Apps på telefon og computer

Modul 7: Samarbejde, apps og sikkerhed · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du flytte alle computere og telefoner i din organisation til den nye tjeneste, i den rigtige rækkefølge, og fjerne de gamle apps på en måde, så intet bliver dobbelt eller går tabt.

Centrale begreber: desktop-synkroniseringsapp, synkronisering, virtuelle filer, selektiv synkronisering, netværksdrev (WebDAV), mobilapp, automatisk upload af fotos, app-adgangskode, cloud-adresse, certifikat, dobbelt synkronisering, enhedsadministration

Hvor overgangen virkelig mærkes

For de fleste mennesker er "skyen" ikke en hjemmeside, men en mappe på bærbaren, en kalender på telefonen og fotos, der automatisk havner et sted. Hvis de ting ikke virker længere efter skiftet, er overgangen mislykket for dem, uanset hvor godt migreringen på serveren gik.

Hos Bakkerij De Korrel er det 12 personer med i alt 9 bærbare computere, 2 computere i butikken, 12 telefoner og en tablet i bageriet til opskrifterne. Hver enhed har nu apps fra Google eller Microsoft: Google Drive til desktop eller OneDrive, Gmail- eller Outlook-appen, kalenderen og kontaktpersonerne fra Google- eller Microsoft-kontoen, og Google Fotos eller OneDrive-kameraupload. Alle de apps skal udskiftes, og de gamle skal væk.

Tre måder at tilgå dine filer fra computeren

Desktop-synkroniseringsappen er som regel det bedste valg. Hos Nextcloud hedder den Nextcloud Files; andre europæiske tjenester har tilsvarende apps. Vigtig er indstillingen virtuelle filer: du ser alle dine mapper og filer, men en fil downloades først, når du åbner den. På den måde kan en sky på 200 GB passe på en bærbar med en disk på 128 GB. Med selektiv synkronisering vælger du i stedet, hvilke mapper der skal ligge helt på computeren.

Vær opmærksom på en forskel, der overrasker folk: med virtuelle filer betyder "slet" også, at filen virkelig bliver slettet i skyen. Vil du bare have plads tilbage, så vælger du Frigør plads (eller hvad det nu hedder i din app), ikke Slet.

Den gyldne regel: aldrig to synkroniseringsapps på samme mappe

Den største fejl ved overgangen er, at den gamle og den nye synkroniseringsapp kører samtidig, eller at nogen lader den nye app synkronisere til den gamle mappe. Så har du to programmer, der begge tror, de har kommandoen over de samme filer. Resultat: dobbelte filer, konfliktkopier, og i værste fald filer, som det ene program sletter, fordi det andet har flyttet dem.

Rækkefølgen er derfor:

1. Filerne er allerede flyttet på serveren (lektion 6.1) og kontrolleret.
2. Sluk den gamle synkroniseringsapp (Google Drive til desktop, OneDrive, Dropbox): log ud eller sæt synkroniseringen på pause og fjern den derefter. Filerne, der ligger i den gamle mappe, bliver på computeren, men bliver ikke længere opdateret.
3. Installer den nye app og lad den bruge en ny, egen mappe.
4. Kontrollér, at filerne ligger i den nye mappe.
5. Omdøb den gamle mappe (for eksempel OneDrive-GAMMEL-brug-ikke) og slet den efter nogle uger, hvis ingen savner noget.

At du ikke smider den gamle mappe ud med det samme, er dit sikkerhedsnet: lå der noget på den bærbare, som aldrig kom til skyen, finder du det stadig der.

Telefoner og tablets

På en telefon er det som regel fire ting:

Ved fotos er der en faldgrube. Har du allerede flyttet de gamle fotos via en migrering (lektion 6.1), og lader du derefter den nye app også uploade "alle eksisterende fotos", så ligger de der to gange. Vælg derfor ved aktivering af automatisk upload, om appen skal uploade alt, eller kun fra en bestemt dato. Og slå aldrig til, at fotos slettes fra telefonen efter upload, slet ikke de første uger.

På iPhone giver iOS apps kun lidt tid i baggrunden. Upload fortsætter derfor ofte først, når appen er åben. Det er ikke en fejl ved tjenesten; åbn appen en gang imellem, mens den lader op på wifi.

