Outlook: ny og klassisk

Modul 2: Opsætning af din mailboks · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du opsætte en IMAP-mailboks i den nye og den klassiske Outlook til Windows og i Outlook til Mac, og du ved hvad forskellen betyder for hvor din mail og dit kodeord havner.

Nøglebegreber: ny Outlook, klassisk Outlook, Outlook til Mac, Outlook-appen på telefonen, synkronisering med Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, .ost- og .pst-fil, manuel opsætning

To programmer med samme navn

"Outlook" er i dag et samlebegreb. På en Windows-computer kan du støde på to meget forskellige programmer:

De gamle Windows-apps Mail og Kalender er ikke understøttet længere siden slutningen af 2024; de der brugte dem, ender automatisk med den nye Outlook. Derfor har mange mennesker fået den nye Outlook uden selv at have valgt det.

Hvad "via Microsofts cloud" betyder

Dette er den vigtigste forskel, og det er der få, der ved. Den klassiske Outlook, Thunderbird og Apple Mail opretter selv forbindelse til din IMAP-server. Dit kodeord ligger kun på din egen computer.

Den nye Outlook fungerer anderledes. Microsoft kalder det "synkronisering af din konto med Microsoft Cloud": en server hos Microsoft logger på din vegne ind på din mailserver, henter din mail og gemmer en kopi i Microsofts datacentre. Den nye Outlook på din computer taler derefter med Microsoft, ikke med din egen mailserver. Til gengæld får Microsoft din e-mailadresse, dit kodeord og en kopi af din mail, kalender og kontakter. Microsoft skriver selv, at deres egne vilkår og privatlivspolitik derefter gælder for disse data. Det samme gælder for Outlook-appen på iPhone og Android og, medmindre du slår det fra, for Outlook til Mac.

Konsekvenser du mærker i praksis:

• Forsinkelse. Ny mail dukker nogle gange først op efter et stykke tid, fordi Microsoft først skal hente den.
• Uklare fejlmeddelelser. Lykkes det ikke Microsoft at logge ind, ser du kun "der gik noget galt". Du kan ikke se om det skyldes kodeordet, porten eller certifikatet.
• Loginforsøg fra en fremmed IP. Din mailserver ser loginforsøg fra Microsofts servere, ikke fra din egen internetforbindelse. Efter nogle mislykkede forsøg kan en sådan server blive blokeret, og så virker det ikke i et godt stykke tid.
• Privatliv og regler. For nogle organisationer (sundhedssektor, det offentlige, advokatbranchen) må forretningsmail ikke bare havne hos en tredjepart. Så er den nye Outlook med en IMAP-konto et problem i forhold til GDPR-aftaler (databeskyttelsesforordningen).

Hvis du ikke vil have det sådan, så brug den klassiske Outlook (så længe Microsoft udbyder den), Thunderbird (lektion 2.5), eller på Mac Apple Mail (lektion 2.3). I Outlook til Mac kan du slå synkronisering med Microsoft Cloud fra, når du tilføjer en IMAP-konto.

Sådan opsætter du den klassiske Outlook

1. Klik på Fil og derefter Tilføj konto.
2. Skriv din e-mailadresse. Klik på Avancerede indstillinger og markér Lad mig konfigurere min konto manuelt. Klik på Opret forbindelse.
3. Vælg IMAP.
4. Indgående mail: servernavn, port 993, krypteringsmetode SSL/TLS.
5. Udgående mail: servernavn, port 587 med STARTTLS (eller 465 med SSL/TLS).
6. Klik på Næste, indtast kodeordet til mailboksen, klik på Opret forbindelse. Beder Outlook om et brugernavn, så indtast din fulde e-mailadresse.

Ender du i et ældre vindue med Kontoindstillinger, så vælg en ny konto af typen IMAP og indtast de samme oplysninger. Under Flere indstillinger, fanen Server til udgående mail, skal du slå til, at den udgående server kræver godkendelse, med samme indstillinger som den indgående server.

Sådan opsætter du den nye Outlook

1. Åbn Indstillinger (tandhjul) og derefter Konti.
2. Vælg Tilføj konto, skriv din e-mailadresse, klik på Fortsæt.
3. Vælg IMAP, når Outlook spørger hvilken type konto det er.
4. Åbn de avancerede indstillinger (eller "flere valgmuligheder"), så du selv kan udfylde serverne.
5. Indgående: servernavn, port 993, SSL/TLS. Udgående: servernavn, port 587 STARTTLS eller 465 SSL/TLS. Indtast din fulde e-mailadresse og kodeord begge steder.
6. Klik på Fortsæt. Outlook beder om tilladelse til at synkronisere kontoen med Microsoft Cloud. Uden den tilladelse kan kontoen ikke tilføjes.

