Chat og møder

Modul 7: Samarbejde, apps og sikkerhed · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du vælge et europæisk alternativ til chat og videoopkald og planlægge skiftet fra Teams, Slack eller Zoom, inklusive hvad du gør med chathistorikken.

Centrale begreber: chat, samtale eller kanal, videomøde, gæst uden konto, lobby (venteværelse), moderator, transportkryptering, end to end-kryptering, chathistorik, opbevaringspligt, åben standard (Matrix), selv hoste

Hvorfor chat er den sværeste del

Mail, kalendere og filer har åbne standarder: IMAP, CalDAV, WebDAV. Dem kan du kopiere fra den ene udbyder til den anden. Med chat og møder er det anderledes. Microsoft Teams, Slack, Zoom og WhatsApp har hver deres eget system. En samtale fra Teams kan du ikke "importere" i en anden chatapp. Du starter altså forfra.

Det lyder værre, end det er. Hos Bakkerij De Korrel handler det om tre ting: hurtigt at spørge en kollega om noget ("er rosinbollerne klar?"), et ugentligt møde med bagerne der arbejder hjemmefra om planlægningen, og en gang imellem et videoopkald med en kunde eller leverandør. Det kan du i stort set ethvert moderne chatprogram. Det svære ligger i vanerne og i de gamle beskeder.

Hvad har du brug for? Fire spørgsmål

Før du vælger et program, svarer du på fire spørgsmål:

Europæiske og åbne alternativer

Der findes groft sagt to slags løsninger: chat og opkald som en del af dit cloudmiljø, og separate programmer.

To ting er værd at bemærke. Schweiz og Storbritannien er ikke medlem af EU. For begge lande har EU-Kommissionen dog truffet en afgørelse om tilstrækkelighed: data må sendes dertil uden ekstra foranstaltninger (lektion 2.1). Og "open source, udviklet af et amerikansk firma" (Jitsi) betyder noget andet end "en tjeneste fra et amerikansk firma". Hvis du kører Jitsi på din egen server eller hos en europæisk udbyder, går din samtale ikke via 8x8. Softwaren tilhører alle; tjenesten tilhører den, der driver serveren.

Transport, end to end og hvem der driver serveren

Næsten alle programmer krypterer forbindelsen mellem din enhed og serveren. Det kaldes transportkryptering. Nogen på det samme wifi-netværk kan så ikke læse med, men selve serveren kan i princippet godt.

Med end to end-kryptering kan kun deltagerne læse eller høre samtalen, heller ikke serverens administrator. Threema og Wire gør det som standard. Matrix kan gøre det pr. samtale, og i Element er det slået til som standard ved private samtaler. Hos Nextcloud Talk og Jitsi afhænger det af versionen og serverens indstillinger. Gå ud fra, at serverens administrator kan se chatbeskeder dér, medmindre din udbyder skriftligt siger noget andet.

For et bageri der drøfter planlægningen er transportkryptering som regel nok, forudsat at serveren står hos en part du har tillid til, og som er underlagt europæisk lovgivning. Drøfter du helbredsdata eller fortrolige forhandlinger, vejer end to end tungere.

Gæster, lobby og moderatorer

Kunder og leverandører har ikke en konto i dit miljø. Til det bruges et gæstelink: alle med linket kan deltage via browseren uden at installere noget. Det er praktisk, men samtidig en risiko, for et link kan videresendes.

Tre vaner gør det sikkert:

1. Sæt en adgangskode på linket, og send den via en anden kanal, for eksempel sms.
2. Brug en lobby (venteværelse): gæster venter, indtil en moderator åbner mødet og lukker dem ind.
3. Sluk for gæsteadgangen bagefter, eller opret en ny samtale pr. møde.

Hvad gør du med den gamle chathistorik?

