Overgangsperioden og afslutningen af flytningen

Modul 4: Flytning af e-mail · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du komme godt igennem dagene efter DNS-skiftet uden at miste mail, omstille alle enheder og indstillinger ordentligt samt kontrollere og afslutte mailflytningen.

Kernebegreber: overgangsperiode, cache, deltakopi, testmail, omstilling af enheder, slet gammel konto, afbremsning, delt postkasse, videresendelse, autosvar, arkiveksport, opsigelse

Hvorfor der er en overgangsperiode

Efter skiftet af MX (lektion 4.3) går ikke al mail straks til den nye server. Servere, der stadig har det gamle MX-record i deres hukommelse (cache), sender stadig til den gamle udbyder et stykke tid. Hvor længe det varer, afhænger af TTL: med en TTL på 300 sekunder drejer det sig om minutter, med en TTL på en dag drejer det sig om en dag. Derudover forsøger nogle servere at levere en mail, der tidligere ikke lykkedes, igen senere, på den adresse de dengang kendte.

Resultatet: i et par dage kommer der mail ind to steder. Det er ikke et problem, så længe du ved det og ikke lukker den gamle postkasse for tidligt.

Se det som to postkasser ved siden af hinanden. Den nye hænger allerede der, adressen på døren er ændret, men postbuddet, der stadig kigger på sin gamle liste, smider brevet i den gamle kasse. I en uge kigger du derfor i begge. Derefter tilklistrer du den gamle og tømmer den en sidste gang.

Dag 1: den anden kopi og en første kontrol

Kør dagen efter skiftet flytningen af alle postkasser igen. Beskeder, der allerede er kopieret, springes over; kun den mail, der stadig kom ind hos den gamle udbyder, tilføjes.

Kontroller derefter med testmails:

1. Modtage. Send fra en anden adresse, for eksempel en privat adresse på din telefon via mobilt internet, en mail til hver vigtig adresse: info@, bestellingen@ og et par personlige adresser. Kommer den frem i den nye postkasse?
2. Sende. Send fra den nye postkasse en mail til en adresse hos Gmail og hos Outlook.com. Kommer den frem, og ikke i spam? Se på hovedfelterne (i Gmail: Vis original). Der ser du spf=pass, dkim=pass og dmarc=pass, hvis alt er i orden.
3. Formularer. Udfyld kontaktformularen på din hjemmeside og se, om beskeden kommer frem.

Lykkes det ikke at sende, eller havner mail i spam, så se først på SPF og DKIM (lektion 4.3).

Omstilling af enheder og programmer

Hver telefon, bærbar og tablet skal over på den nye server. Gør det ikke ved at ændre servernavnet i den gamle konto, men sådan her:

1. Tilføj postkassen hos den nye udbyder som en ny konto, med IMAP og servernavnet og portene fra den nye udbyder.
2. Kontroller, at mailen er der (kopien).
3. Slet den gamle konto fra enheden.

Det sidste er vigtigere, end det lyder. En glemt gammel konto bliver ved med at logge ind i baggrunden. Hos den gamle udbyder gør det ikke noget, så længe abonnementet løber, men er den gamle postkasse lukket, eller peger servernavnet, som den gamle konto bruger, nu mod den nye server, forsøger enheden hvert par minutter at logge ind med et forkert kodeord. Mange mailservere bremser eller blokerer så IP-adressen, og så kan pludselig hele kontoret ikke sende mail længere.

Hos Bakkerij De Korrel bruger alle Outlook-appen på telefonen. De gamle Microsoft 365-konti fjernes; den nye IMAP-konto tilføjes. To medarbejdere bruger iPhonens indbyggede Mail-app; der foregår det på samme måde.

Tænk også på enheder uden skærm: scanneren, der sender pdf'er til info@, kassen, webshoppen. De sender via en SMTP-server. Står der stadig Microsofts server der, stopper det, så snart den gamle konto er væk.

Det du indstiller igen

Ud fra din liste fra lektion 4.1 tager du nu alt, der ikke fulgte med kopien, og sætter det op hos den nye udbyder:

Hvad du stadig skal holde øje med de første uger

• Den gamle postkasse. Tjek dagligt den første uge, om der stadig kommer ny mail. Kommer der stadig mail efter et par dage, er der et sted noget, der ikke er omstillet: måske sender en leverandør via en gammel videresendelse, eller der står stadig en MX et andet sted.
• DMARC-rapporter. Har du en rua-adresse, får du daglige rapporter. Ser du der en server, der sender mail på dine vegne, men ikke består SPF eller DKIM, har du glemt en afsender.
• Kalenderinvitationer. De går via mail. Virker kalenderen allerede hos den nye tjeneste (modul 5), så test, om en invitation kommer frem, og om accepten kommer tilbage til organisatoren.

Afslutning og opsigelse

Virker alt godt i et par uger, afslutter du:

1. Kør en sidste kopi, i tilfælde af at der alligevel kom noget mere ind.
2. Lav en arkiveksport af de gamle postkasser (pst eller mbox, lektion 4.2) og gem den som backup. Husk opbevaringspligter: forretningsmail med skattemæssige oplysninger skal du i Nederlandene som hovedregel opbevare i syv år.
3. Ryd op i DNS (lektion 4.3, trin 5): gammel include, gammel DKIM, verifikationsposter, autodiscover.
4. Træk tilladelser tilbage: app-adgangskoder hos Google, det godkendte flytteværktøj i Microsoft.
5. Fjern domænet fra det gamle miljø og opsig licenserne. Opsig ikke, før alt er kontrolleret; efter opsigelsen kan den gamle udbyder slette dine data efter en periode.
6. Bed om en bekræftelse fra den gamle udbyder på, at dine data er slettet, hvis det er nødvendigt for din GDPR-administration (lektion 9.3).

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

I WebOkés DirectAdmin-vejledning beskrives afslutningen i fire trin: sætte MX korrekt op (ved et domæne der flytter til WebOké, står den straks rigtigt), kopiere en gang til dagen efter, indstille enhederne som en ny konto og fjerne den gamle konto, og først efter et par uger opsige. Videresendelser, autosvar og feriebeskeder indstiller du i DirectAdmin under E-mailadministration. WebOké-vejledningen har en artikel Mail kommer ikke frem: selv kontrol. Hos andre udbydere hedder delene noget andet, men rækkefølgen er den samme.

Opsummering

• Et par dage efter skiftet kommer der stadig mail ind det gamle sted; hold den gamle postkasse åben og kopier endnu en gang.
• Kontroller med testmails: modtage, sende (spf, dkim og dmarc pass i hovedfelterne) og dine kontaktformularer på hjemmesiden.
• Tilføj på hver enhed den nye postkasse som en ny konto og fjern den gamle; glemte gamle konti giver afbremsning.
• Alias, delte postkasser, grupper, regler, signaturer og autosvar indstiller du igen.
• Afslut med en sidste kopi, en arkiveksport, oprydning i DNS, tilbagetrækning af tilladelser og først derefter opsigelse.

Quiz

Opgave

Opgave A4.4: Er overflytningen afsluttet? Lav denne kontrol et par uger efter skiftet. Programmet sammenligner dine mailposter med det, det tidligere så hos dig (i opgaverne fra lektion 4.1 eller 4.3): den gamle udbyder må ikke længere stå i MX, den gamle include skal være fjernet fra SPF-recorden, og der skal være en DMARC-record.

Opgave E4.4: Testrunde og afslutningsliste. Lav de tre testmails fra denne lektion, og indtast resultatet. Gennemgå derefter afslutningslisten, og markér det, der er klaret.

Videre læsning

Trinene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det tilsvarende.

• DirectAdmin vejledning 10.4: Efter flytningen: MX-poster og dine enheder
• DirectAdmin vejledning 8.1: Alle indstillinger samlet: servere, porte og sikkerhed
• DirectAdmin vejledning 8.8: Afsendelse eller modtagelse virker ikke: sådan løser du det
• DirectAdmin vejledning 7.5: Videresendere: videresend e-mail til en anden adresse
• WebOké vejledning 7.4: Mail kommer ikke frem: tjek det selv
• WebOké vejledning 13.6: Er jeg blokeret? Frigiv selv dit IP-adresse
• E-mail modtaget under flytning af dit domænenavn
• Den nederlandske skattemyndighed (Belastingdienst): opbevaringspligt for bogføring (som hovedregel 7 år i Nederlandene)