Faldgruber ved Outlook

Outlook vælger selv Exchange eller Microsoft 365. Outlook forsøger først autodiscover (lektion 2.1). Finder den intet eller noget forkert, går den nogle gange ud fra, at din adresse er en Microsoft-konto og bliver ved med at bede om et Microsoft-kodeord. En almindelig mailboks hos et hostingfirma er ikke en Exchange-konto. Vælg altid manuelt IMAP (eller POP3).

Den sendte mail ligger lokalt. I ældre versioner eller ved en forkert mappekobling placerer Outlook sendt mail i en mappe "Sendte elementer" på din computer i stedet for i mappen Sendt på serveren. Så ser du ikke den mail på din telefon. Hvordan du retter det, finder du i lektion 3.1.

.ost-filen og .pst-filen. Den klassiske Outlook gemmer en IMAP-konto i en .ost-fil: en kopi af det, der ligger på serveren, som Outlook selv kan genopbygge. En POP3-konto eller et arkiv ligger i en .pst-fil: det er det eneste sted, hvor den mail findes. Lav derfor en sikkerhedskopi af en .pst-fil. En defekt .ost kan du bare slette; Outlook henter alt igen fra serveren.

Store mailbokse. Den klassiske Outlook kan ved en IMAP-konto indstille, hvor meget mail der gemmes offline på din computer (for eksempel de seneste 12 måneder). Er den periode kort, kan ældre mail se ud til at mangle, selvom den bare ligger på serveren. Du vil så se meddelelsen om, at der er flere elementer på serveren. Sæt perioden bredere under kontoindstillingerne, hvis du også vil kunne gennemsøge gammel mail på din computer.

Nyt kodeord. Har du ændret kodeordet til mailboksen, beder Outlook som regel selv om det nye. I den klassiske Outlook ændrer du det via Fil, Kontoindstillinger, i den nye via Indstillinger, Konti. Glem ikke dine andre enheder, ellers kan serveren blokere dit IP-adresse (lektion 1.4).

Outlook til Mac og på telefonen

Outlook til Mac opsætter du via menuen Outlook, Indstillinger, Konti, plusset, Ny konto. Vælg IMAP og indtast de samme oplysninger. Vær opmærksom på afkrydsningsfeltet for synkronisering med Microsoft Cloud.

Outlook-appen på iPhone og Android fungerer altid via Microsofts cloud. På en telefon er den indbyggede mail-app (Apple Mail, Gmail-appen) som regel det enklere valg (lektion 2.3 og 2.4).

I praksis: Outlook med en hostingmailboks

Ved en mailboks fra WebOké indtaster du i Outlook: IMAP, dit domænenavn eller servernavnet fra din pakke, port 993 SSL/TLS, udgående 587 STARTTLS eller 465 SSL/TLS, din fulde e-mailadresse og kodeordet til mailboksen. Med den nye Outlook går forbindelsen via Microsoft, og mailserveren ser derfor loginforsøg fra Microsoft. Hos andre udbydere fungerer det tilsvarende; kun servernavnet er forskelligt.

Opsummering

• Der findes to Outlook til Windows: den klassiske (direkte til din mailserver) og den nye (via Microsofts cloud).
• Den nye Outlook giver Microsoft dit kodeord og en kopi af din mail. Vil du ikke det, så brug den klassiske Outlook, Thunderbird eller Apple Mail.
• Vælg altid manuelt IMAP; en hostingmailboks er ikke en Exchange-konto.
• En .ost er en kopi af serveren, en .pst er ofte det eneste sted hvor mail findes: tag en sikkerhedskopi af den.

Quiz

Opgave

Opgave O2.2: Opsæt og kontroller Outlook. Bruger du Outlook? Find ud af hvilken version du har (klassisk, ny, Mac eller app) og opsæt din mailboks eller kontrollér de eksisterende indstillinger. Udfyld tjeklisten: kontotype, indgående server og port, udgående server og port, sikkerhed, brugernavn ved indgående og udgående, godkendelse udgående slået til, og om kontoen kører via Microsoft Cloud. Besvar til sidst: er det sidste et problem for dig eller din organisation, og hvorfor? Programmet viser derefter kriterierne.

Læs videre

Trinene i disse artikler gælder for WebOkés kontrolpaneler; hos andre udbydere fungerer det tilsvarende.

• DirectAdmin vejledning 8.2: Outlook til Windows (ny og klassisk)
• DirectAdmin vejledning 8.3: Apple Mail og Outlook på Mac
• Tilføj en postkasse i Outlook
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (Microsofts egen forklaring af cloud-synkroniseringen)