Kontakter og grupper

Modul 7: Din adressebog · Læsetid: 9 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du forklare, hvilke adressebøger webmailen fører, hvordan automatisk udfyldning virker, og du kan bruge en gruppe, så du ikke lækker adresser.

Centrale begreber: kontakt, personlig adressebog, indsamlede modtagere, betroede afsendere, automatisk udfyldning, gruppe, Bcc, dataminimering

Hvorfor en adressebog, når webmailen alligevel husker alt?

Mange bruger næsten ikke deres adressebog. De skriver et par bogstaver ved Modtager, webmailen udfylder en adresse, og så er det klaret. Det virker, men den adresse, webmailen foreslår, kommer ikke altid fra en liste, du selv har vedligeholdt. Og det er præcis dér, det går galt: en gammel adresse til en kunde, en tastefejl du engang lavede, eller to personer med samme fornavn.

En kontakt er et kort med oplysninger om én person eller organisation: et navn, en eller flere mailadresser og, hvis du vil, også telefon, adresse, organisation eller en note. Adressebogen er samlingen af de kort. I webmailen ligger adressebogen på serveren, ligesom din mail. Den hører til din mailboks og til den måde, du logger ind på (lektion 1.3): logger du pludselig ind på en anden måde, fx med et udfyldt felt Server, kan din adressebog se tom ud.

Tre adressebøger, tre formål

Klikker du på Kontakter, ser du til venstre ikke én, men tre adressebøger. De har hver deres opgave.

Forskellen mellem de to første er vigtig. Indsamlede modtagere er en automatisk hukommelse. Den husker alt, også den ene adresse med en tastefejl, som din mail kom retur fra, og også den gamle adresse til en kollega, der for længst er stoppet. Din personlige adressebog er en liste, du selv holder ren.

Betroede afsendere har en anden funktion. Den handler ikke om udfyldning, men om eksterne billeder. Som standard indlæser webmailen ikke billeder fra internettet, fordi afsendere på den måde kan se, hvornår du åbner deres mail (lektion 2.2). Vælger du at stole altid på en afsender, kommer vedkommende på denne liste. Under Indstillinger > Indstillinger > Visning af beskeder kan du så vælge, at eksterne kilder fra betroede afsendere vises med det samme.

Automatisk udfyldning: praktisk, men se efter, hvad du vælger

Skriver du et par bogstaver ved Modtager, søger webmailen i dine adressebøger efter navne og adresser, der begynder med eller indeholder dem. Du får en lille liste og vælger. Det kaldes automatisk udfyldning.

Et eksempel. Sanne de Vries (sanne@example.com) har en kunde, Ahmed (ahmed@example.net). For et år siden sendte hun ved en fejl en mail til ham på ahmed@example.org, en adresse, der ikke er hans. Den mail kom ikke retur, for den adresse fandtes tilfældigvis. Siden da står der to Ahmed'er i Indsamlede modtagere. Skriver Sanne "ahm", ser hun begge. Vælger hun den forkerte, går et tilbud til en fremmed.

Derfor to gode vaner:

• Læg folk, du ofte mailer med, i Personlige adresser med deres fulde navn. Så ser du et genkendeligt navn ved udfyldningen i stedet for kun en adresse.
• Ser du en forkert eller forældet adresse på listen, så slet den fra Indsamlede modtagere. Ellers bliver webmailen ved med at foreslå den.

En hurtig måde at tilføje en person på: åbn en besked fra vedkommende, klik på navnet over beskeden, og vælg Føj til adressebog.

Grupper: ét navn til mange adresser

En gruppe er en etiket, du sætter på kontakter, fx "Bestyrelse", "Leverandører" eller "Team". En kontakt kan være med i flere grupper, og hvis du sletter en gruppe, forsvinder kontakterne ikke. På billedet ser du en gruppe under den personlige adressebog, med de tre prikker til gruppehandlingerne.

Sender du mail til en gruppe, sætter webmailen alle gruppens adresser ind i det felt, hvor du vælger gruppen. Det er det, du skal tænke dig godt om ved. Vælger du gruppen ved Modtager (Til), ser alle i gruppen alle de andres adresser. I en bestyrelse på fem personer, der kender hinanden, er det fint. I en gruppe kunder, der ikke kender hinanden, er det et problem.

Mailadresser på personer er personoplysninger i GDPR's forstand. Sender du en mail til fyrre kunder med alle adresser synlige, har du givet de adresser til alle de andre. Det kan være et brud på persondatasikkerheden (lektion 3.1). Løsningen er enkel: vælg gruppen ved Bcc. Så får alle mailen, men ingen ser de andre modtagere. Skriv din egen adresse i Til, så har mailen en pæn modtager, og du får selv en kopi.

