Officeformater: OOXML, ODF og pdf

Modul 6: Filer og dokumenter · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du forklare, hvad docx, odt og pdf egentlig er, hvorfor et dokument kan se anderledes ud efter et skifte, og du kan vælge det rigtige format til samarbejde, udveksling og arkivering.

Nøglebegreber: filformat, åben standard, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), gamle binære formater (doc, xls, ppt), pdf og PDF/A (ISO 19005), csv, skrifttype, metrisk-identisk skrifttype, konvertering

Et dokument er en aftale

En fil er en række bytes. Først med et filformat ved et program, hvad de bytes betyder: dette er en overskrift, dette er fed, dette er en tabel med tre kolonner. Er det format offentligt beskrevet, og må alle bruge det uden tilladelse eller licens, taler vi om en åben standard (lektion 2.2). Så kan forskellige programmer læse og skrive den samme fil, og du er ikke afhængig af én producent.

Til kontordokumenter findes der to store åbne standarder og ét format til at fastlåse indholdet.

OOXML: docx, xlsx og pptx

Siden Office 2007 gemmer Microsoft Office dokumenter som standard som Office Open XML, forkortet OOXML. Du kender endelserne: docx, xlsx og pptx. Standarden er fastlagt som ECMA-376 og som international norm ISO/IEC 29500.

En docx er egentlig en zip-fil med en fast opbygning. Omdøb en kopi af offerte.docx til offerte.zip og pak den ud. Du ser så blandt andet:

[Content_Types].xml        hvilke dele filen indeholder
word/document.xml          teksten og opmarkningen
word/styles.xml            typografierne
word/fontTable.xml         de skrifttyper, dokumentet bruger
word/media/                billederne
docProps/core.xml          titel, forfatter, dato

To ting er værd at vide. For det første har ISO/IEC 29500 en streng variant (Strict) og en bredere (Transitional), som også rummer gamle Word-særheder; Office skriver som standard Transitional-varianten. For det andet kan en docx indeholde elementer, som kun Microsoft Office forstår, såsom makroer i VBA (i docm og xlsm), ActiveX-knapper eller tilføjelsesprogrammer. Formatet er åbent, men ikke alt, hvad der kan ligge i det, virker overalt. Det handler lektion 6.5 om.

ODF: odt, ods og odp

OpenDocument Format (ODF) er udviklet hos standardiseringsorganisationen OASIS og fastlagt som ISO/IEC 26300. Endelserne er odt (tekst), ods (regneark) og odp (præsentation). Også en odt er en zip-fil. Den første del hedder mimetype og indeholder bogstaveligt talt dokumenttypen, for eksempel application/vnd.oasis.opendocument.text. Indholdet ligger i content.xml, typografierne i styles.xml.

ODF er det indbyggede format i LibreOffice og de pakker, der er bygget på det, som Collabora Online. Mange offentlige myndigheder i Europa nævner ODF som foretrukket format til udveksling og arkiv. I Nederlandene står ODF på listen "følg eller forklar" (pas toe of leg uit) fra Forum Standaardisatie, ligesom pdf og PDF/A.

Hvilket format vælger du?

Begge er åbne standarder. Den praktiske forskel ligger i, hvem dine samarbejdspartnere er, og hvilket program du bruger.

Den vigtigste regel: vælg ét hovedformat pr. type og hold dig til det. Hver gang en fil bliver konverteret frem og tilbage (docx til odt til docx), kan noget forskyde sig.

Gamle formater: doc, xls og ppt

Filer fra før 2007 (doc, xls, ppt) er binære formater: ikke en zip med XML, men en egen filstruktur fra Microsoft. Moderne kontorpakker kan stadig åbne dem, men ikke altid fejlfrit, og de kan indeholde makroer, uden at endelsen afslører det. Anbefaling ved et skifte: konverter gamle filer, du stadig bruger, til docx, xlsx eller pptx (eller ODF), og gem originalen som arkiv.

