Overførsel af filer fra Google Drive, OneDrive og Dropbox

Modul 6: Filer og dokumenter · Læsetid: 11 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du vælge den rigtige metode til at flytte dine filer til en europæisk cloud, og du genkender faldgruberne: Google-specifikke filer, "Delt med mig", delte drev, forbudte tegn og for lange stier.

Kernebegreber: migreringsværktøj, kobling (OAuth), Google Takeout, desktop-synkronisering side om side, rclone, Google-specifik fil (Docs, Sheets, Slides), .gdoc-genvej, "Delt med mig", delt drev, forbudte tegn, stilængde, kontrol af antal og størrelse

Filer er den største og langsomste del

Hos Bakkerij De Korrel ligger næsten alt i skyen: opskrifter, vagtplanen, fakturaer, billeder til hjemmesiden og mappen "Personale" med kontrakter. Tilsammen over 180 GB, fordelt på Google Drive (de fleste medarbejdere) og OneDrive (ejeren, der tidligere havde Microsoft 365). Det er mere end al mail og alle kalendere tilsammen. Filer tager derfor mest tid, og det er også her, de fleste fejl sker.

Den rigtige rækkefølge kendte du allerede fra lektion 3.3: først oprydning hos den gamle tjeneste, derefter oprettelse af brugere hos den nye, derefter overførsel af filer, og først til sidst installation af synkroniseringsapps på computere og telefoner. Denne lektion handler om selve overførslen.

Fire måder at overføre filer på

Der findes groft sagt fire ruter. Hvilken du vælger, afhænger af mængden, antallet af personer og hvor rutineret du er.

Et eksempel med rclone, hvis du tidligere har opsat de to tjenester under navnene gdrive og nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Fjerner du --dry-run, kopierer rclone i virkeligheden. Med rclone check sammenligner du bagefter kilde og mål.

Faldgrube 1: Google-specifikke filer er ikke rigtige filer

Et Google Doc, Sheet eller en Slides-præsentation er ikke en docx- eller xlsx-fil. Det er et dokument, der kun findes hos Google. Den, der vil tage det med, skal eksportere det, og så bliver det omdannet til et almindeligt format.

• Google Takeout lader dig vælge pr. type: Docs som docx, odt eller pdf, Sheets som xlsx, ods eller pdf, Slides som pptx, odp eller pdf. Som standard får du Microsoft-formaterne.
• Et migreringsværktøj konverterer dem som regel også. Kontroller bagefter, om Google-dokumenterne virkelig ligger som docx eller xlsx.
• Googles synkroniseringsapp (Google Drive til computer) opretter ikke et rigtigt dokument i din mappe, men en lille fil med endelsen .gdoc, .gsheet eller .gslides. Det er en genvej: nogle linjer tekst med et link og et dokument-id. Der står ikke et eneste ord af din tekst i den. Kopierer du den mappe til din nye cloud, ender du med tusindvis af tomme henvisninger til Google. Siger du derefter Google op, peger de ingen steder hen.

Ved konverteringen følger ikke alt med. Teksten, tabellerne, billederne og det meste af formateringen bevares. Versionshistorikken følger ikke med, og Google-specifikke elementer som smarte chips eller koblinger mellem dokumenter bliver til almindelig tekst eller forsvinder. En Google Formular bliver ikke til en fungerende formular: du får højst svarene med. Formularer skal du oprette igen hos den nye tjeneste.

Hos OneDrive og Dropbox fylder dette meget mindre: der ligger som regel allerede almindelige Office-filer. Undtagelse hos Microsoft: OneNote-notesbøger er ikke almindelige filer. Dem eksporterer du separat fra OneNote (for eksempel som pdf eller docx), eller du overfører dem manuelt til en note-app.

Faldgrube 2: "Delt med mig" og delte drev

Det, andre har delt med dig, er ikke dit. Hos Google ligger det under Delt med mig, hos OneDrive under Delt. Et migreringsværktøj eller Takeout tager som regel ikke disse filer med, og det er korrekt: ejeren skal selv flytte dem.

I en organisation er det et stort opmærksomhedspunkt. Hos Bakkerij De Korrel har bagerilederen i årevis lavet alle vagtplaner. De ligger i hendes Drive og er delt med alle. Overfører alle deres egen Drive, er det kun hende, der stadig har vagtplanerne. Derfor:

• Lav på forhånd listen fra lektion 3.2: hvilke mapper er delt, og hvem ejer dem?
• Lad ejeren overføre de delte mapper, eller overfør dem centralt til en teammappe (lektion 6.2).
• Delte drev hos Google Workspace (tidligere Teamdrives) tilhører organisationen, ikke en person. De ligger ikke i nogens personlige Drive. Du skal vælge dem særskilt eller lade en administrator eksportere dem. rclone kan dette med funktionen til delte drev.