Daan, Sannes kollega, mailer hver måned til atelierets leverandører. Han har en gruppe "Leverandører" med tolv adresser. Han vælger gruppen ved Bcc og skriver daan@example.com ved Til. Svarer en leverandør med Svar alle, går svaret kun til Daan, for de andre adresser stod ikke i mailen.

Faldgruber ved grupper

• Dagsgrænsen. Hver modtager tæller med i det antal mails, din pakke må sende pr. dag, også i Bcc. En gruppe med et par hundrede adresser kan nå din grænse (lektion 8.4). Til et nyhedsbrev til en stor liste bruger du en nyhedsbrevstjeneste: den håndterer også afmelding og holder styr på, hvem du faktisk må maile til.
• Modtagere, der ikke selv ønsker det. En gruppe er ikke en mailingliste. Der er ingen afmeldingsknap. Beder nogen om ikke at få flere mails, så fjern vedkommende rigtigt fra gruppen.
• En forældet gruppe. En gruppe forbliver, som du lavede den. Den, der stopper, bliver stående, indtil du fjerner vedkommende. Gennemgå dine grupper en gang imellem.
• Spam-omdømme. Mange mails på én gang til adresser, der ikke findes mere, giver mange fejlmeddelelser retur. For modtagende servere ligner det sjusket eller uønsket mailing.

Gem det, du har brug for, ikke mere

GDPR har princippet om dataminimering: du behandler ikke flere personoplysninger end nødvendigt til dit formål, og du gemmer dem ikke længere end nødvendigt (artikel 5 i GDPR). For en adressebog betyder det i praksis:

• Skriv det, du har brug for til at nå en person: navn, adresse, måske et telefonnummer. En kundes fødselsdato eller privatadresse hører som regel ikke hjemme der.
• Ryd op. En kunde fra for fem år siden, som du ikke mailer med mere, behøver ikke at stå der.
• Husk, at Indsamlede modtagere også indeholder personoplysninger, og at den liste vokser af sig selv.

Dette er ikke juridisk rådgivning. Hvad der er nødvendigt i din situation, afhænger af din organisation og dit formål.

I praksis: sådan virker det i webmailen

Du finder det hele under Kontakter i hovedmenuen. En gruppe opretter du med de tre prikker ved siden af grupperne og derefter Tilføj gruppe; du lægger kontakter i den ved at trække dem over på gruppen. Når du skriver, vælger du en gruppe ved at skrive navnet ved Til, Cc eller Bcc, eller med knappen med de små figurer ved siden af feltet. Trinnene står i Roundcube-vejledningen (8.1 og 8.2). Hvilke adresser webmailen husker, indstiller du under Indstillinger > Indstillinger > Kontakter. I anden webmail, som Gmail eller Outlook.com, virker det på samme måde: dér hedder grupper ofte etiketter eller kontaktlister.

Opsummering

• Webmailen har tre adressebøger: Personlige adresser (din liste), Indsamlede modtagere (automatisk, alt du har mailet til) og Betroede afsendere (til eksternt indhold).
• Automatisk udfyldning foreslår også gamle og forkerte adresser; læg faste kontakter med fuldt navn i din egen adressebog, og slet forkerte adresser.
• En gruppe sætter alle adresser ind i det felt, hvor du vælger den. Folk, der ikke kender hinanden, sætter du i Bcc.
• Store grupper tæller med i dagsgrænsen; et nyhedsbrev sender du med en nyhedsbrevstjeneste.
• Gem kun det nødvendige i din adressebog, og ryd op.

Quiz

Opgave

Opgave D7.1: Opret og brug en gruppe. Opret tre kontakter i din personlige adressebog (fx dig selv, en kollega og en ven, eller tre opdigtede personer med adresser på example.com) og en gruppe med et navn efter eget valg. Læg de tre kontakter i gruppen. Start en ny mail, skriv din egen adresse ved Til, og vælg gruppen ved Bcc. Se, hvad der dukker op i feltet Bcc. Send ikke mailen, men gem den som kladde eller kassér den. Svar derefter på: (1) Hvad så du i feltet Bcc, efter at du valgte gruppen: gruppenavnet eller de enkelte adresser? (2) Forestil dig, at én modtager vælger Svar alle: hvem får det svar? (3) Kig i Indsamlede modtagere: står der en adresse, der er forkert eller forældet? Hvad gør du med den?

Læs videre

Hvor der står trin i webmailen, gælder de for webmailen hos WebOké; i anden webmail virker det på samme måde.

• Roundcube Webmail 8.1: Tilføj og find kontakter
• Roundcube Webmail 8.2: Opret grupper
• Roundcube Webmail 10.1: De vigtigste indstillinger
• Grænse for afsendelse af mail
• Gratis kursus Sikker online for virksomheder 8.2: Databrud og anmeldelsespligten
• Databeskyttelsesforordningen (GDPR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj