En exitstrategi, også for din nye cloud

Modul 8: Backup, exit og administration · Læsetid: 11 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du opstille og teste en exitstrategi, så du også senere kan forlade din nye udbyder uden problemer, og du ved, hvilke rettigheder GDPR og den europæiske Data Act giver dig i den forbindelse.

Kernebegreber: exitstrategi, exittest, eksportformat, åben standard, opsigelsesfrist, overgangsperiode, tilbagelevering og sletning af data, art. 28, stk. 3, litra g i GDPR, EU Data Act (forordning (EU) 2023/2854), ret til at skifte, skifteomkostninger, domænenavn i egen besiddelse

Hvorfor allerede nu tænke på at forlade udbyderen?

Du er lige skiftet, eller er stadig i gang. Hvorfor skulle du allerede nu tænke på det næste skifte? Fordi du ellers lærer lektionen fra dette kursus igen om fem år. Hos din gamle udbyder stødte du på forhindringer (lektion 2.3): filer i et eget format, chats der ikke kunne flyttes med, login via en konto du ville lukke. En exitstrategi sikrer, at du ikke bygger de samme forhindringer op igen hos din nye udbyder.

Der er også grunde, du ikke selv vælger: udbyderen bliver overtaget (for eksempel af en virksomhed uden for EU, så spørgsmålene fra lektion 2.1 pludselig falder anderledes ud), hæver sine priser markant, lukker en tjeneste eller går konkurs. Den, der har en plan, kan vælge roligt. Den, der ikke har en plan, skal migrere under tidspres.

De tre lag i en exitstrategi

Lag et, teknisk: kan du få dine data ud i et brugbart format?

For hvert element noterer du, hvordan du eksporterer det, og i hvilket format. Hos en tjeneste der bruger åbne standarder (lektion 2.2), er det overskueligt:

Lag to, kontraktuelt: hvad står der om opsigelse i dine aftaler?

Læs det når du indgår aftalen, ikke når du opsiger: opsigelsesfristen, om du i den periode stadig har fuld adgang til dine data, hvor længe du kan hente dine data efter afslutning, og hvornår og hvordan de bliver slettet. Vil du gerne have en bekræftelse på sletning?

Lag tre, organisatorisk: hvem ved, hvordan man gør?

En plan der kun findes i hovedet på én kollega, er ingen plan. Læg exitstrategien i et dokument sammen med din administration, med oplysninger om administratorerne og login til administratorkontoen (i adgangskodemanageren, lektion 7.4).

Hvad GDPR regulerer

Bruger du tjenesten til personoplysninger om andre (kunder, medlemmer, medarbejdere), er udbyderen din databehandler, og du indgår en databehandleraftale (lektion 9.2). Artikel 28, stk. 3, litra g i GDPR siger, at det skal fremgå af aftalen, at databehandleren efter tjenestens afslutning, efter dit valg, sletter alle personoplysninger eller returnerer dem til dig, og sletter eksisterende kopier, medmindre en lov kræver opbevaring. Det er dit juridiske grundlag for at få dine data tilbage ved et skifte og efterfølgende få dem slettet. Bed faktisk også om sletning, og bed om en bekræftelse.

Dette er en forklaring, ikke juridisk rådgivning. Er du i tvivl om din egen situation, så spørg en jurist eller din databeskyttelsesrådgiver (DPO).

Hvad EU's Data Act regulerer

Siden den 12. september 2025 gælder EU's Data Act (forordning (EU) 2023/2854). Kapitel VI (artikel 23 til og med 31) handler om skifte mellem cloudtjenester og gælder for udbydere af såkaldte databehandlingstjenester, herunder de gængse onlinetjenester til lagring, mail og samarbejde. Hovedpunkterne:

• Udbyderen skal gøre det muligt at skifte og fjerne forhindringer (art. 23), og aftalerne om skifte skal fremgå af en skriftlig kontrakt (art. 25).
• Opsigelsesfristen for at starte et skifte er højst to måneder (art. 25, stk. 2, litra d).
• Derefter følger en overgangsperiode på højst 30 kalenderdage, hvor udbyderen hjælper, og tjenesten fortsat fungerer (art. 25, stk. 2, litra a). Er det teknisk ikke muligt, skal udbyderen melde det inden for 14 arbejdsdage og kan foreslå en længere periode på højst syv måneder (art. 25, stk. 4). Du kan forlænge overgangsperioden én gang (art. 25, stk. 5).
• Efter overgangsperioden har du mindst 30 kalenderdage til at hente dine data (art. 25, stk. 2, litra g), og derefter skal udbyderen slette alt fuldstændigt (litra h).
• Udbyderen skal på forhånd beskrive, hvilke data du kan tage med, og i hvilke formater (art. 25, stk. 2, litra e og art. 26).
• Skifteomkostninger: frem til den 12. januar 2027 må en udbyder kun opkræve reducerede omkostninger, der ikke overstiger hans egne omkostninger; fra den 12. januar 2027 må han slet ikke opkræve skifteomkostninger længere (art. 29). Almindelige abonnementsomkostninger og et gebyr for tidlig opsigelse er ikke omfattet af dette.

