Sikker deling og samarbejde

Modul 7: Adgang, leverandører og cloud · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du vælge den sikreste delingsmetode til enhver situation: intern deling med en konto, en personlig deling eller et offentligt link med adgangskode, udløbsdato og downloadgrænse, og du ved hvad du hellere ikke bør sende via mail.
Nøglebegreber: dellink, offentligt link, udløbsdato, adgangskode på link, downloadgrænse, filanmodning, krypteret afsendelse, minimale oplysninger

Deling er den nye vedhæftning

Tidligere sendte du et dokument som vedhæftning i en mail. I dag deler du oftere og oftere et link til en fil i dit cloudlager. Det har store fordele: ingen kopier der flyder rundt, altid den seneste version, også store filer, og du kan trække adgangen tilbage senere. En vedhæftning der først er sendt, kan du aldrig hente tilbage.

Men et link har også sin egen risiko. Et offentligt link virker for alle der har det. Bliver det videresendt, limet ind i en gruppechat eller havner det i en hacket indbakke, kan den anden person også komme til. Et link uden adgangskode eller slutdato, der blev lavet til en opgave for tre år siden, virker ofte stadig.

Tre måder at dele på

Næsten alle cloudlagre har tre typer deling. Vælg altid den mest begrænsede der virker.

Intern deling er den sikreste: der er intet link der kan lække, og hvis kollegaen forlader virksomheden og kontoen lukkes (lektion 7.1), er adgangen straks væk. Med en personlig deling får hver modtager sit eget link, så du kan se hvem du deler med pr. person og stoppe deling pr. person.

Indstillingerne for et link

Skal det alligevel være et offentligt link, så indstil det bevidst. De fleste tjenester har disse muligheder:

• Rettigheder: kun se, eller også redigere. Vælg som standard kun se. Til medlæsning er det nok.
• Adgangskode på linket: den der åbner linket, skal først indtaste en adgangskode. Send den adgangskode via en anden kanal end linket: linket pr. mail, adgangskoden pr. sms eller telefonisk. Den der kun opsnapper mailen, har så stadig ikke noget.
• Udløbsdato: efter den dato virker linket ikke længere. Så behøver du ikke huske at rydde op i det.
• Downloadgrænse: linket stopper efter et bestemt antal downloads.
• Skjul download: modtageren ser ingen downloadknap. Det er ingen rigtig beskyttelse: hvad nogen kan se, kan vedkommende også gemme, om så det er med et skærmbillede.
• Et mærkat eller navn til linket, så du senere ved hvad det var til.

Del desuden selve filen, ikke mappen omkring den, medmindre den anden virkelig må se alt i den mappe. Et link til mappen "Kunder 2026" for ét tilbud er et klassisk lækage.

En filanmodning

Skal en kunde eller leverandør levere noget til dig, så brug en filanmodning (også kaldet uploadlink eller "kun aflevering"). Den anden kan uploade filer, men ser ikke hvad der allerede ligger i mappen. Giv hver kunde sin egen mappe og sin egen anmodning, med adgangskode og slutdato. Sådan kan kunde A aldrig se kunde B's dokumenter, og du kan straks se hvem noget kommer fra.

Hvad der ikke skal sendes via almindelig mail

En almindelig mail kan sammenlignes med et postkort der passerer flere postkontorer. Forbindelsen mellem mailservere er ofte krypteret, men mailen ligger derefter læsbar i afsenderens og modtagerens indbakker, ofte i årevis, og en forkert indtastet adresse er nok til et databrud (lektion 8.2).

Send derfor ikke som almindelig vedhæftning:

• kopier af pas eller identitetsbeviser;
• medicinske oplysninger eller oplysninger om helbred;
• lønsedler, lønoversigter og personnumre (CPR-numre);
• adgangskoder og gendannelseskoder (de hører til i en adgangskodeadministrator, eventuelt via en delt boks, lektion 2.2).

