Arkivering: en arkivmappe på serveren eller en pst-fil

Vil du rydde op i din Indbakke, men gemme gammel mail? Så kan du arkivere den. Med en e-mailadresse fra WebOké har du to muligheder. De adskiller sig ved, hvor din mail ligger bagefter.

Mulighed 1: en arkivmappe på serveren (anbefalet)

Opret en mappe i Outlook under din e-mailadresse, for eksempel Arkiv eller Arkiv 2025, og træk gammel mail derhen. Mappen ligger på vores server.

• Du kan se arkivet på alle computere, på din telefon og i webmailen.
• Det er med i backuppen af din pakke.
• Det tæller dog med i lagerpladsen for din mailboks (se Mapper, sendt mail og en fuld postkasse).

Mange versioner af Outlook har også en knap Arkivér. Den flytter en besked til en arkivmappe. Ved en IMAP-konto spørger Outlook nogle gange først, hvilken mappe det skal være. Vælg så en mappe under din e-mailadresse, ikke en mappe på din computer.

Mulighed 2: en pst-fil på din computer

Den klassiske Outlook kan lægge mail i en Outlook-datafil, en fil der ender på .pst. Filen ligger på din computer, ikke på vores server.

• Det er praktisk, hvis din mailboks er ved at blive fuld, og din gamle mail ikke længere behøver at ligge på serveren.
• Men: den mail kan du kun se på denne computer. Ikke på din telefon og ikke i webmailen.
• Går din computer i stykker, eller bliver filen beskadiget, mister du den mail. Pst-filen er ikke med i vores backup. Tag derfor selv backup af den (se Backupstrategi: 3-2-1-reglen for din egen virksomhed).

I den klassiske Outlook opretter du en pst-fil via Fil, Åbn og eksportér og derefter Importer/eksporter, hvor du vælger at eksportere til en fil. Derudover findes funktionen Autoarkivering, som automatisk flytter gammel mail til en pst-fil. Slå den kun til, hvis du ved, hvor filen ligger, og har en backup af den.

Pst-filer og den nye Outlook

Den nye Outlook kan kun bruge pst-filer i begrænset omfang. Microsoft nævner blandt andet som krav, at den klassiske Outlook også er installeret på din computer, og at du har et abonnement på Microsoft 365. Vil du skifte, så flyt først mailen fra dine pst-filer tilbage til en mappe på serveren i den klassiske Outlook. Så ser du den automatisk i den nye Outlook.

Tip: Den klassiske Outlook gemmer også en IMAP-konto i en fil, der ender på .ost. Det er kun en kopi af det, der ligger på serveren. Går den fil i stykker, kan Outlook hente det hele igen fra serveren. En .pst er noget andet: der ligger mailen ofte kun dér.