Flytning af e-mail: planen

Modul 8: Flytning og styr på dit domæne · Læsetid: 11 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du planlægge en flytning af din e-mail til en anden udbyder: hvad du kortlægger på forhånd, i hvilken rækkefølge du arbejder, og hvad der ikke følger automatisk med.

Kernebegreber: inventar (mailbokse, aliasser, videresendelser, catch-all, autosvar, filtre), mailboksstørrelse og lagerplads, adgangskoder, forudgående nedsættelse af TTL, rækkefølge (oprettelse, første kopi, MX-skift, anden kopi, enheder), kalender og kontakter (ikke IMAP), POP3-mail på computeren, Microsoft 365 og Gmail (login i stedet for adgangskode), DNS-records der skal følge med, kommunikation

Hvad flytter du egentlig?

"At flytte min mail" lyder som én ting, men det er mindst fem:

1. Selve mailboksene, med alle mapper og beskeder, der ligger på serveren.
2. Adresserne omkring: aliasser, videresendelser, en catch-all, maillister, autosvar og filtre på serveren. De ligger i panelet hos din gamle udbyder og følger aldrig automatisk med.
3. DNS'en for din e-mail: MX, SPF, DKIM, DMARC, eventuelt autodiscover-, autoconfig- eller SRV-records. Efter flytningen skal de passe til den nye udbyder.
4. Dine enheder: hver computer, telefon og tablet hvor mailboksen er sat op, plus alt der sender mail via SMTP (din hjemmeside, en printer eller scanner, et bogføringssystem).
5. Det der ikke er mail: kalendere og kontaktpersoner. De ligger hos Microsoft 365, Google og mange andre udbydere i samme konto, men følger ikke med via IMAP. Dem flytter du separat.

Den der kun tænker på punkt 1, opdager efter flytningen at factuur@ ikke længere videresender til bogholderen, at scanneren ikke længere kan sende mail, eller at kalenderen for hele virksomheden er tom.

Trin 1: inventaret

Lav først en liste. Et regneark med én adresse pr. linje fungerer godt:

Udfyld også:

• Størrelsen pr. mailboks. Din nye mailboks skal være stor nok, med plads til at vokse (lektion 3.2). En kopi der stopper midtvejs, fordi den nye boks er fuld, er den hyppigste årsag til at en flytning går i stå.
• Hvem der bruger POP3. Med POP3 ligger mailen ofte kun på den ene computer, ikke længere på serveren (lektion 1.3). En kopi fra serveren tager derfor ikke den mail med. Den skal du selv overføre fra mailprogrammet.
• Hvad der ellers sender mail. Hjemmeside, webshop, scanner, kassesystem, overvågning. Hver af dem har SMTP-oplysninger, der ændres efter flytningen.
• Særlige DNS-records som din gamle udbyder har sat op for din mail, og records fra andre tjenester (nyhedsbrevs-DKIM, bekræftelser) som skal blive stående.

Ryd op med det samme: adresser som ingen bruger mere, behøver du ikke flytte. Og en flytning er et godt tidspunkt at afskaffe en catch-all på.

Trin 2: adgang på plads

For at kopiere mail skal et program logge ind på den gamle mailboks. Hos de fleste udbydere sker det med e-mailadressen og adgangskoden via IMAP. To vigtige undtagelser:

• Gmail og Google Workspace lader ikke eksterne programmer logge ind med din almindelige adgangskode. Du opretter en app-adgangskode, hvilket kræver at totrinsbekræftelse er slået til. I Google Workspace kan administratoren have slået det fra.
• Outlook.com, Hotmail, Live og Microsoft 365 accepterer ikke længere en adgangskode til IMAP, heller ikke en app-adgangskode. Du logger ind hos Microsoft (OAuth) og giver et program midlertidig adgang. I et virksomhedsmiljø kan administratoren skulle give tilladelse.

Kan du ikke huske adgangskoderne længere? Så sæt dem igen før flytningen, og skriv dem sikkert ned (en adgangskodemanager, lektion 3.4).

Trin 3: nedsæt TTL for din MX på forhånd

MX-skiftet (lektion 8.2) er tidspunktet hvor ny mail begynder at ankomme et andet sted. Resolvere husker det gamle MX-svar så længe TTL siger (DNS-kursus lektion 6.1). Står den på en dag, vil en del af afsenderne stadig levere til din gamle udbyder i en hel dag.

Nedsæt derfor TTL for dine MX-records nogle dage i forvejen, for eksempel til 300 sekunder. Gør det mindst én gammel TTL-periode før skiftet: står TTL'en nu på 86400 (en dag), så nedsætter du den senest en dag i forvejen. Efter flytningen sætter du den tilbage til en normal værdi, for eksempel 3600.

Flytter du hele domænet med til en anden udbyder (nameservere skiftes), bestemmer TTL'en for navneserverne hos registry'en, hvor hurtigt det går. Den kan du ikke selv nedsætte; regn så med en overgangsperiode på en dag eller længere (DNS-kursus lektion 6.3).

Trin 4: rækkefølgen

Rækkefølgen der giver mindst risiko:

1. Opret nye mailbokse, aliasser og videresendelser hos den nye udbyder, med samme navne. Rør endnu ikke ved DNS'en. De gamle mailbokse fungerer stadig som normalt.
2. Første kopi af alle mailbokse (lektion 8.2). Det kan tage timer. Ingen mærker noget til det.
3. Gør DNS klar: sæt records for SPF, DKIM og DMARC fra den nye udbyder op allerede nu, ved siden af de gamle hvor det er muligt. Bemærk: SPF skal et øjeblik indeholde begge udbydere (én record, lektion 4.2). DKIM kan ligge side om side, fordi hver udbyder har sin egen selector.
4. Skift MX på et roligt tidspunkt, for eksempel fredag eftermiddag eller om aftenen. Fra nu af ankommer ny mail hos den nye udbyder.
5. Anden kopi efter en dag, når den gamle TTL med sikkerhed er udløbet. Den tager den mail med, der i mellemtiden stadig ankom hos den gamle udbyder. Beskeder der allerede er kopieret, springes over.
6. Skift enheder: nye konti i mailprogrammerne, tilpas hjemmeside og scanner, slet gamle konti (lektion 8.2).
7. Ryd op: fjern den gamle udbyder fra SPF, fjern gamle DKIM-records, sæt TTL tilbage til normal.
8. Opsig først den gamle mailboks når alt har fungeret godt i et par uger. Indtil da har du stadig en komplet kopi der.

En hyppig fejl er at vende rækkefølgen om: først flytte MX'en eller domænet og derefter oprette mailboksene. Så bliver mail i mellemtiden afvist med 550 5.1.1 (adressen findes ikke), og afsenderne får en bounce.

Kalender, kontakter og lokal mail

Kalender og kontakter følger med via andre protokoller (CalDAV, CardDAV, eller Microsofts og Googles egen kobling). Eksportér dem separat før flytningen: en .ics-fil pr. kalender og en .vcf-fil for kontakter, og importér dem hos den nye udbyder eller i dit nye kalenderprogram. Også delte kalendere og mødeindkaldelser skal du dele på ny.

Mail der kun ligger på computeren (POP3, eller mapper der ligger som en .pst-fil på computeren i Outlook) overfører du fra mailprogrammet: tilføj den nye mailboks som en IMAP-konto og træk mapperne derhen. Eller eksportér en .pst-fil og importér den.

Giv besked

Fortæl brugerne på forhånd hvad der kommer til at ske: hvornår skiftet sker, at de skal sætte en ny konto op på deres telefon og bærbar, og hvem de kan ringe til hvis noget ikke virker. En simpel vejledning med de nye indstillinger (lektion 2.1) forebygger mange spørgsmål.

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

Hos WebOké opretter du mailboksene i DirectAdmin eller Mit WebOké, og du kopierer mailen med e-mailflytteværktøjet i Mit WebOké (det kan også logge ind hos Microsoft) eller med IMAPSync-migreringer i DirectAdmin. Andre udbydere har tilsvarende migreringsværktøjer, eller du bruger et separat program. Trinene ovenfor gælder overalt på samme måde.

Opsummering

• En flytning omfatter mailbokse, adresser omkring dem, DNS, enheder samt kalender og kontakter.
• Lav et inventar med størrelse, POP3-brugere, videresendelser og alt der sender mail via SMTP.
• Sørg for adgang: app-adgangskode til Gmail, login hos Microsoft til Outlook og Microsoft 365.
• Nedsæt TTL for din MX god tid i forvejen. Rækkefølge: oprettelse, første kopi, DNS klar, MX-skift, anden kopi, enheder, oprydning, og først derefter opsigelse.
• Kalendere, kontakter og lokalt gemt mail følger ikke med via IMAP.

Quiz

Opgave

Opgave O8.1: Lave en flytteplan. Lav for dit eget domæne (eller for eksempelvirksomheden i denne lektion) et inventar med kolonnerne fra tabellen ovenfor og en tidslinje med datoer for: nedsætte TTL, oprette mailbokse, første kopi, skifte MX, anden kopi, enheder, oprydning og opsigelse. Besvar også: hvem bruger POP3, hvad sender mail via SMTP, og hvordan flytter du kalender og kontakter? Du får derefter en tjekliste med de punkter, der hører til en god plan.

Videre læsning

Trinene i disse artikler gælder for panelerne hos WebOké; hos andre udbydere fungerer det på tilsvarende vis.

• DirectAdmin vejledning 10.1: Flyt din e-mail: mulighederne
• WebOké vejledning 7.2: Flyt e-mail til WebOké (også fra Microsoft 365)
• Flyt domæne, hjemmeside og e-mail samlet uden afbrydelser: trin for trin-planen
• E-mail modtaget under flytning af dit domænenavn
• Gratis DNS-kursus 6.3: DNS ved en flytning
• Gratis DNS-kursus 6.1: TTL og cache