Kopiering af mailbokse med IMAP

Modul 4: Flytning af e-mail · Læsetid: 11 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du kopiere en mailboks fra Google eller Microsoft til en europæisk mailboks, ved du hvorfor du har brug for OAuth eller en app-adgangskode til det, og kan du vurdere hvor lang tid det tager, og hvad der ikke følger med.

Kernebegreber: IMAP-migrering, kopiering (ikke flytning), imapsync, OAuth 2.0, grundlæggende godkendelse, app-adgangskode, Gmail-labels, gentagen synkronisering (delta), mbox, pst-fil

Kopiering, ikke flytning

En mailflytning med IMAP fungerer som en flyttemand der arbejder med to nøgler: én til din gamle mailboks og én til din nye. Han logger ind på begge, gennemgår din gamle mailboks mappe for mappe og lægger hver besked i den samme mappe i din nye mailboks. I din gamle mailboks ændres der ikke noget.

Det har to store fordele:

• Der går ikke noget tabt. Går noget galt, så står alt stadig hos den gamle udbyder.
• Du kan gentage det. Et godt migreringsprogram genkender beskeder der allerede er kopieret, og springer dem over. Kører du kopieringen igen en dag senere, kommer kun de nye beskeder med. Det kaldes en delta-synkronisering, og den har du brug for i overgangsperioden (lektion 4.4).

Det mest kendte program til dette er imapsync, open source og brugt af mange udbydere bag deres eget flytteværktøj. Du behøver ikke installere det selv: de fleste mailudbydere har et flytteværktøj i deres panel der klarer det for dig.

Hvad du ordner på forhånd

1. Opret de nye mailbokse med samme adresser som nu. For Bakkerij De Korrel er det tolv personlige mailbokse, plus info@ og bestellingen@.
2. Kontroller lagerpladsen. Se hvor stor hver gammel mailboks er (modul 3, lektion 3.2) og sørg for at den nye mailboks mindst er lige så stor, med lidt ekstra plads. Bliver den nye mailboks fuld, stopper kopieringen.
3. Ryd op. Det du ikke vil beholde, behøver du ikke flytte. At smide en mappe med ti års nyhedsbreve væk sparer timer.
4. Ordn adgangen til den gamle mailboks. Det er hos Google og Microsoft den vanskeligste del, se nedenfor.
5. Find servernavnet på den gamle IMAP-server. Hos Gmail er det imap.gmail.com, hos Microsoft 365 og Outlook.com outlook.office365.com. Flytteværktøjer udfylder det selv ved kendte udbydere.

Login hos Google og Microsoft: hvorfor din adgangskode ikke længere virker

Tidligere loggede et flytteværktøj bare ind med din e-mailadresse og adgangskode. Det kaldes grundlæggende godkendelse. Fordi adgangskoder ofte lækkes, har de store udbydere lukket for det.

Microsoft har slukket for grundlæggende godkendelse til IMAP og POP i Exchange Online (Microsoft 365) fra oktober 2022, og for personlige Outlook.com-konti i september 2024. Et flytteværktøj skal derfor logge ind via OAuth 2.0: du logger selv ind på en side hos Microsoft, giver værktøjet tilladelse, og værktøjet får en midlertidig nøgle (et token) i stedet for din adgangskode. Din adgangskode kommer da aldrig i hænderne på værktøjet.

I et erhvervsmæssigt Microsoft 365-miljø kan administratoren have indstillet at brugere ikke selv må give tilladelse til eksterne apps. Så skal administratoren først godkende flytteværktøjet i administrationscenteret. Planlæg det på forhånd, for det er ofte den person der lige er på ferie.

Google accepterer siden 30. september 2024 heller ikke almindelige adgangskoder til IMAP hos Google Workspace (for personlige Gmail-konti gjaldt det allerede tidligere). Kan flytteværktøjet ikke bruge OAuth med Google, bruger du en app-adgangskode: en separat adgangskode på 16 tegn der kun gælder den ene forbindelse. En app-adgangskode kan du kun oprette hvis totrinsbekræftelse er aktiveret på Google-kontoen. I Google Workspace kan administratoren også have deaktiveret app-adgangskoder.

Efter flytningen trækker du app-adgangskoden tilbage, eller trækker du tilladelsen til flytteværktøjet tilbage. Lad ingen åbne døre stå tilbage.

Gmail-labels bliver til mapper

Gmail kender ikke mapper men labels. Én besked kan have flere labels. Via IMAP viser Gmail hvert label som en mappe, plus et par specielle mapper som [Gmail]/Alle berichten (eller [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Verzonden berichten og [Gmail]/Spam.

Konsekvensen ved en kopiering:

• En besked med to labels står efter flytningen i to mapper, som to kopier. Din mailboks kan derfor blive større end i Gmail.
• Mappen Alle berichten indeholder alt en gang til. Gode flytteværktøjer springer den over eller kopierer kun det der ikke findes andre steder. Kig i kontroltrinet hvilke mapper der kommer med.
• Arkiveret mail (uden label) står kun i Alle berichten. Springer du den mappe helt over, mister du de beskeder. Det nemmeste er at give arkiveret mail i Gmail på forhånd et label "Arkiv".

