Brug Bcc og privatliv: mail til en gruppe, der ikke kender hinanden
Når du mailer til dine kunder, medlemmer eller forældrene i en sportsklub på én gang, vil du ikke have, at alle kan se hinandens e-mailadresser. Det er det, feltet Bcc er til. I denne artikel kan du læse, hvornår du bruger Til, Cc eller Bcc, hvorfor synlige adresser kan være et databrud, og hvordan du sikkert mailer til en gruppe i webmailen.
Til, Cc og Bcc
| Felt | Til hvem? | Hvem kan se adressen? |
|---|---|---|
| Til | Dem, der skal gøre noget, eller som du forventer svar fra | Alle modtagere |
| Cc (carbon copy, en gennemslagskopi) | Dem, der læser med, men ikke skal gøre noget | Alle modtagere |
| Bcc (blind carbon copy) | Dem, der får en kopi, som de andre ikke må se | Ingen, heller ikke de andre Bcc-modtagere |
Bcc virker, fordi en mailserver leverer til adresserne på konvolutten og ikke til det, der står i selve beskeden. Din adresse i Bcc kommer med på konvolutten, men headeren Bcc kommer ikke med i den besked, de andre modtager.
Synlige adresser kan være et databrud
En e-mailadresse, der tilhører en person, som sanne@example.com, er en personoplysning. Sender du én mail til fyrre kunder i Til eller Cc, får hver kunde adresserne på de niogtredive andre. Det har de aldrig givet samtykke til.
GDPR kalder det et brud på persondatasikkerheden (artikel 4, nr. 12): en sikkerhedsfejl, der blandt andet fører til uautoriseret videregivelse af personoplysninger. På almindeligt dansk: et databrud. Om du skal anmelde det til tilsynsmyndigheden (i Nederlandene Autoriteit Persoonsgegevens), afhænger af risikoen for de personer, det drejer sig om (artikel 33). Fyrre adresser på kunder i en blomsterbutik er noget andet end fyrre adresser på deltagere i en samtalegruppe om gæld. I det sidste tilfælde siger alene det, at nogen står på listen, noget følsomt. Er du i tvivl, så dokumentér det, og find ud af, om det skal anmeldes. Dette er ikke juridisk rådgivning.
Sådan mailer du sikkert til en gruppe
- Klik på Skriv i webmailen.
- Skriv din egen adresse i Til. Så har mailen en pæn modtager, og du får selv en kopi.
- Klik på plusset til højre for feltet Til, og vælg Bcc.
- Skriv alle de andre adresser i feltet Bcc.
- Tjek en sidste gang, før du klikker på Send, at der ikke står adresser i Til eller Cc, som ikke hører hjemme der.
En gruppe fra din adressebog
Har du oprettet en gruppe i din adressebog, fx Leverandører eller Medlemmer? Så skriv gruppens navn i feltet, eller vælg den med knappen med de små figurer ved siden af feltet. Webmailen indsætter så alle adresser i gruppen i det felt, hvor du vælger gruppen. Vælger du gruppen i Til, kan alle i gruppen se alle de andre adresser. Vælg derfor altid en gruppe af personer, der ikke kender hinanden, i Bcc. Hvordan du opretter en gruppe, kan du læse i Opret grupper.
Mange modtagere: den daglige grænse og en nyhedsbrevstjeneste
En mailboks er lavet til personlig mail, ikke til nyhedsbreve. Du kan sende et begrænset antal mails om dagen, og grænsen gælder for hele din pakke samlet: alle mailbokse, webmailen og dit website. Hver modtager tæller med, også i Bcc. Én besked med to hundrede adresser i Bcc er altså to hundrede mails. Læs Grænse for afsendelse af mail.
Vil du jævnligt nå ud til en stor gruppe, så brug en nyhedsbrevstjeneste. Den håndterer afmelding og en ren liste. En gruppe i din adressebog har ingen afmeldingsknap: Beder nogen om ikke at få flere mails, skal du selv fjerne vedkommende fra gruppen. Du kan læse mere i lektionen Samtykke, afmelding og en ren liste i kurset E-mail i orden.
Kom alle adresser alligevel ved et uheld til at være synlige?
En sendt mail kan ikke kaldes tilbage. Dokumentér, hvad der skete: hvilken mail, hvornår og til hvem. Vurdér derefter, om du skal anmelde det. Hvad et databrud er, og hvordan anmeldelsespligten fungerer, kan du læse i lektionen Databrud og anmeldelsespligt i kurset Sikker online.
Trinene i webmailen står også i Roundcube-vejledningen under Skriv en ny besked. Teksten til GDPR finder du på EUR-Lex.