Vanskelige modtagere: Microsoft og T-Online

Modul 6: Bounces og fejlfinding · Læsetid: 11 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kender du de særlige regler hos to modtagere, der ofte giver anledning til spørgsmål, Microsoft (Outlook.com, Hotmail og Microsoft 365) og T-Online, og du ved hvad du som bruger og hvad administratoren af en afsenderserver kan gøre ved en forsinkelse eller blokering.

Nøglebegreber: Outlook.com og Exchange Online Protection, ny IP-adresse uden omdømme, 451 4.7.500 Server busy, 550 5.7.606 banned sending IP, delist-portal sender.office.com, SNDS, JMRP, mappen Uønsket e-mail, sikre afsendere, T-Online, eget omdømmesystem, forward-confirmed reverse DNS, kontaktoplysninger på webstedet for PTR-domænet, ingen whitelisting, postmaster.t-online.de

Hvorfor netop disse to?

Microsoft modtager mail til Outlook.com, Hotmail og Live.com, og desuden en stor del af virksomhedernes mail (via Microsoft 365, med Exchange Online Protection som filter). T-Online er Tysklands største maildienst. Begge bruger ud over de almindelige standarder deres eget omdømmesystem. Mail der uden problemer når frem til Gmail, kan blive forsinket eller afvist hos dem. Har du kunder eller kontakter i Tyskland, eller sender du ofte mail til Hotmail-adresser, støder du før eller siden på dette.

Microsoft: midlertidigt bremset med 4.7.500

Microsofts mest kendte besked er:

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Teksten siger "server optaget", men det passer ikke: det er en bevidst opbremsning. Microsoft bruger denne kodeserie (4.7.500 til 4.7.699), når en afsender-IP-adresse endnu har lidt omdømme, eller når adfærden pludselig ændrer sig, for eksempel ved en kraftig stigning i antallet af mails. Microsoft beskriver det selv som en midlertidig begrænsning for at vurdere mistænkelig aktivitet, som ophæves af sig selv, når mailen viser sig at være i orden.

Hvad betyder det for dig?

• Det er en midlertidig fejl (4xx). Afsenderserveren gemmer mailen og prøver igen. Som regel når mailen alligevel frem efter et eller flere forsøg, nogle gange efter flere timer.
• Får du en udsættelsesbesked, så send ikke mailen igen. Det øger volumen og forværrer opbremsningen.
• Er det et problem for dig (for eksempel ved logincodes eller fakturaer der skal frem med det samme), så meld det til din udbyder med udsættelsesbeskeden vedlagt.

Hvad administratoren af afsenderserveren kan gøre:

1. Kontrollere om grundlaget er i orden: PTR med FCrDNS, ingen blocklist, SPF og DKIM for de domæner der sender mail via serveren (lektion 5.1 og 5.2).
2. Opvarme: lade en ny IP-adresse først sende en mindre del af trafikken og trin for trin øge mængden.
3. Begrænse tempoet pr. modtager: færre samtidige forbindelser til Microsoft og en rimelig ventetid mellem forsøg, så serveren ikke hele tiden støder på bremsen igen.
4. Tilmelde dig SNDS og JMRP (se nedenfor).

Microsoft: blokeret med 5.7.606

Er IP-adressen reelt blokeret, får du en endelig fejl:

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Dette forekommer ved mail til Microsoft 365-miljøer. Administratoren af IP-adressen kan anmode om fjernelse via delist-portalen sender.office.com: udfyld e-mailadresse og IP-adresse, åbn bekræftelsesmailen og vælg dér "Delist IP". Ifølge Microsoft kan det derefter tage op til 24 timer, før blokeringen er væk. Løs dog først årsagen: en IP-adresse der efter fjernelse igen sender spam, havner hurtigt på listen igen.

Hos Outlook.com og Hotmail (forbrugerdelen) sker fjernelse via en separat formular fra Microsofts afsendersupport. En manuel whitelist findes ikke hos Microsoft: det er og bliver et automatisk omdømmesystem.

Microsoft: SNDS og JMRP

Microsoft tilbyder to gratis tjenester til administratorer af en afsender-IP-adresse:

• SNDS (Smart Network Data Services): pr. IP-adresse kan du se hvor meget mail Microsoft modtog, hvor meget af det der blev vurderet som spam, hvor mange klager der var, og om adressen endte i spamfælder. En farvekode (grøn, gul, rød) viser status.
• JMRP (Junk Mail Reporting Program): markerer en Outlook.com-bruger din mail som uønsket, får du en kopi. Sådan kan du se hvilken mail der giver klager.

Begge er kun relevante for den der selv administrerer en IP-adresse: en egen server, eller udbyderen af en delt server. Som almindelig bruger af en hostingpakke eller maildienst tilmelder du dig ikke dette selv.

Microsoft: i mappen Uønsket e-mail

Ofte bliver mail ikke afvist, men lagt i mappen Uønsket e-mail, især fra afsendere Microsoft endnu ikke kender. Her hjælper fejlkoder ikke, for der er ingen bounce. Hvad der virker:

• SPF, DKIM og DMARC i orden (modul 4). Er du bulkafsender, kræver Microsoft at både SPF og DKIM består (lektion 5.3).
• Bed faste kontakter om at tilføje din adresse til deres kontaktpersoner eller sikre afsendere, og markere mail der lå i Uønsket som "Ikke uønsket e-mail". Det tæller med i omdømmet.
• Ingen nyhedsbreve via din almindelige mailboks (lektion 7.1).

