Generelle indstillinger, konti og privatliv

Modul 2: Installation og opsætning · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du bevidst indstille butiksadressen, landene, valutaen, kundekontiene og opbevaringsperioderne for personoplysninger, og du ved, hvilket valg der har hvilken konsekvens.

Centrale begreber: butiksadresse, salg til lande, forsendelse til lande, kundens standardlokation, geolokation, valuta og format, gæstebestilling, opret konto ved betaling, link til at vælge adgangskode, anmodning om sletning af data, opbevaringsperioder, privatlivstekst ved registrering og betaling

De generelle indstillinger: fundamentet under det hele

Under WooCommerce > Indstillinger > Generel (General) finder du indstillinger, som du sætter rigtigt én gang og derefter sjældent rører. Netop derfor går det ofte galt her: et forkert valg i uge ét opdager du først måneder senere, for eksempel når momsen på fakturaerne ikke passer.

Butiksadressen. Adressen, hvor din virksomhed har hjemsted. WooCommerce bruger den som grundlag for momsberegningen (lektion 4.1) og for nogle forsendelsesintegrationer. Landet vælger du allerede i guiden (lektion 2.1); her udfylder du den fulde adresse. Adressen vises ikke automatisk på dit websted: de oplysninger, en besøgende skal kunne finde, sørger du for separat (lektion 5.1).

Salg til og forsendelse til. Du indstiller, hvilke lande du sælger til (alle lande, alle lande undtagen nogle få, eller en liste), og derudover hvilke lande du sender til. Det er to forskellige spørgsmål. Theehuis Example sælger den digitale opskriftsbog til alle i EU, men sender kun tekander til Nederlandene, Belgien og Tyskland. Butikken vælger derfor ved salg "specifikke lande: alle EU-lande" og ved forsendelse "Holland, Belgien, Tyskland". En kunde fra Østrig kan så købe opskriftsbogen, men ser ingen forsendelsesmulighed ved en tekande.

Hvorfor ikke bare "alle lande"? Fordi hvert land, du sælger til, har konsekvenser: moms (lektion 4.2), forsendelsesomkostninger (lektion 4.3), sproget i dine betingelser og reglerne i det land (modul 5). Sælg kun dér, hvor din plan (lektion 1.3) er klar til det. Du skal desuden gøre det tydeligt i starten af bestillingsprocessen, om der er leveringsbegrænsninger (lektion 5.1).

Kundens standardlokation. Før en besøgende udfylder sin adresse, ved WooCommerce ikke, hvor vedkommende bor. Du vælger, hvad butikken så antager:

• Ingen lokation: priser og forsendelse beregnes først, når kunden udfylder en adresse.
• Butikkens land: WooCommerce antager, at den besøgende bor i dit land.
• Geolokation: WooCommerce gætter landet ud fra IP adressen. Til det bruger den en database fra en ekstern tjeneste, som du skal anmode om en (gratis) nøgle til og udfylde.
• Geolokation med understøttelse af sidecache: samme gæt, men via en ekstra forespørgsel fra browseren, så en sidecache ikke viser det samme land til alle.

Almindelig geolokation og en sidecache passer dårligt sammen. Cachen gemmer siden, som den første besøgende så den, med priser og meddelelser for vedkommendes land, og viser den til alle. Bruger du en sidecache (lektion 6.4) og vil du have geolokation, så vælg varianten med cacheunderstøttelse. For de fleste nederlandske, belgiske og tyske shops er "butikkens land" enkelt og godt nok.

Valuta og format. Valuta, placering af valutategnet, tegn for tusinder og decimaler, antal decimaler. I Nederlandene og Tyskland er det almindeligt: euro, tegn til venstre (Nederlandene) eller til højre (Tyskland), punktum for tusinder, komma for decimaler, to decimaler. I Danmark bruger man danske kroner. Sæt aldrig antallet af decimaler til 0, "fordi du kun tager hele beløb": momsberegningen har brug for ørerne og centene.

Kundekonti: gæst eller konto?

Under WooCommerce > Indstillinger > Kontooplysninger og privatliv (Accounts & Privacy) vælger du, hvordan kunderne bestiller.

Bestilling som gæst. Kunden udfylder sine oplysninger og bestiller uden konto. Det er hurtigst for kunden og giver de færreste personoplysninger, som du skal beskytte. En obligatorisk konto er en af de mest kendte grunde til, at folk afbryder en bestilling.

Opret konto ved betaling eller på Min konto. Praktisk for faste kunder: se tidligere bestillinger, gemme adresser, hente downloads igen (lektion 3.3). Men hver konto er et login, der kan misbruges, og en samling personoplysninger, som du opbevarer, så længe kontoen findes.

For Theehuis Example er valget: bestilling som gæst er tilladt, og at oprette en konto ved betaling er kundens frie valg. For en shop med abonnementer eller downloads, som kunden senere skal kunne hente igen, giver en konto mere mening.

Adgangskoder. Lad WooCommerce sende et link ved en ny konto, så kunden selv vælger en adgangskode, i stedet for en genereret adgangskode i mailen. En adgangskode i en mail bliver liggende i en indbakke i årevis.

Bemærk sammenhængen med fortrydelsesknappen fra lektion 5.3: en kunde må ikke være tvunget til at have en konto for at fortryde et køb. Hvis gæster må bestille, skal gæster også kunne fortryde aftalen.

