navn, springer webmailen den over ved importen. Importerer du ved et uheld den samme fil to gange, er skaden altså begrænset. Er navnet skrevet anderledes, fx "Sanne de Vries" og "S. de Vries", bliver personen oprettet to gange. Importerer du fra to kilder, så søg bagefter på et par navne, og slet dubletterne.

Eksportér som sikkerhedskopi

Din mail ligger på serveren, men din adressebog kan du slette med ét forkert klik. Lav derfor en eksport en gang imellem:

1. Gå til Kontakter.
2. Klik på pilen ved siden af Eksportér, og vælg Eksportér alle. Med Eksportér valgte tager du kun de kontakter med, du har markeret.

Du får én .vcf-fil. Grupper står i den som CATEGORIES, så de kommer med igen ved en ny import. Sådan en fil indeholder personoplysninger: Opbevar den et sikkert sted, og lad den ikke ligge og flyde i din mappe Overførsler.

Godt at vide

• Din telefon har sin egen adressebog. Kontakterne på din telefon og adressebogen i webmailen er to separate lister. Webmailen synkroniserer ikke med din telefon; flyt kontakter ved at eksportere og importere.
• Indsamlede modtagere. Ud over din Personlig adressebog husker webmailen automatisk hver adresse, du sender mail til, under Indsamlede modtagere. En import havner i din personlige adressebog.
• Et visitkort i en mail. Får du en .vcf-fil som vedhæftet fil, viser webmailen en knap, så du kan tilføje den direkte til din adressebog.

Trinene med skærmbilleder finder du i Roundcube-vejledningen under Importér og eksportér kontakter og Opret grupper.