Faldgrube 3: navne, som Windows ikke accepterer

I browseren og på en Mac er næsten alt tilladt i et filnavn. Windows er strengere. Kommer dine filer efter skiftet via en synkroniseringsapp på en Windows-computer, bliver disse filer sprunget over:

Det smarteste er at rydde op i dette før skiftet, eller lige efter i din nye clouds browser, inden synkroniseringsapps'ne begynder. Aftal med teamet: ingen specialtegn i navne, bortset fra bindestreg og underscore.

Faldgrube 4: at tro, at det er færdigt

En migrering, der siges at være "færdig", er endnu ikke blevet kontrolleret. Sammenlign for hver bruger:

1. Antallet af filer og den samlede størrelse for et par store mapper, gammel og ny. Ved Google-dokumenter er størrelsen altid forskellig (de bliver til rigtige filer ved konverteringen), så tæl der kun antallet.
2. En stikprøve: åbn nogle filer af hver type. En docx, der kom fra et Google Doc, et stort regneark, en pdf, et billede.
3. Datoen: står den oprindelige ændringsdato der stadig, eller har alt fået dagens dato? Hos et migreringsværktøj og rclone bevares den som regel, ved upload i browseren ikke altid.
4. Søg efter genveje: søg i den nye cloud på .gdoc, .gsheet og .gslides. Finder du dem, er de dokumenter ikke rigtigt overført.

Først når dette stemmer, slukker du den gamle synkroniseringsapp og tænder den nye (lektion 7.2). Arbejd fra starten af skiftet så meget som muligt i den nye cloud: det, du under skiftet stadig gemmer i den gamle, følger ikke automatisk med.

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

I dette eksempel bruger vi en WebOké Nextcloud. Under Indstillinger findes to hjælpeværktøjer. Med WebOké Import Tool kobler du din Google-konto og overfører én mappe fra Google Drive ad gangen; den app beder først om adgang hos support, fordi Google kun tillader den slags apps for godkendte konti. Med Gegevensmigratie kobler du OneDrive (log ind hos Microsoft) eller Dropbox (med en adgangskode), og vælger du Importdirectory, mappen hvor alt lander. Begge kører i baggrunden; du må gerne lukke vinduet.

Andre Nextcloud-udbydere og andre europæiske clouds har tilsvarende migreringshjælpemidler eller henviser til rclone eller desktop-appen. Valgene og faldgruberne i denne lektion gælder overalt.

Sammenfatning

• Vælg et migreringsværktøj hos den nye tjeneste, hvis det findes; Takeout, to synkroniseringsapps eller rclone er alternativerne.
• Google Docs, Sheets og Slides skal konverteres. En .gdoc-fil er kun et link, ikke et dokument.
• "Delt med mig" følger ikke med: ejeren eller en administrator overfører delte mapper og delte drev.
• Ryd op i forbudte tegn og for lange stier, før synkroniseringsapps'ne på Windows begynder.
• Kontroller antal, størrelse, stikprøve og datoer, før du slipper den gamle tjeneste.

Quiz

Opgave

Opgave A6.1: En testeksport kontrollere. Eksporter hos din nuværende tjeneste én mappe med mindst ét Google-dokument (eller en Office-fil fra OneDrive), for eksempel med Google Takeout eller med Hent. Upload én fil fra den eksport. Programmet kontrollerer, om det er en rigtig docx-, xlsx-, pptx-, odt-, ods- eller odp-fil, og ikke en genvej eller noget andet. Angiv også hvilke formater din eksport gav.

Opgave E6.1: Vælg din overflytningsmetode. Vælg for hver bruger eller gruppe metoden (migreringsværktøj, eksport, to synkroniseringsapps eller rclone), noter omfanget og hvem der overfører de delte mapper og delte drev, og lav din kontrolliste til efter skiftet.

Læs mere

Trinnene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det tilsvarende.

• Nextcloud-vejledning 13.1: Forberedelse: hvad tager du med, og i hvilken rækkefølge
• Nextcloud-vejledning 13.2: Overfør Google Drive, Fotos, Kalender og Kontakter med WebOké Import Tool
• Nextcloud-vejledning 13.3: Overførsel af Dropbox med Datamigrering
• Nextcloud-vejledning 13.4: OneDrive overføre med Datamigrering
• Nextcloud-vejledning 4.8: Filnavne der giver problemer
• Nextcloud-vejledning 16.1: Ryd op i filer med ugyldige tegn, så Windows synkroniserer igen
• Flyt fra Google Drive til WebOké Nextcloud
• Flyt fra Microsoft OneDrive til WebOké Nextcloud
• Flyt fra Dropbox til WebOké Nextcloud
• Google, Takeout-hjælp (eksportformater til Drive); rclone-dokumentation (rclone.org, Google Drive og WebDAV)