Microsoft 365 har almindelige mapper, men også mapper der ikke er mail: Kalender, Kontakter, Opgaver, Noter. Dem ser du via IMAP sommetider som tomme eller mærkelige mapper. Flytteværktøjer springer dem som regel over. Indholdet flytter du separat (modul 5).

Hvor lang tid tager det?

Det afhænger især af antallet af beskeder og størrelsen på vedhæftningerne, og af hvor hurtigt den gamle udbyder lader dig hente dem. Google og Microsoft bremser store mængder IMAP-trafik. En lille mailboks er klar på minutter, en mailboks på adskillige gigabyte kan tage en dag eller længere. Derfor starter du den første kopiering i god tid før skiftet, mens alle bare arbejder videre i den gamle mailboks.

For Bakkerij De Korrel betyder det: mandag den første kopiering af alle mailbokse, onsdag aften DNS-skiftet (lektion 4.3), torsdag og en uge senere endnu en delta-kopiering.

Når IMAP ikke virker

Sommetider lykkes IMAP ikke, for eksempel fordi administratoren af det gamle miljø ikke giver tilladelse eller allerede er stoppet. Så er der to udveje:

• En eksport. Klassisk Outlook kan eksportere en mailboks som pst-fil. Google Takeout leverer din mail som mbox-fil. En sådan fil importerer du bagefter med et mailprogram som Thunderbird (med en importfunktion) i din nye IMAP-mailboks, eller din udbyder hjælper dig med det. Det er mere arbejde og mindre pænt: mappestruktur og læst/ulæst følger ikke altid pænt med.
• Via dit mailprogram. Sæt den gamle og den nye konto ved siden af hinanden i et mailprogram og træk mapperne over. Fint til en lille mailboks, besværligt for tolv medarbejdere.

En eksport er også klogt som backup lige før du opsiger det gamle abonnement (lektion 4.4 og modul 8).

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

I Mit WebOké hedder flytteværktøjet Flyt e-mail (under Mine produkter). Det har fem trin: Kilde, Destination, Kontrol, Flytning og Færdig. Ved Kilde vælger du den gamle udbyder. Vælger du Outlook, Hotmail eller Live, eller indtaster du som server outlook.office365.com, vises knappen Log ind med Microsoft: du får en kode, logger ind hos Microsoft og accepterer. Vælger du Gmail, beder værktøjet om en app-adgangskode og tilføjer et link til den rigtige Google-side. Ved Kontrol ser du hvor mange beskeder og mapper der er fundet, og hvilke mapper der ikke kommer med fordi de er kalender- eller kontaktmapper. Flytningen fortsætter på serveren hvis du lukker siden, og en gentagen flytning springer beskeder over der allerede findes. I DirectAdmin findes desuden IMAPSync-migreringer, som kun fungerer med en adgangskode og altså ikke med Microsoft-login.

Andre europæiske udbydere har tilsvarende flytteværktøjer, sommetider under navne som "importer mail" eller "IMAP-import". Vær ved hvert værktøj opmærksom på tre ting: kan det bruge OAuth med Microsoft og Google, kan det køres gentagne gange uden dubletter, og viser det hvad der ikke kommer med.

Sammenfatning

• En IMAP-flytning kopierer; din gamle mailboks forbliver uændret, og du kan gentage kopieringen uden dubletter.
• Microsoft accepterer ikke længere adgangskoder til IMAP: log ind med OAuth, eventuelt efter godkendelse fra administratoren. Hos Google bruger du OAuth eller en app-adgangskode (med totrinsbekræftelse).
• Gmail-labels bliver til mapper; en besked med to labels står der to gange efter kopieringen, og arkiveret mail står kun i Alle berichten.
• Start den første kopiering i god tid før DNS-skiftet; store mailbokse kan tage en dag.
• Lykkes IMAP ikke, er en pst- eller mbox-eksport udvejen. Træk app-adgangskoder og tilladelser tilbage bagefter.

Quiz

Opgave

Opgave A4.2: Kontrollér serverne hos din nye udbyder. Indtast IMAP- og SMTP-servernavnet som din nye (eller planlagte) mailudbyder oplyser. Programmet kontrollerer om IMAP er tilgængelig på port 993 og SMTP på port 587 eller 465, om certifikatet er gyldigt til det navn og ikke snart udløber, og om dit domæne har poster som gør at mailprogrammer selv finder indstillingerne.

Opgave E4.2: Prøveflytning af en enkelt postkasse. Flyt én mailboks (din egen, eller en testmailboks) med et flytteværktøj. Notér login-metoden, antallet af beskeder og mapper før og efter, hvilke mapper der ikke kom med, og hvor lang tid det tog. Træk derefter app-adgangskoden eller tilladelsen tilbage.

Videre læsning

Trinene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det tilsvarende.

• WebOké vejledning 7.2: Flyt e-mail til WebOké (også fra Microsoft 365)
• DirectAdmin vejledning 10.1: Flyt din e-mail: mulighederne
• DirectAdmin vejledning 10.2: IMAPSync-migreringer i DirectAdmin
• DirectAdmin vejledning 10.3: Flyt e-mail via Mit WebOké
• Flyt e-mail til WebOké med e-mailflytteværktøjet
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Google Workspace-hjælp: Less secure apps og app-adgangskoder; Gmail-hjælp: IMAP og labels
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/