Beskederne fra Teams, Slack eller WhatsApp følger ikke med. Derfor beslutter du på forhånd:

• Hvad skal bevares? Aftaler med kunder, beslutninger, tilbud der er drøftet i en chat. Den slags hører egentlig ikke kun til i en chat. Læg det i et dokument eller i mailen, inden du skifter.
• Hvad kan slettes? Det meste: "er 5 minutter forsinket", billeder fra frokosten, løse spørgsmål.
• Hvordan gemmer du resten? Teams og Slack har eksportfunktioner til administratorer (i Microsoft 365 via eDiscovery, i Slack via arbejdsområdets eksportfunktion, afhængigt af dit abonnement). Du får derefter filer (ofte JSON eller HTML), som du gemmer som arkiv i en mappe med begrænset adgang. De bliver ikke søgbare i dit nye chatprogram.
• Hvor længe? Gem arkivet så længe det er nødvendigt for din administration eller dine aftaler, og ikke længere. Indeholder det personoplysninger, gælder GDPR også for arkivet.

Læg også de filer der er delt i Teams-kanaler, til side. De ligger i Microsoft 365 som regel i SharePoint eller OneDrive og følger med filmigreringen (lektion 6.1), ikke med chatten.

Selve skiftet

Et chatprogram fungerer først, når alle bruger det. Halvt skifte er det værste: så ved ingen, hvor en besked står. Derfor:

1. Vælg én dato, hvor det nye program bliver det eneste chatprogram.
2. Opret på forhånd de samtaler, du har brug for: en generel samtale, en pr. team (hos De Korrel: "bageri", "butik", "levering") og en til ugemødet.
3. Lad alle installere appen på telefon og computer inden den dato (lektion 7.2).
4. Sæt en fastgjort besked i det gamle program: "Fra mandag chatter vi i Talk. Svar ikke her længere."
5. Sæt det gamle program på skrivebeskyttet efter nogle uger, og luk det derefter.

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

I dette eksempel bruger vi Nextcloud Talk i en WebOké Nextcloud. Talk indgår i pakker med en Office-licens. Du åbner Talk via ikonet øverst. På startsiden ser du dine samtaler til venstre, med knappen Start mødet nu opretter du straks et møde med et link, og med Kontrollér enheder tester du kamera og mikrofon. Gæsteadgang slår du til pr. samtale under Samtaleindstillinger, under Administration; dér sætter du også en adgangskode. Lobbyen finder du under Møde. At optage samtaler og ringe til almindelige telefonnumre kan ikke lade sig gøre i dette miljø.

Hos andre Nextcloud-udbydere, og hos Matrix-, Jitsi- eller BigBlueButton-tjenester, fungerer det på samme måde: gæstelink, adgangskode, venteværelse og moderatorer hedder nogle gange noget andet, men ideen er den samme.

Sammenfatning

• Chatsamtaler følger ikke med til et nyt program. Læg det vigtige i et dokument eller en mail på forhånd, eksportér resten som arkiv.
• Vælg ud fra fire spørgsmål: hvem, hvor mange, hvad skal bevares, hvor følsomt.
• Transportkryptering beskytter undervejs; end to end-kryptering beskytter også mod serveren. Hvem der driver serveren, tæller med.
• Sikkert med gæster: adgangskode, lobby, gæsteadgang slukket bagefter.
• Skift på én fast dato, med apperne allerede installeret.

Quiz

Opgave

Opgave E7.1: Forbered dit chat-skifte. Besvar de fire spørgsmål fra denne lektion for din egen organisation, lav en liste over de chatgrupper og kanaler, du har nu, og afgør for hver gruppe: hvad skal bevares, hvor skal det ligge, og hvilken samtale i det nye program erstatter den.

Læs mere

Trinene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det på tilsvarende vis.

• Nextcloud-vejledning 10.1: Hvad er Talk, og hvem har det?
• Nextcloud-vejledning 10.3: Videoopkald og møder: kamera, mikrofon, baggrund og ræk hånden op
• Nextcloud-vejledning 10.5: Inviter gæster via et link (uden konto)
• Nextcloud-vejledning 16.22: Gæster i et Talk-møde med venteværelse (lobby)
• Videoopkald i Nextcloud Talk virker ikke: årsager og løsninger
• Matrix-specifikation: https://spec.matrix.org/