Modul 3 · 3.1
Kortlæg dine nuværende tjenester
Modul 3: Kortlægning og planlægning · Læsetid: 11 minutter
Læringsmål: Efter denne lektion kan du lave en komplet inventarliste over dine nuværende cloudtjenester, inklusive koblingerne og det forbrug du ikke umiddelbart ser.
Nøglebegreber: inventarliste, komponent, nuværende tjeneste, formål, ejer, prioritet, skygge-it, kobling, single sign-on (SSO), delt postkasse, alias, distributionsliste, verifikationspost
Hvorfor starte med en inventarliste?
Et skifte går sjældent galt på det store arbejde. At kopiere mail og flytte filer lykkes som regel fint. Det går galt på det, ingen havde skrevet ned: kontaktformularen på hjemmesiden, der pludselig ikke sender mail mere, scanneren der scanner til en nedlagt postkasse, kollegaen der førte sin kundeliste i en privat Dropbox.
En inventarliste er en liste over alt det, du i dag gør i clouden: hvilken tjeneste, hvilke data, hvem der er ejer, hvad der skal ske med det, og hvor vigtigt det er. Det tager et par timer og sparer dig for dage.
Bakkerij De Korrel startede med otte felter. Efter en runde hos kollegerne var der tretten.
De otte komponenter
Start med disse otte. De går igen i resten af kurset.
| Komponent | Hvad du skriver ned | Hvor du finder det |
|---|---|---|
| Domæner, postkasser, aliaser, delte postkasser, distributionslister (gruppeadresser), videresendelser, samlet størrelse | Admin-portal for din mailtjeneste, DNS (MX-poster) | |
| Kalender | Personlige kalendere, delte kalendere, lokale- og udstyrskalendere, abonnementer på eksterne kalendere | Kalenderindstillinger, admin-portal |
| Kontakter | Personlige adressebøger, delte adressebøger, organisationslisten | Kontakter-app, admin-portal |
| Filer | Personlig opbevaring pr. person, delte mapper eller delte drev, eksterne delinger, samlet størrelse | Lageroversigt i admin-portalen (lektion 3.2) |
| Dokumenter | Hvilken kontorpakke, hvilke filer med makroer, skabeloner, formularer, egne formater (Google-dokumenter) | Fil-aflevering, samtaler med kolleger |
| Chat og møder | Chattjeneste, kanaler, mødetjeneste, hvem der mødes med eksterne | Licensoversigt, kolleger |
| Adgangskoder | Hvor står adgangskoder i dag: adgangskodemanager, browser, sedler, et regneark | Kolleger, browserindstillinger |
| Backup | Hvad bliver der i dag taget backup af, af hvem, hvortil, og er gendannelse nogensinde blevet testet | Admin, backuptjeneste |
Det du ikke umiddelbart ser: koblinger
Dette er den vigtigste del af inventarlisten. En kobling er alt, der ligger uden for din cloudtjeneste, men som alligevel er afhængig af den. Find dem disse steder:
- Single sign-on (SSO). Apps hvor du logger ind med din Google- eller Microsoft-konto. I sikkerhedsindstillingerne for hver konto findes en liste over apps med adgang. Tjek den hos et par kolleger, ikke kun hos dig selv.
- Din hjemmeside. Kontaktformularer og webshops sender mail. Via hvilken server? Med hvilken adresse?
- Udstyr. Scannere og multifunktionsprintere, der scanner til mail eller til en mappe. Kasseapparater, alarmsystemer eller andet udstyr, der sender mail.
- Anden software. Bogføring, CRM, planlægning, nyhedsbrevstjeneste. Sender de mail på vegne af dit domæne? Henter de filer fra din opbevaring?
- DNS for dit domæne. Der kan du se, hvem der må sende mail på vegne af dit domæne (SPF), hvilke tjenester der har sat en verifikationspost (TXT-poster som
google-site-verification=ellerMS=), og om der er DKIM-poster fra andre tjenester. Opgave A2.1 fra forrige modul har allerede undersøgt det for dig. - Telefoner og bærbare. Hvilke apps synkroniserer med den gamle tjeneste? De skal alle sammen omstilles senere (lektion 7.2).
Skygge-it: det kolleger selv ordner
Skygge-it er software eller opbevaring, som kolleger selv bruger, uden at organisationen har ordnet det: en gratis Dropbox, en WhatsApp-gruppe med kunder, en privat Gmail til nyhedsbrevet, en online planlægger. Det er som regel ikke ondskabsfuldt ment: nogen løste et problem.
Ved skiftet er skygge-it vigtigt af to grunde. Der ligger ofte organisationsdata i, som skal med. Og hvis du ikke spørger, fortsætter det bare med at eksistere efter skiftet, uden for din nye europæiske opsætning.
