Mails fra din shop, og om de kommer frem

Modul 6: Administration og sikkerhed · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du indstille mails fra en WooCommerce-shop, sørge for at de lander i indbakken, og teste det, så ingen kunde står uden en bekræftelse.

Centrale begreber: transaktionsmail, ordremails til kunde og administrator, afsendernavn og afsenderadresse, svaradresse (Reply-To), skabeloner, ekstra indhold, SMTP, transaktionel maildienst, SPF, DKIM, DMARC, alignment, volumen, mail slået fra på staging

En shop er også en mailserver

Et almindeligt WordPress-websted sender en gang imellem et link til en adgangskode eller videresender en formular. En shop sender mail ved hver eneste ordre, og de mails er ikke en bagatel. Bekræftelsesmailen er kundens bevis for, at betalingen er gået igennem. Den er også det varige medium, hvor du giver oplysningerne om ordren og fortrydelsesretten (lektion 5.4). Og kvitteringen for en fortrydelse (lektion 5.3) skal faktisk nå frem til kunden. Havner sådan en mail i spam eller kommer den slet ikke frem, får du spørgsmål, dobbeltbestillinger og i værste fald en kunde, der tror, at du ikke leverer.

Hvordan mail fra WordPress virker (funktionen wp_mail, PHP mail, hvorfor SMTP er bedre) står i WordPress-kurset, lektion 9.1. Teknikken bag SPF, DKIM og DMARC står i kurset E-mail i orden. I denne lektion kun det, der kommer oven i, når du driver en shop.

Hvilke mails WooCommerce sender

WooCommerce har et fast sæt mails. Under WooCommerce > Indstillinger > E-mails (Emails) ser du dem alle, med en kontakt, modtageren, emnet og overskriften for hver mail. De vigtigste:

Mail	Til	Hvornår
Ny ordre	Administrator	En ordre er betalt eller sat på vent
Behandler ordre	Kunde	Betalingen er gået igennem; det er den egentlige bekræftelse
Ordre sat på vent	Kunde	Du venter stadig på betaling, for eksempel en bankoverførsel
Gennemført ordre	Kunde	Du har sat ordren til Gennemført, som regel ved afsendelse
Ordre refunderet	Kunde	Du har refunderet (en del af) beløbet
Annulleret og mislykket ordre	Administrator og kunde	Betalingen er mislykkedes, eller ordren er annulleret
Faktura eller ordredetaljer	Kunde	Når du sender den manuelt fra ordren
Kundebemærkning	Kunde	Når du skriver en bemærkning "til kunden" på en ordre
Nulstil adgangskode, ny konto	Kunde	Ved kundekonti

Bruger du fortrydelsesfunktionen (lektion 5.3), kommer der to til: en kvittering til kunden og en besked til dig. WooCommerce afslutter ikke en fortrydelse, hvis en aktiveret mail ikke kan sendes. Også derfor skal mail virke.

Slå ikke mails fra for at få "ro". Vil du have færre administratormails, så skift modtageren til en fælles postkasse, ikke kontakten.

Afsender, svaradresse og indhold

Nederst på e-mailskærmen finder du indstillingerne for afsenderen: navnet ("Theehuis Example") og afsenderadressen. Tre regler:

En adresse på dit eget domæne, for eksempel bestellingen@example.com. Aldrig en adresse hos Gmail eller Outlook.com: de domæner tillader ikke din server at sende mail på deres vegne, og deres DMARC-politik får modtagerne til at afvise den slags mail.
En adresse, der findes og bliver læst. Kunder svarer på deres bekræftelse med spørgsmål ("kan jeg nå at tilføje en pakke te mere?"). Går svaret til en noreply-adresse, mister du de spørgsmål. Vil du have svarene et andet sted hen, så klar det med en svaradresse i dit mailplugin eller med en videresendelsesregel.
Det samme domæne som det, du sender med. Sender du via webserveren, skal den server stå i domænets SPF-record, og mailen skal have en DKIM-signatur fra det domæne. Det handler opgaven om.

I hver mail kan du tilføje ekstra indhold (et tekstfelt under ordredetaljerne). Brug det til det, loven kræver i bekræftelsen: en kort sætning om fortrydelsesretten med et link til dine oplysninger om fortrydelse og til fortrydelsesknappen. Under Kundedata og i mailenes sidefod skriver du dine virksomhedsoplysninger. Vil du ændre mere, end indstillingerne for hver mail tillader, kan du overskrive en skabelon i dit (child) tema eller bruge et plugin. Overskrevne skabeloner skal du tjekke efter opdateringer (lektion 6.2).