Login: almindeligt login eller app-adgangskode

Fordi din nye tjeneste bruger totrinsbekræftelse (lektion 7.3), kan nogle apps ikke logge ind med din almindelige adgangskode. De kan ikke indtaste den ekstra kode. Der findes to slags apps:

• Apps, der viser et login-skærmbillede fra tjenesten, som desktop-appen og mobilappen fra Nextcloud. Du logger ind som i browseren, med kode. Appen ordner derefter selv en egen adgangsnøgle.
• Apps, der kun kan indtaste brugernavn og adgangskode, som den indbyggede kalender og kontaktpersoner på iPhone, Thunderbird eller et netværksdrev. Til dem opretter du en app-adgangskode: en separat, lang adgangskode kun til den ene app på den ene enhed.

Giv hver app-adgangskode et navn som Kalender iPhone Anne. Mister Anne sin telefon, trækker du kun den adgangskode tilbage.

Cloud-adressen og certifikatet

Hver enhed skal have den rigtige adresse på din sky. Brug den endelige adresse fra starten, helst på dit eget domæne (cloud.example.com). Begynder du med en midlertidig adresse fra udbyderen og skifter senere til dit eget domæne, skal du igennem alle enheder igen.

Adressen skal virke via https med et gyldigt certifikat. Får en app en certifikatadvarsel, så klik den aldrig væk. Det er præcis den advarsel, du skal få, hvis nogen forsøger at opsnappe din trafik. Få det løst først. I opgave A7.2 kontrollerer du dette automatisk.

Enhedsadministration og fjernsletning

Større organisationer bruger enhedsadministration (MDM): et system, hvor administratoren installerer apps og kan slette en bortkommet telefon. For en organisation som De Korrel er det som regel for tungt. Det, der til gengæld er vigtigt: i din nye tjeneste kan du se, hvilke enheder der er logget ind, og tilbagetrække en enhed. Nogle tjenester kan fjernslette filerne fra deres egen app, så snart enheden kommer online igen. Det virker kun for den app, ikke for resten af telefonen.

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

I en WebOké Nextcloud installerer du Nextcloud Files på computeren (Windows, Mac eller Linux). Når du tilføjer din konto, åbner appen et browservindue, hvor du logger ind med din kode; derefter vælger du en mappe, og om du vil bruge virtuelle filer. På telefonen bruger du den officielle app Nextcloud fra Nextcloud GmbH; en særskilt WebOké-app findes ikke. Der indtaster du adressen på din Nextcloud. Kalender og kontaktpersoner går via den indbyggede konto på iPhone eller via DAVx5 på Android, med en app-adgangskode.

Hos andre europæiske udbydere fungerer det på tilsvarende måde: en desktop-app, en mobilapp, og til kalender og kontaktpersoner standarderne CalDAV og CardDAV.

Opsummering

• Brugerne mærker overgangen på deres enheder. Planlæg det trin lige så omhyggeligt som migreringen på serveren.
• Aldrig to synkroniseringsapps på samme mappe: først sluk den gamle, derefter sæt den nye op i en egen mappe, og fjern først den gamle mappe efter nogle uger.
• Virtuelle filer sparer plads; sletning er også en rigtig sletning.
• Undgå dobbelte fotos: vælg en startdato ved automatisk upload.
• Brug med det samme den endelige cloud-adresse med et gyldigt certifikat, og app-adgangskoder til apps uden login-skærmbillede.

Quiz

Opgave

Opgave A7.2: Kontroller din cloud-adresse. Indtast adressen på din nye sky (for eksempel cloud.example.com). Programmet kontrollerer certifikatet, omdirigeringen fra http til https, HSTS-indstillingen og, hos Nextcloud, om installationen er tilgængelig og understøttet.

Opgave E7.2: Enhedsliste og rækkefølge for skiftet. Lav en liste over alle enheder i din organisation med, hvilke apps der synkroniserer på hver enhed lige nu, og sæt trinene for hver enhed i den rigtige rækkefølge: gammel ud, ny ind, kontrollér, gammel væk.

Læs mere

Trinene i disse artikler gælder for tjenesterne fra WebOké; hos andre udbydere fungerer det på tilsvarende måde.

• Nextcloud-vejledning 7.1: Hvorfor desktop-appen? Browser, app eller netværksdrev
• Nextcloud-vejledning 7.2: Nextcloud Files installere på Windows
• Nextcloud-vejledning 7.3: Nextcloud Files installere på Mac (File Provider)
• Nextcloud-vejledning 7.5: Virtuelle filer: se alt, download kun det du åbner
• Nextcloud-vejledning 8.1: Hvilke apps har du brug for på din telefon og tablet?
• Nextcloud-vejledning 8.4: Fotos automatisk upload
• Nextcloud-vejledning 16.18: Flyt din Nextcloud til et eget domæne: hvad tilpasser du bagefter i apps?
• Nextcloud-vejledning 15.7: Certifikatadvarsel eller usikker forbindelse