Pdf og PDF/A

En pdf er lavet til at fastlåse, hvordan noget ser ud, ens på alle enheder. Redigering er muligt, men er ikke formålet. PDF/A (ISO 19005) er en strengere variant til arkivering: alle skrifttyper er indlejret i filen, der må ikke være eksterne referencer eller scripts, så filen i sig selv kan læses mange år frem. Vælg PDF/A til alt, du skal opbevare i lang tid, som årsregnskaber.

Hvorfor et dokument kan se anderledes ud

Efter et skifte siger kollegerne hurtigt: "det ser anderledes ud". Årsagen er næsten altid skrifttypen. Et dokument angiver sin skrifttype (for eksempel Calibri), men selve skrifttypen ligger som regel ikke i filen. Det program, der viser dokumentet, skal selv have den skrifttype. Har det ikke det, bruger det en erstatning, og den har andre bogstavbredder. En linje bryder anderledes, en tabel bliver bredere, en side forskubbes.

Til de mest kendte Microsoft-skrifttyper findes der open source metrisk-identiske erstatninger: hvert bogstav har præcis samme bredde, kun formen afviger lidt. Så løber din tekst ens.

Skrifttyper som Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic eller en egen designmanual-skrifttype har ikke sådan en erstatning. En online kontorpakke må så erstatte dem med noget, der ligner, og så kan teksten brydes anderledes. Hos Bakkerij De Korrel var det designmanual-skrifttypen på brevpapiret. Løsningen: få skrifttypen (hvis licensen tillader det) installeret hos udbyderen, eller vælge en fri skrifttype i skabelonen.

Andre ting, der kan forskyde sig ved et formatskifte: sidehoveder og sidefødder med felter, indholdsfortegnelser (skal opdateres igen), kommentarer og sporede ændringer, indlejrede objekter, og i regneark betinget formatering og diagrammer.

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

I Euro-Office i en WebOké Nextcloud åbner du docx, xlsx og pptx uden konvertering, og også odt, ods, odp, rtf, txt, csv og de gamle formater doc, xls og ppt. Med Fil, Hent som vælger du blandt andet DOCX, ODT, PDF eller PDF/A; med Gem kopi som havner kopien i din Nextcloud. For de fem skrifttyper i tabellen ligger de metrisk-identiske erstatninger på serveren. Andre online kontorpakker har tilsvarende menuer; hvilke skrifttyper de kender, varierer fra udbyder til udbyder. Spørg på forhånd, hvis du bruger en egen designmanual-skrifttype.

Opsummering

• docx, xlsx og pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) og odt, ods og odp (ODF, ISO/IEC 26300) er begge åbne standarder og begge zip-filer med XML.
• Vælg det format, din kontorpakke bruger internt, og som dine samarbejdspartnere kender, og hold dig til det.
• Gamle binære filer (doc, xls, ppt) konverterer du; originalen opbevarer du.
• Pdf til at fastlåse, PDF/A til langtidsopbevaring.
• Forskydninger skyldes som regel skrifttyper; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman og Courier New har metrisk-identiske erstatninger.

Quiz

Opgave

Opgave A6.3: Format og skrifttyper i dit eget dokument. Upload et dokument, du bruger ofte (for eksempel din brevskabelon). Programmet fortæller, hvilket format det egentlig er, hvilke skrifttyper det indeholder, og om der findes en metrisk-identisk erstatning for hver skrifttype.

Læs mere

Trinnene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det på tilsvarende måde.

• Euro-Office vejledning 1.4: Hvilke browsere og filformater virker med Euro-Office?
• Euro-Office vejledning 2.5: Hent som docx, xlsx, pptx, odt eller pdf
• Euro-Office vejledning 12.3: Skrifttyper ser anderledes ud
• ISO/IEC 29500 og ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 og OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, liste over åbne standarder (ODF, PDF/A)