Lagerplads, kvoter og en fuld postkasse

Modul 3: Administration af din mailboks · Læsetid: 9 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du forklare hvor lagerpladsen i en postkasse bliver brugt, hvad en kvote er, hvad en afsender oplever når din postkasse er fuld, og lave en oprydnings og arkivplan der ikke lader mail forsvinde.

Nøglebegreber: lagerplads, kvote (pr. postkasse og pr. pakke), forbrug pr. mappe, vedhæftninger og base64, maksimal beskedstørrelse (SIZE), advarselsmail, 452 4.2.2 og 552 5.2.2 (postkasse fuld), 552 5.3.4 (besked for stor), oprydning, arkivering, lokal mappe, backup

Hvor bliver pladsen brugt?

En almindelig tekstmail fylder et par kilobyte. Du kan gemme hundredtusindvis af dem. Pladsen bliver næsten altid brugt på tre ting:

1. Vedhæftninger. Billeder, pdf'er, præsentationer. En enkelt besked med ti telefonbilleder fylder hurtigt 30 til 50 MB.
2. Sendt mail. Hver vedhæftning du sender, ligger derefter også i din Sendt mappe. Sender du et tilbud på 8 MB til fem kunder i fem separate mails, ligger det der fem gange.
3. Papirkurv og spam. Slettet mail ligger i Papirkurv indtil du tømmer den. Spam ligger i spammappen indtil spamfilteret eller du selv rydder op. Begge dele tæller med.

En fjerde, skjult årsag så du i lektion 3.1: beskeder der er markeret som slettet, men aldrig endeligt fjernet.

Hvorfor en vedhæftning bliver større

Mail blev oprindeligt kun opfundet til tekst. En vedhæftning (et billede, en pdf) bliver derfor omdannet til tekst med base64. Her bliver 3 bytes hele tiden omdannet til 4 tegn. En vedhæftning bliver altså cirka en tredjedel større, og med linjeskiftene oveni lidt mere endnu. En pdf på 15 MB på din computer fylder i mailen godt 20 MB.

Det er vigtigt i forhold til grænser. Siger en modtager "maksimalt 25 MB", handler det om størrelsen af hele beskeden efter omdannelsen. En vedhæftning på 20 MB kommer så ikke igennem længere.

To slags grænser

Kvoten: hvor meget må du gemme?

En kvote er den maksimale lagerplads for en postkasse. Der er som regel to lag:

• Selve postkassen. Du kan sætte en grænse pr. postkasse, for eksempel 2 GB til en fælles adresse, så en enkelt postkasse ikke æder al pladsen.
• Pakken eller abonnementet. Alle postkasser tilsammen (og ved en hostingpakke også hjemmesiden, databaser og backuper) deler den samlede lagerplads. Er den fuld, hjælper en rummelig kvote pr. postkasse ikke mere.

Hos en erhvervsmæssig cloudmailtjeneste er det ofte ordnet pr. bruger, med en fast mængde pr. licens. Princippet er det samme.

Beskedstørrelsen: hvor stor må en enkelt mail være?

Uafhængigt af lagerpladsen har hver mailserver en maksimal beskedstørrelse. Den gælder både ved afsendelse (din server) og ved modtagelse (modtagerens server). Den mindste af de to afgør om det lykkes. Mailservere oplyser deres grænse i begyndelsen af SMTP-samtalen med udvidelsen SIZE (se lektion 1.2), for eksempel 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Ofte brugte grænser ligger mellem 20 og 50 MB. Gmail tillader for eksempel vedhæftninger op til 25 MB; større filer sætter Gmail selv ind som et link til Google Drive. Gå aldrig ud fra at en modtager kan håndtere mere end 20 MB. Til store filer er et downloadlink (for eksempel fra din cloudopbevaring) det bedre valg: ingen grænse, ingen dobbelt lagerplads, og du kan trække linket tilbage senere.

Hvad sker der når en postkasse er fuld?

Først får du som regel en advarsel: en mail fra serveren om at du nærmer dig en tærskel, for eksempel 90%. Hos servere med Exim (som DirectAdmin) er det den engelske tekst The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Er postkassen virkelig fuld, afviser serveren ny mail. Det afhænger af serveren om det sker midlertidigt eller permanent:

Koden X.2.2 betyder i de udvidede statuskoder (RFC 3463) præcis dette: "postkasse fuld". Modul 6 går dybere ned i bounces.