Privatliv: hvad WooCommerce kan gøre for dig

WooCommerce behandler personoplysninger: navne, adresser, telefonnumre, bestillinger. De generelle regler i GDPR, som en privatlivspolitik og en fortegnelse over behandlingsaktiviteter, står i WordPress-kurset, lektion 9.3. Her handler det om de indstillinger, som WooCommerce selv tilbyder.

Anmodninger om sletning af data. WordPress har et værktøj til at slette en persons personoplysninger (Værktøjer > Slet personlige data). Under Kontooplysninger og privatliv vælger du, om der også fjernes data fra bestillinger, og om adgangen til downloads bortfalder. Tænk dig om, før du slår det til: data, som du skal opbevare for skattemyndighederne (i Danmark Skattestyrelsen; fakturaer, lektion 5.6), må du ikke bare slette, heller ikke efter anmodning. Sletningen i WooCommerce anonymiserer bestillingen; sørg for, at de data, du skal opbevare, så findes i dit regnskab.

Privatlivstekster. Du kan indstille en kort tekst, der vises ved registrering og ved betaling, med et link til din privatlivspolitik (lektion 5.5). Skriv én eller to sætninger dér, ikke en hel politik.

Opbevaringsperioder. Det er den del, der oftest bliver sprunget over. WooCommerce kan automatisk rydde op i personoplysninger efter en periode, du selv vælger, for hver type:

GDPR siger, at du ikke opbevarer data længere end nødvendigt. Skattereglerne siger, at du skal opbevare dit regnskab i et antal år: i Nederlandene 7 år, i Belgien 10 år for momsen, i Tyskland 8 år for fakturaer (lektion 5.6). I Danmark er perioden 5 år (bogføringsloven). De to regler strider ikke mod hinanden, så længe du ved, hvor du opbevarer hvad. Theehuis Example lader gennemførte bestillinger i WooCommerce anonymisere efter et par år, fordi fakturaerne ligger i regnskabsprogrammet og bliver dér i 7 år. Opbevarer du kun dit regnskab i WooCommerce, så vælg ikke en kortere periode end din opbevaringspligt.

Som standard er alle perioder tomme: så gemmer WooCommerce alt for altid. Det er det nemmeste og det dårligste valg.

I praksis: sådan ser det ud i WooCommerce

Med andre temaer og hostingudbydere fungerer det på samme måde; det er indstillinger i WooCommerce selv.

1. WooCommerce > Indstillinger > Generel: udfyld butiksadressen. Vælg ved salg og forsendelse kun landene fra din plan. Vælg en standardlokation; bruger du en sidecache, så vælg ikke almindelig geolokation.
2. Kontrollér valuta og format nederst.
3. Kontooplysninger og privatliv: bestilling som gæst til eller fra; opret konto ved betaling; vælg et link til at indstille adgangskoden.
4. Vælg ved sletning af data, om bestillinger og downloads skal med, og skriv ned, hvor du opbevarer de data, du skal gemme af skattemæssige grunde.
5. Udfyld privatlivsteksterne med et link til din privatlivspolitik.
6. Udfyld opbevaringsperioderne med en begrundelse for hver periode.

Opsummering

• Butiksadressen er grundlaget for momsen; salg til og forsendelse til er to separate valg. Vælg kun lande, du er klar til.
• Almindelig geolokation og en sidecache støder sammen; vælg så varianten med cacheunderstøttelse eller butikkens land.
• Bestilling som gæst er hurtigt og giver færre data; en konto er praktisk for faste kunder. Lad kunderne selv vælge en adgangskode via et link.
• Udfyld opbevaringsperioderne: som standard gemmer WooCommerce alt for altid.
• Sletning efter anmodning og anonymisering må ikke bryde din skattemæssige opbevaringspligt: vid, hvor du opbevarer hvad. I Danmark er opbevaringsperioden 5 år (bogføringsloven).

Quiz

Opgave

Opgave D2.3: Konti og opbevaringsperioder. Sæt indstillingerne fra denne lektion op i din (test)butik. Det er en gør-det-selv-opgave: du krydser selv af og besvarer spørgsmålet.

Kryds af:

• butiksadresse og lande (salg og forsendelse) indstillet;
• valuta og format kontrolleret;
• bestilling som gæst bevidst slået til eller fra;
• opret konto ved betaling bevidst valgt;
• adgangskode via et link indstillet;
• opbevaringsperioder udfyldt under Kontooplysninger og privatliv.

Besvar: hvilke opbevaringsperioder har du valgt for inaktive konti, mislykkede, annullerede og gennemførte bestillinger, og hvorfor? Tænk på opbevaringspligten fra lektion 5.6.

Efter "færdig" ser du modelsvaret: gem ikke gennemførte bestillinger kortere end den skattemæssige opbevaringspligt, medmindre dataene ligger et andet sted (for eksempel i dit regnskab); ryd gerne op i inaktive konti; en begrundelse for hvert valg.

Læs videre

• Gratis WordPress-kursus 9.3: GDPR: cookies, formularer og privatlivspolitik
• Er det her et databrud, og skal jeg anmelde det?
• Gratis WordPress-kursus 6.2: Caching
• Indstillinger i WooCommerce (woocommerce.com, engelsk): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Opbevaring af fakturaer i Nederlandene (Belastingdienst, nederlandsk): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren