Modul 9 · 9.1
Sådan forklarer du skiftet til dine kolleger
Modul 9: Mennesker og regler · Læsetid: 10 minutter
Læringsmål: Efter denne lektion kan du lave en kommunikations og træningsplan, der får dine kolleger med i skiftet, og du ved, hvordan du håndterer modstand.
Kernebegreber: hvorfor-historien, tidslinje, "hvad ændrer sig for mig?", ambassadører, træning pr. rolle, snydeark, spørgetime, ofte stillede spørgsmål, tilbagemelding, modstand, tilgængelighed
Teknikken er den halve kamp, mennesker den anden halvdel
Et skifte mislykkes sjældent på grund af teknikken. Det mislykkes, hvis kollegerne ikke ved, hvorfor det skal ske, ikke kan logge ind på dagen for skiftet, ikke kan finde deres filer eller i smug bliver ved med at arbejde i den gamle tjeneste. Så sidder du med to systemer ved siden af hinanden, filer forsvinder, og irritationen vokser.
Hos Bakkerij De Korrel arbejder der tolv mennesker: bagere, der starter klokken fire, to bude med kun en telefon, en butiksmedarbejder, der styrer bestillingerne i mailen, og Sanne, som ordner alt. Alle har forskellige spørgsmål. En god plan tager højde for det.
Denne lektion handler om mennesker; lektion 9.2 og 9.3 handler om reglerne. Dette er en forklaring, ikke juridisk rådgivning.
Trin 1: hvorfor-historien
Mennesker ændrer sig lettere, når de forstår hvorfor. Fortæl det med almindelige ord og i få sætninger. Ingen juridiske udtryk, ingen panik. For De Korrel:
"Vi flytter vores mail, kalender og filer til en europæisk udbyder. Der ligger vores data og vores kunders data under europæiske regler, og vi har mere selv i hånden. For jer ændrer det mest, hvor I logger ind, og hvad nogle apps hedder. Vi hjælper alle på vej."
Læg mærke til, hvad der ikke står: ikke "den gamle tjeneste er dårlig". Kolleger har arbejdet godt med den i årevis. Den, der taler nedsættende om det gamle, møder modstand.
Trin 2: hvad ændrer sig for mig?
Alle vil først vide, hvad det betyder for dem selv. Lav et kort overblik pr. gruppe. Et snydeark hjælper: et A4-ark med "før" og "nu".
| Før | Nu | Hvad du gør |
|---|---|---|
| Mail i den gamle tjenestes app | Mail i appen Mail eller Outlook, nye indstillinger | Tilføj konto efter vejledningen, fjern det gamle konto først efter skiftet |
| Online mapper | Filer i den nye cloud (for eksempel Nextcloud) | Installer skrivebordsappen, log ind med totrinsbekræftelse |
| Online dokumenter | Online kontorpakke i den nye cloud (for eksempel Euro-Office) | Åbn filer som altid; makroer virker ikke (se lektion 6.5) |
| Chat med teamet | Chat i den nye cloud (for eksempel Talk) | Installer appen på din telefon; den gamle chat forbliver læsbar frem til en dato |
| Kalender for budruter | Delt kalender i den nye cloud | Tilføj kalenderen på din telefon (trin for trin på snydearket) |
Skriv også, hvad der ikke ændrer sig. "Din e-mailadresse forbliver den samme" er for mange den vigtigste tryghed.
Trin 3: en tidslinje med faste tidspunkter
Kommunikér ikke én gang, men på faste tidspunkter. Et eksempel, der passer til migreringsplanen fra lektion 3.3:
| Hvornår | Besked | Kanal |
|---|---|---|
| 4 uger før skiftet | Hvorfor-historien, datoen, hvad der forventes af dig | Teammøde og en kort mail |
| 2 uger før | Invitation til den korte træning og snydearket | Mail og papir i kantinen |
| 1 uge før | "Ryd op i dine gamle mapper, læg ikke mere nyt i den gamle tjeneste efter fredag" | Mail, chat |
| Dagen før | "I morgen logger du sådan ind", med login oplysningerne via en sikker kanal | Personligt eller telefonisk |
| Dagen for skiftet | Nogen er tilgængelig til spørgsmål (spørgetime) | På arbejdspladsen |
| 1 uge efter | "Hvad virker stadig ikke?" | Kort runde eller formular |
| 4 uger efter | "Den gamle tjeneste lukker den [dato]" |
En god vane: send aldrig adgangskoder og brugernavne i samme besked. Og advar alle om, at udbyderen aldrig spørger om en adgangskode eller kode. Et skifte er et godt tidspunkt for svindlere til falske beskeder ("Din nye konto: log ind her").