T-Online: et eget system

T-Online (Deutsche Telekoms maildienst, med adresser på @t-online.de og @magenta.de) er kendt for sine strenge egne regler. På postmastersiden postmaster.t-online.de står kravene til afsenderservere. De vigtigste:

1. Følge internetstandarderne, herunder RFC'erne for SMTP og for opbygningen af beskeder, og forward-confirmed reverse DNS (lektion 5.1).
2. Navnet i den omvendte DNS skal føre til et domæne med et websted, hvor det fremgår hvordan man kan kontakte administratoren direkte. T-Online henviser her til det europæiske e-handelsdirektiv (direktiv 2000/31/EF, artikel 5) om de obligatoriske oplysninger for en tjenesteudbyder. I Tyskland kaldes en sådan side for Impressum.
3. Ingen mail direkte fra dynamiske adresser, opkaldsforbindelser eller "anonyme" cloudservere: de skal sendes via et relay fra en egnet udbyder.
4. Begrænse antallet af samtidige forbindelser. Ved for mange får du 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached.
5. Ingen open relay, udgående mail filtreret for spam og virus, og ved TLS et gyldigt certifikat.

En blokering af en IP-adresse ser hos T-Online for eksempel sådan ud:

554 IP=203.0.113.25 - A problem occurred. (Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.)

I praksis støder du også på varianter med en henvisning til et dårligt eller manglende omdømme. Budskabet er altid det samme: denne IP-adresse må ikke levere mail lige nu.

T-Online: hvad kan du gøre?

T-Online siger udtrykkeligt, at de ikke tilbyder whitelisting. En blokeret adresse kan dog frigives, når årsagen er fjernet. Vejen dertil:

• Som almindelig bruger (du sender mail via en hostingpakke eller maildienst): send den fulde bounce til din udbyder. Kun administratoren af afsenderserveren kan kontakte T-Online; du kan ikke selv få IP-adressen frigivet.
• Som administrator af afsenderserveren: kontrollér først kravene ovenfor (PTR, FCrDNS, et tilgængeligt websted med kontaktoplysninger på domænet fra PTR, ingen blocklist), og kontakt derefter via adressen der står i fejlmeddelelsen eller via kontaktformularen på postmaster.t-online.de. Ved gentagne midlertidige blokeringer uden kendt årsag nævner T-Online postmasteradressen. Regn ikke med en kvittering for modtagelse.
• På kort sigt: mail til en vigtig T-Online-modtager kan midlertidigt sendes via en anden rute (en anden udbyder eller afsendertjeneste), eller du aftaler en anden adresse.

Og resten?

Også andre store tyske tjenester, som GMX og Web.de, samt mange virksomhedsfiltre har egne omdømmesystemer. Mønstret er overalt det samme: en afsenderserver med korrekt PTR, god autentificering, et roligt og regelmæssigt afsendelsesmønster og få klager kommer stort set overalt igennem. Ved et problem læser du bounce'en, slår koden op hos den part der gav den, og lader administratoren af afsenderserveren håndtere det.

Opsummering

• 451 4.7.500 Server busy fra Microsoft er en bevidst, midlertidig opbremsning af IP-adressen, ofte ved lidt omdømme eller en kraftig stigning. Send ikke mailen igen.
• 550 5.7.606 betyder en blokeret IP-adresse; administratoren anmoder om fjernelse via sender.office.com, efter årsagen er løst.
• SNDS og JMRP giver administratorer af en IP-adresse indsigt i deres omdømme hos Microsoft.
• T-Online kræver blandt andet FCrDNS og et websted med kontaktoplysninger på domænet fra PTR, og tilbyder ingen whitelisting.
• Som bruger løser du ikke dette selv: giv den fulde bounce til din udbyder.

Quiz

Opgave

Opgave O6.4: Undersøge en blokering hos en stor modtager. Du får en case: en forening har i en uge sendt sin mail via en ny egen server; mail til Hotmail-adresser når frem timer senere, og mail til T-Online-adresser kommer retur med en IP-blokering. Besvar: (1) hvad betyder de to meddelelser, (2) hvem skal gøre hvad, (3) hvilke fem ting kontrollerer du ved serveren, og (4) hvad kan foreningen gøre på kort sigt? Derefter ser du modelsvaret.

Læs mere

Trinnene i disse artikler gælder for WebOkés kontrolpaneler; hos andre udbydere fungerer det tilsvarende.

• Min e-mail kommer ikke frem eller havner i spam: sådan finder du ud af det
• Send mails fra din VPS og indstil reverse DNS
• DirectAdmin vejledning 9.4: Min mail havner i spam hos modtageren
• Microsoft, Email nondelivery reports and SMTP errors in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/email-delivery/ndr/non-delivery-reports-in-exchange-online
• Microsoft, Office 365 Anti-Spam IP Delist Portal: https://sender.office.com/
• Microsoft, SNDS og JMRP: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
• T-Online Postmaster (krav og kontakt): https://postmaster.t-online.de/