Brug i stedet en deling med adgangskode og udløbsdato fra dit eget lager, eller en tjeneste der understøtter krypteret afsendelse, hvor kun modtageren kan åbne beskeden. Der findes forskellige typer: kryptering indbygget i dit mailprogram eller mailpakke, en sikker beskedtjeneste, eller en separat tjeneste til krypteret afsendelse af filer.

Minimale oplysninger

Den bedste beskyttelse mod en lækage er oplysninger du ikke deler. Spørg dig selv ved hver deling: har den anden virkelig brug for dette? En bogholder har brug for dine fakturaer, ikke hele din kundeliste. En udlejer vil vide at nogen eksisterer, men har ikke altid brug for en kopi af passet. Skal en kopi af et identitetsbevis alligevel bruges, kan du afskærme personnummeret (CPR-nummeret) og pasfotoet og sætte et vandmærke med formålet og datoen.

Oprydning

Links hober sig op. Mange tjenester viser en oversigt over alt hvad du har delt. Gennemgå det en gang i kvartalet:

1. Stop alle offentlige links uden udløbsdato der ikke længere er nødvendige.
2. Kontrollér om eksterne personer stadig har adgang til mapper fra en afsluttet opgave.
3. Sæt hvor det er muligt en standard udløbsdato for nye links.

I praksis: sådan ser det ud

I eksempelmiljøet Nextcloud opretter du et offentligt link via fanen Del på en fil. Under Rediger link finder du rettighederne (Kun se eller Tillad redigering) og under Avancerede indstillinger adgangskoden, udløbsdatoen, Skjul download, en note til modtageren og Begræns downloads. Med Stop deling trækker du linket tilbage med det samme. Deler du via en e-mailadresse, sender Nextcloud hver modtager sit eget link, som du kan trække tilbage pr. person. Til levering er der filanmodningen, med sin egen mappe pr. kunde, adgangskode og slutdato. I Euro-Office deler du dokumenter via de samme links; vejledningen anbefaler kun at give redigeringsrettigheder hvis det virkelig er nødvendigt. Andre cloudlagre fungerer på lignende måde, selvom knapperne hedder noget andet, og nogle muligheder (som en downloadgrænse) ikke er tilgængelige alle steder.

Sammenfatning

• Vælg den mest begrænsede delingsmetode der virker: internt, personligt, og først som sidste udvej et offentligt link.
• Et offentligt link virker for alle der har det; giv det en adgangskode (via en anden kanal), en udløbsdato og kun læserettigheder.
• Del filen, ikke mappen; brug en filanmodning hvis nogen skal levere noget.
• Send ikke følsomme oplysninger som almindelig vedhæftning, og del kun det den anden virkelig har brug for.
• Ryd regelmæssigt op i gamle links og ekstern adgang.

Quiz

Opgave

Opgave A7.3: Vurdér dellinket. Du får en række situationer med indstillingerne for et dellink: hvad der deles, med hvem, med hvilke rettigheder, om der er adgangskode og udløbsdato på, og hvordan adgangskoden sendes. Vurder for hver situation om det er i orden, kan gøres bedre eller ikke bør være sådan, og vælg den vigtigste forbedring. Programmet retter dit svar og giver forklaring til hver situation.

Læs mere

Trinnene i WebOké-artiklerne gælder for WebOkés eget miljø; hos andre udbydere fungerer det på lignende måde.

• Nextcloud-vejledning 5.2: Et offentligt link oprette: visning, redigering, adgangskode, udløbsdato og downloadgrænse
• Nextcloud-vejledning 5.4: Del via e-mail med nogen uden konto
• Nextcloud-vejledning 16.5: En kunde skal aflevere filer med en fil-forespørgsel med adgangskode og slutdato
• Euro-Office vejledning 9.3: Adgangskode og udløbsdato på et link
• Euro-Office vejledning 9.5: Deling med nogen uden for din organisation