Trin 4: ambassadører og træning pr. rolle
Find en eller to ambassadører: kolleger, der synes, det er sjovt, som er med først i pilotprojektet (lektion 3.3) og bagefter hjælper andre. Et spørgsmål til en kollega er mindre grænseoverskridende end et spørgsmål til chefen.
Træn pr. rolle, kort og praktisk:
- Alle (20 minutter): logge ind med totrinsbekræftelse, finde dine filer, dele en fil, mail og kalender på din telefon.
- Personer med mange dokumenter (30 minutter): redigere sammen, gendanne versioner, skrifttyper og formater (lektion 6.3 og 6.4).
- Administratorer (en time eller mere): oprette brugere, licenser, backup, hvad man gør, når nogen stopper (lektion 7.3 og 8.1).
Lad folk gøre det selv under træningen, på deres egen telefon. Den, der én gang selv har tilføjet kalenderen, kan det bagefter.
Tænk på tilgængelighed: store bogstaver på snydearket, en kort film i stedet for lang tekst, og hjælp til kolleger, der er mindre digitalt stærke, eller som taler sproget mindre godt.
Trin 5: tag modstand alvorligt
Modstand er normalt og ofte berettiget. Lyt til, hvad der ligger bag:
| Hvad du hører | Hvad der ofte ligger bag | Hvad der hjælper |
|---|---|---|
| "Det fungerede jo fint?" | Vane, intet oplevet problem | Hvorfor-historien, uden at tale nedsættende om det gamle |
| "Jeg har ikke tid til det her" | Travlhed | Kort træning, på et roligt tidspunkt, og nogen der hjælper til |
| "Mine makroer virker ikke mere" | Et reelt problem | Tag det alvorligt: løs det, eller aftal en undtagelse (lektion 6.5) |
| "Jeg er bange for at miste noget" | Usikkerhed | Vis, at alt er kopieret, og hvordan man henter en gammel version tilbage |
| "Det der europæiske er nok ikke så godt" | Forestilling, ingen erfaring | Vis det; en ambassadør, der bruger det med entusiasme |
Et reelt problem (som en makro, der laver bestillingslisten) er ikke modstand, men information. Løs det, før du går videre.
Trin 6: tilbagemelding og afslutning
Hold en liste over spørgsmål, der går igen, og lav en kort liste med ofte stillede spørgsmål ud af det. Spørg efter en uge og efter en måned, hvad der stadig ikke fungerer. Fejr også, at det lykkedes: et skifte er en bedrift for hele teamet.
I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder
De fleste udbydere har en vejledning, du kan bruge til dit snydeark. Hos WebOké har Nextcloud-vejledningen for eksempel en artikel "Kom hurtigt i gang: de fem ting, du gør den første dag", og Euro-Office-vejledningen en artikel om, hvad der ændrer sig for brugerne ved skiftet fra det gamle Nextcloud Office. Hos andre udbydere leder du efter en "kom i gang" eller "quick start"-side. Henvis til den i stedet for at skrive alt selv.
Opsummering
- Et skifte lykkes eller mislykkes hos menneskene: fortæl hvorfor, hvad der ændrer sig for dem, og hvad der ikke gør.
- Lav et snydeark "før og nu" og en tidslinje med faste kommunikationstidspunkter.
- Arbejd med ambassadører og korte trænnger pr. rolle, hvor folk gør det selv.
- Tag modstand alvorligt; et reelt problem er information, ikke modarbejdelse.
- Advar om falske beskeder under skiftet, og send aldrig adgangskoder sammen med brugernavnet.
Quiz
Opgave
Opgave E9.1: Din kommunikationsplan. Lav til din egen organisation en hvorfor-historie på højst fem sætninger, et snydeark med mindst fem rækker "før og nu", en tidslinje med mindst fem kommunikationstidspunkter, og udpeg en eller to ambassadører.
Opgave E9.1: Din kommunikationsplan
Skriv hvorfor-historien, lav snydesedlen og tidslinjen, og udpeg ambassadører.
Dine afkrydsninger og noter forbliver kun i denne browser; vi sender dem ingen steder hen. Er du logget ind, gemmer vi kun i Mine kurser, at du har udført opgaven.
Videre læsning
Trinene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det på lignende vis.
- Nextcloud-vejledning 2.6: Hurtig start: de fem ting, du gør den første dag
- Euro-Office vejledning 1.3: Euro-Office eller det gamle Nextcloud Office: hvad ændrer sig for dig?
- Euro-Office vejledning 13.2: Overgangen til Euro-Office
- Nextcloud-vejledning 14.2: Brugere oprette, redigere, deaktivere og slette