Derfor får ikke alle din fraværsbesked

Dit fraværssvar er slået til, men en kunde siger, at han ikke fik noget svar. Eller nogen fik det første gang, men ikke siden. Som regel er det ikke en fejl: Et fraværssvar svarer med vilje ikke på hver eneste mail. I denne artikel kan du læse hvorfor, og hvordan du indstiller det, så de rigtige personer får et svar.

Sådan virker det

Det fraværssvar, du opretter i webmailen under Indstillinger > Fraværsbesked, er teknisk set et filter på mailserveren. Det kører i det øjeblik, mailen kommer ind, altså også når din computer er slukket. Reglerne for sådan et automatisk svar står i standarden for Sieve-fraværssvar, RFC 5230 (på engelsk). Den indeholder et par begrænsninger, som forhindrer, at et fraværssvar gør skade.

1. Ét svar pr. afsender pr. interval

Serveren husker, hvem den allerede har svaret. Inden for Svarinterval får den samme afsender ikke et svar mere. Vælger du ikke selv noget, er det ifølge standarden 7 dage. Skriver nogen til dig fire gange på tre dage, får han altså ét fraværssvar. Først efter intervallet får han et nyt, som en påmindelse om, at du stadig er væk.

Testede du dit fraværssvar ved at sende en mail til dig selv fra en anden adresse? Så får du ikke noget svar ved den anden test. Det betyder, at det virker.

2. Intet svar på mailinglister og automatiske mails

Et fraværssvar, der svarer en mailingliste med tusind medlemmer, eller to automatiske beskeder, der svarer hinanden i det uendelige: Det vil ingen have. Derfor svarer serveren ifølge RFC 5230 (afsnit 4.6) ikke på:

• mails med headeren List-Id eller andre List-headere: nyhedsbreve og mailinglister;
• mails med headeren Auto-Submitted med en anden værdi end no: automatiske beskeder, fx et andet fraværssvar eller en besked fra et system;
• mails fra adresser som MAILER-DAEMON eller fra adresser, der begynder med owner- eller slutter på -request.

Dit eget svar får selv headeren Auto-Submitted: auto-replied med. Så ved et andet fraværssvar, at det ikke skal svare tilbage. Svaret sendes desuden til konvolut-afsenderen (Return-Path). Ved almindelig mail er det afsenderens adresse, ved systemer ofte en teknisk adresse.

3. Kun når mailen virkelig er sendt til dig

Serveren svarer kun, hvis en af dine adresser står i headerne Til (To) eller Cc. Så undgår du svar på mails, der kom ind via en liste eller som Bcc. Serveren kender adressen på din egen mailboks, men ikke en adresse som info@example.com, der videresendes til din mailboks.

Derfor er feltet Mine e-mailadresser vigtigt:

1. Gå til Indstillinger > Fraværsbesked og åbn Avancerede indstillinger.
2. Skriv under Mine e-mailadresser hver adresse, du modtager mail på, også aliasser og videresendelsesadresser (forwarders). Med Udfyld med alle mine adresser henter webmailen adresserne fra dine identiteter.
3. Klik på Gem.

Glemmer du info@, får en kunde, der skriver til info@, intet fraværssvar og venter måske forgæves på svar.

4. Uden for start- og sluttidspunktet

Har du udfyldt et Starttidspunkt og et Sluttidspunkt, gør fraværssvaret ingenting uden for den periode. Tjek, at datoerne er rigtige, også året. Lader du dem stå tomme, er beskeden aktiv, så længe Status står på Til. En start- og slutdato er dog det sikreste valg: Så kan du ikke glemme at slå beskeden fra.

Find hurtigt ud af, hvorfor nogen ikke fik svar

Lad Handling for indgående besked stå på Behold. Så bliver den indgående mail i din mailboks, og du kan læse den, når du er tilbage.

Trinene med skærmbilleder finder du i Roundcube-vejledningen under Opret et fraværssvar. Bruger du DirectAdmin, så se Vacation Messages i DirectAdmin-vejledningen.