Hvorfor ordremails havner i spam

Nogle årsager, du ofte ser hos shops:

Afsendelse via webserveren uden SPF og DKIM for afsenderdomænet. Den modtagende server ser en mail "fra" example.com fra en IP-adresse, der ikke hører til.
Din mail ligger et andet sted. Ligger postkassen for example.com hos en anden udbyder (for eksempel Microsoft 365), og sender shoppen via webserveren, så skal SPF-recorden også tillade webserveren, eller også lader du shoppen sende via den udbyders mailserver med SMTP. KB 13 forklarer, hvad der så går galt.
Volumen og grænser. Et udsalg med 600 ordrer på en aften er også 1.200 mails (kunde og administrator). Hostingpakker har en grænse for antallet af mails i timen (KB 20). Ved mange ordrer eller et nyhedsbrev er en transaktionel maildienst (en tjeneste, der er specialiseret i mail fra websteder) en bedre vej; den giver også et overblik over, hvad der kom frem, og hvad der kom retur.
Nyhedsbreve ad samme vej. Send ikke markedsføringsmail fra samme adresse og samme server som dine ordremails. En klage over et nyhedsbrev må ikke trække dine ordremails med ned. Se kurset E-mail i orden om nyhedsbreve.

Brug til SMTP et plugin, der lader WordPress sende via en rigtig postkasse eller tjeneste (WordPress-kurset, lektion 9.1), og udfyld den samme afsender der som i WooCommerce.

Test, og hold staging stille

Test efter hver ændring med en rigtig ordre i testtilstand (lektion 4.5) til en adresse hos en anden udbyder end dit eget domæne. Se ikke kun, om den kom frem, men også på mailens headere: står der spf=pass, dkim=pass og dmarc=pass med dit domæne? Hvordan du læser headere, står i kurset E-mail i orden.

På en staging-kopi (lektion 7.3) ligger de rigtige kundedata. Slå afsendelse af mail fra der, eller send al mail til én testadresse med et plugin, før du tester noget. Ellers får kunderne bekræftelser på ordrer, der aldrig har fundet sted.

Hos WebOké sender et websted som standard via pakkens mailserver; med et SMTP-plugin kan du sende via en postkasse i samme pakke. Hos andre hostingudbydere virker det på lignende måde.

I praksis: sådan ser det ud i WooCommerce

Hos Theehuis Example:

WooCommerce > Indstillinger > E-mails: afsendernavn "Theehuis Example", afsenderadresse bestellingen@example.com (en rigtig postkasse).
Under "Ny ordre" er modtageren winkel@example.com, en fælles postkasse.
Under "Behandler ordre" ekstra indhold: "Du har 14 dages fortrydelsesret. Du kan fortryde aftalen via linket Fortryd aftalen nederst på vores side."
Et SMTP-plugin, der sender via postkassen bestellingen@example.com; SPF, DKIM og DMARC for example.com er tjekket.
Testordre til en adresse hos en anden udbyder; headerne er tjekket.

Opsummering

Ordremails er kundens bevis og stedet for den lovpligtige bekræftelse; de skal komme frem.
Afsender på dit eget domæne, en postkasse der bliver læst, og SPF og DKIM for den server, der faktisk sender.
Hold øje med grænser, når der er travlt; overvej en transaktionel maildienst, og hold nyhedsbreve adskilt.
Test med en testordre til en adresse et andet sted, og læs headerne.
Slå mail fra på staging, eller fang den op.

Quiz

Opgave

Opgave A6.1: Kommer dine ordremails frem? Udfyld dit domæne, den afsenderadresse, der står under WooCommerce > Indstillinger > E-mails, og den server, der faktisk sender mailen: "webserver", hvis WooCommerce sender via din hostingpakke, eller værtsnavnet på din maildienst eller SMTP-server. Du kan tilføje en DKIM-selector (du finder den i headerne på en testmail). Programmet slår dit domænes SPF-record op og beregner, om IP-adresserne for den server passer (pass), finder DKIM-recorden for selectoren og DMARC-recorden. Grøn, hvis afsenderadressen ender på dit domæne, der er præcis én SPF-record, som giver pass, DKIM er fundet, og der er præcis én gyldig DMARC-record. Orange ved softfail eller neutral, uden selector eller ved DMARC p=none. Rød ved en afsender på et andet domæne, ingen eller flere SPF-records, fail, en selector uden record eller ingen DMARC.

Gør derefter selv (bliver ikke tjekket): læg en testordre til en adresse hos en anden udbyder, og find resultatet for spf, dkim og dmarc i headerne.

Et grønt flueben betyder, at dette tjek stemmer nu, ikke at din shop er sikker.

Læs videre

Trin i et kontrolpanel gælder for WebOké; hos andre udbydere virker det på lignende måde.

Cookies hos WebOké

Cookieindstillinger

Nødvendige

Marketing