Der er undtagelser, for eksempel for tjenester der i vid udstrækning er skræddersyet til én kunde, og for testversioner (art. 31). Data Act gør det altså lettere at skifte, men den eksporterer ikke dine data for dig. Et eksportformat, som ingen andre kan læse, er stadig et problem; derfor tæller åbne standarder stadig.

Dit domænenavn: den vigtigste nøgle

Én ting gør enhver exit meget lettere: dit eget domænenavn, i din egen besiddelse. Hvis din mailadresse er info@example.com, og domænenavnet er registreret i din organisations navn, kan du flytte mailen til enhver udbyder ved at ændre MX-posterne (lektion 4.3). Er din adresse bakkerijdekorrel@gmail.com, eller er domænenavnet bundet til udbyderens konto, mister du din adresse ved et skifte eller er afhængig af udbyderens medvirken.

Kontroller derfor:

• står domænenavnet i organisationens navn (indehaver), ikke en tidligere medarbejders eller webbureaus;
• ved du, hos hvilken registrator det ligger, og hvordan du henter flyttekoden;
• bruger din cloud en adresse på dit eget domæne, som cloud.example.com, så apps og links ikke afhænger af en adresse hos udbyderen.

Exittesten

En exitstrategi tester du ligesom en backup: ved faktisk at gøre det, i lille skala. Hos Bakkerij De Korrel gør Ruud det én gang om året, en rolig eftermiddag:

1. Han eksporterer én mappe med dokumenter, den delte kalender "Levering" (ICS) og adressebogen "Leverandører" (vCard).
2. Han åbner disse filer i et andet miljø: et andet kalenderprogram, en anden adressebog, en anden kontorpakke.
3. Han kontrollerer: kommer aftalerne igennem med de rigtige tidspunkter og gentagelser? Står telefonnumrene ved de rigtige navne? Åbner dokumenterne med den rigtige formatering?
4. Han noterer, hvad der ikke virkede, og tilpasser strategien.

I opgave A8.2 lader du et program kontrollere det automatisk.

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

En WebOké Nextcloud arbejder med åbne standarder: dine filer henter du med desktop-appen eller WebDAV, kalendere eksporterer du som ICS og kontakter som vCard, og dokumenter ligger som docx, xlsx, pptx eller odt i dine filer. Vejledningen beskriver også, hvordan du skifter fra en anden Nextcloud-udbyder med desktop-appen og ICS- og vCard-filer; samme vej fungerer den anden vej. Mail ligger i en mailpakke, som du med IMAP kan kopiere til enhver anden udbyder. Domænenavne kan du flytte til en anden registrator med en flyttekode.

Hos andre europæiske udbydere fungerer det tilsvarende, hvis de bruger de samme åbne standarder. Spørg om det, inden du underskriver.

Opsummering

• Planlæg din exit allerede fra starten: teknisk (eksportformater), kontraktuelt (opsigelse, tilbagelevering, sletning) og organisatorisk (hvem ved hvordan).
• Art. 28, stk. 3, litra g i GDPR: efter afslutning skal data tilbageleveres eller slettes, efter dit valg.
• Data Act: opsigelsesfrist på højst to måneder, overgangsperiode på højst 30 dage (undtagelsesvis syv måneder), mindst 30 dage til at hente data, og fra den 12. januar 2027 ingen skifteomkostninger.
• Dit eget domænenavn i egen besiddelse er den vigtigste nøgle til enhver exit.
• Test din exit én gang om året i lille skala.

Quiz

Opgave

Opgave A8.2: Exittest med automatisk kontrol. Eksportér fra din nye tjeneste én kalender (ICS), én adressebog (vCard) og nogle dokumenter, og upload dem som zip eller som enkeltfiler. Programmet kontrollerer, om filerne er gyldige og i et åbent eller gængs format, og sammenligner optællingerne med dem, du angiver.

Opgave E8.2: Din exitstrategi på én side. Udfyld for hvert element, hvordan du eksporterer, og i hvilket format, find i din kontrakt eller dine handelsbetingelser opsigelsesfristen og aftalerne om tilbagelevering og sletning, og kontroller, hvem der er registreret som indehaver af dit domænenavn.

Læs videre

Trinene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det tilsvarende.

• Nextcloud-vejledning 13.7: Fra Nextcloud Free til en betalt pakke, eller fra en anden Nextcloud-udbyder
• Nextcloud-vejledning 14.5: Din Nextcloud på dit eget domæne (cloud.ditfirma.dk)
• WebOké vejledning 5.12: Flytte et domæne væk: flyttekode (EPP) og overførselslås
• WebOké vejledning 11.7: Privatliv: download dine oplysninger eller få dem slettet
• Forordning (EU) 2023/2854 (Data Act), kapitel VI, artikel 23 til og med 31: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854
• GDPR (forordning (EU) 2016/679), artikel 28: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679