Vær opmærksom på forskellen til en for stor besked: 552 5.3.4 Message too big betyder at beskeden er større end serveren tillader. Oprydning hjælper ikke her; afsenderen skal sende filen på en anden måde.

Og bemærk: du opdager ofte ikke selv en fuld postkasse. Du kan bare blive ved med at sende og læse din gamle mail. Det er afsenderne der får en fejlmeddelelse, og en kunde der har fået en bounce tre gange ringer ikke altid.

Oprydning uden fortrydelse

En rækkefølge der næsten altid virker:

1. Se hvor pladsen er brugt. I webmailen eller kundepanelet kan du ofte se forbruget pr. mappe. Som regel ligger Sendt, Papirkurv eller en enkelt gammel mappe med vedhæftninger øverst.
2. Tøm Papirkurv og Spam. Det er den hurtigste gevinst og koster intet.
3. Find store beskeder. I de fleste webmail og programmer kan du sortere efter størrelse. Gem den vedhæftning du har brug for i dine filer, og slet mailen, eller kun vedhæftningen (Thunderbird og Apple Mail kan fjerne en vedhæftning fra en besked).

4. Arkivér gamle år. Mail du vil gemme, men sjældent har brug for, kan flyttes til et arkiv. Du har to muligheder:

   • en arkivmappe på serveren: forbliver synlig alle steder, men tæller med i lagerpladsen;
   • en lokal mappe på din computer (Thunderbird: Lokale mapper; Apple Mail: På min Mac; Outlook: en .pst datafil). Den tæller ikke længere med, men ligger kun på den ene computer. Sørg derfor selv for en backup af den computer. Uden backup er lokal arkivering en flytning til én harddisk.
5. Justér først kvoten bagefter, hvis det stadig er nødvendigt, og din pakke har plads til det.

Storstilet oprydning med en knap i panelet (for eksempel "slet alt ældre end et år i Indbakken") er praktisk, men ikke til at fortryde. Med IMAP forsvinder det også straks fra alle dine enheder. Gem først det du har brug for.

Opbevaringspligt

I Danmark skal regnskabsmateriale efter bogføringsloven opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, og dér kan erhvervsmail høre under, som tilbud, ordrebekræftelser og fakturaer. Ryd det derfor ikke bare op. Læg det i et arkiv med en backup, eller gem vedhæftningerne i din bogføring.

I praksis: sådan ser det ud i et panel

I DirectAdmin ser du under E-mailkonti kolonnen Forbrug pr. postkasse, og totalen øverst. Via de tre prikker ved siden af en postkasse og Skift grænser sætter du kvoten i MB, eller markerer Max så postkassen må bruge den ledige plads i pakken. Med Ryd sletter du gammel mail fra en mappe på en gang. I Mit WebOké kan du se pakkens lagerplads. Hos andre udbydere fungerer det på lignende vis: søg efter "lagerplads", "kvote" eller "postkassestørrelse" i panelet eller administrationsmiljøet.

Opsummering

• Pladsen bliver mest brugt på vedhæftninger, sendt mail, Papirkurv og spam.
• Vedhæftninger bliver cirka en tredjedel større i en mail på grund af base64.
• Der er en kvote pr. postkasse og en samlet grænse for pakken; den strammeste grænse gælder.
• En fuld postkasse afviser mail: midlertidigt (452 4.2.2) eller permanent (552 5.2.2). Afsenderen oplever det, du selv ofte ikke.
• Ryd op i denne rækkefølge: se efter, tøm Papirkurv og Spam, store beskeder, arkivér, og først derefter forhøj kvoten. Et lokalt arkiv har brug for sin egen backup.

Quiz

Opgave

Opgave O3.2: Mål din lagerplads og lav en oprydningsplan. Find ud af hvor meget lagerplads din postkasse bruger, og hvad grænsen er (for postkassen og for pakken eller abonnementet). Notér de tre mapper der fylder mest, og find dine ti største beskeder. Lav derefter en oprydningsplan: hvad vil du slette, hvad arkiverer du, hvor skal arkivet ligge, og hvordan er det arkiv sikkerhedskopieret? Tag hensyn til hvad du skal gemme af erhvervsmæssige årsager.

Videre læsning

Trinene i disse artikler gælder for WebOkés paneler; hos andre udbydere fungerer det på lignende vis.

• DirectAdmin vejledning 7.3: Opbevaring pr. mailboks, og hvad der sker, når den er fuld
• Meddelelse: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-mail afvist: message too big
• Hvordan kontrollerer jeg mit mailforbrug?
• Ryd op i en postkasse for at frigøre plads i DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)