Spørg derfor på en måde, hvor folk svarer ærligt. Ikke "hvem bruger ikke-godkendte tjenester?", men: "Vi skifter og vil ikke have, at nogen mister noget. Hvilke programmer, sider og apps bruger du til dit arbejde, også selvom du selv har ordnet dem?" En kort liste med eksempler hjælper folk med at huske.
Pr. linje: fem felter
Skriv fem ting ned for hver linje i din inventarliste:
- Nuværende tjeneste: for eksempel "Gmail via Google Workspace".
- Størrelse: så konkret som muligt, for eksempel "12 postkasser, i alt 38 GB" eller "3 delte kalendere".
- Ejer: hvem beslutter om dette og ved, hvordan det fungerer? Det er en person med et navn, ikke "alle".
- Mål: hvad skal der ske med det senere? Overflyttes til en ny tjeneste, nedlægges, arkiveres eller bevares indtil videre.
- Prioritet: høj (uden dette kan organisationen ikke fungere), mellem eller lav.
Eksempel på et par linjer hos bageriet:
| Komponent | Nuværende tjeneste | Størrelse | Ejer | Mål | Prioritet |
|---|---|---|---|---|---|
Google Workspace, example.com | 12 postkasser, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (kontor) | Overflyttes til europæisk mailtjeneste | høj | |
| Filer | Google Drive, 1 delt drev "Recepten" | 64 GB, 4 eksterne delinger | Sanne | Overflyttes til teammappe | høj |
| Kobling | Bestillingsformular på hjemmesiden | sender til bestellingen@ | webudvikler | SMTP-indstilling skal tilrettes | høj |
| Kobling | Kassesystem, login med Google | 5 konti | Mo (filial) | Opret eget login | høj |
| Kobling | Scanner på kontoret | scanner til scan@ | Sanne | Nye SMTP-oplysninger | mellem |
| Skygge-it | Bagerens Dropbox (privat) | opskrifter, 2 GB | Jeroen | Overflyttes til teammappe, derefter opsiges | mellem |
Faldgruber
- Kun at kigge på din egen konto. En administrator ser ikke automatisk, hvilke apps en almindelig bruger har koblet til sin konto. Tjek hos flere personer.
- At glemme delte postkasser.
info@,facturen@ogbestellingen@er ofte ikke en egen postkasse, men et alias, en delt postkasse eller en gruppe. Ved skiftet skal hver af dem komme rigtigt tilbage (lektion 4.4). - At tælle licenser i stedet for forbrug. Tolv licenser betyder ikke, at tolv personer er aktive. Se på seneste login.
- Ingen ejer. En linje uden ejer bliver ikke taget hånd om.
- Ikke at opdatere inventarlisten. Det du opdager undervejs i migreringen, tilføjer du alligevel.
I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder
Ved et skifte til en WebOké Nextcloud og en WebOké-mailpakke bliver inventarlisten direkte til din opgaveliste: for hver komponent står der i vejledningen, hvilket værktøj du bruger (for eksempel Import-værktøjet til Google, Datamigrering til OneDrive, Værktøjet til flytning af e-mail til mail), og i hvilken rækkefølge. Hos andre europæiske udbydere hedder værktøjet noget andet, men inventarlisten er præcis den samme: den handler om din organisation, ikke om udbyderen.
Opsummering
- En inventarliste forhindrer, at du glemmer ting ved skiftet, som ingen havde skrevet ned.
- Start med otte komponenter: e-mail, kalender, kontakter, filer, dokumenter, chat og møder, adgangskoder, backup.
- Find koblinger: single sign-on, hjemmeside, udstyr, anden software, DNS-poster, telefoner.
- Spørg kolleger om skygge-it på en måde, hvor de svarer ærligt.
- Hver linje får nuværende tjeneste, størrelse, ejer, mål og prioritet.
Quiz
Opgave
Opgave A3.1: Er din oversigt komplet? Udfyld inventarformularen for din egen organisation (eller til dit eget private brug). Programmet kontrollerer, om alle otte komponenter er med, om du har fundet mindst tre koblinger, og om hver linje har en nuværende tjeneste, størrelse, ejer, mål og prioritet.
Opgave E3.1: Runden til kollegerne. Spørg mindst tre personer (eller, hvis du arbejder alene, gennemgå dine egne enheder) hvilke programmer, sider og apps de bruger til deres arbejde. Noter, hvad du endnu ikke havde på din liste, og hvad du lærer af det.
Opgave E3.1: Runden til kollegerne
Spørg mindst tre kolleger (eller gennemgå dine egne enheder og browser): "Vi skifter udbyder og vil ikke have, at nogen mister noget. Hvilke programmer, websider og apps bruger du til dit arbejde, også hvis du selv har sat dem op?" Skabelonen til A3.1 findes ved den opgave.
Dine afkrydsninger og noter forbliver kun i denne browser; vi sender dem ingen steder hen. Er du logget ind, gemmer vi kun i Mine kurser, at du har udført opgaven.
Læs mere
Trinnene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det på lignende vis.