Rettigheder og deling genopbygget fra bunden

Modul 6: Filer og dokumenter · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du designe en ny delestruktur med en rettighedsmatrix, teammapper og sikre offentlige links, i stedet for blot at genskabe de gamle delinger én til én.

Centrale begreber: ejer, delt mappe, teammappe (gruppemappe), deling med bruger, gruppe eller team, læserettighed, redigeringsrettighed, offentligt link, adgangskode, udløbsdato, downloadgrænse, deling via e-mail, føderativ deling, fil-forespørgsel, rettighedsmatrix, overdragelse af ejerskab

Delinger følger ikke med

Ved næsten alle skift er dette den største overraskelse: filerne følger med, men delingerne gør ikke. Hvis du har delt en mappe med en kollega hos Google eller Microsoft, sendt et offentligt link til en kunde eller ladet en leverandør kigge med, skal du gøre det igen i den nye cloud. Et migreringsværktøj kender ikke menneskerne i din nye cloud, og et offentligt link hos Google har en Google-adresse, som ikke virker længere efter opsigelsen.

Det føles som ekstra arbejde, men det er også en mulighed. Efter års deling er den gamle situation ofte et rodet mønster: mapper delt med tidligere medarbejdere, links uden adgangskode som har stået åbne i tre år, og ingen ved længere hvem der må hvad. Hos Bakkerij De Korrel viste det sig, at mappen "Personale", med kontrakter og lønsedler, stadig var delt med en praktikant fra to år tilbage. Skiftet er det rette tidspunkt at få styr på det.

Hvem ejer en mappe?

I enhver cloud tilhører en fil eller mappe nogen: ejeren. Deling betyder, at ejeren giver andre adgang. Det medfører to konsekvenser:

1. Hvis ejeren forlader organisationen, er mappen i fare. Bliver hans konto slettet, forsvinder hans filer, selv hvis hundrede kolleger arbejdede med dem. Ejerskabet skal derfor overdrages først.
2. Lagerplads tælles hos ejeren. Det, kolleger lægger i din delte mappe, trækker fra din lagerplads.

Til alt, der tilhører organisationen og ikke én enkelt person, bruger du derfor en teammappe (hos andre tjenester også kaldet gruppemappe, delt drev eller projektrum). Den tilhører teamet. Mennesker kommer og går, mappen bliver.

Design først: rettighedsmatrixen

Genskab ikke blindt det, der var før. Lav først en rettighedsmatrix: en tabel med organisationens mapper i rækkerne, grupperne i kolonnerne, og i hvert felt hvad den gruppe må. Arbejd med grupper eller teams, ikke med enkeltpersoner. Så skal du kun tilpasse gruppen, når en ny kollega starter.

Matrixen for Bakkerij De Korrel:

Tre regler:

• Så få rettigheder som muligt. Læse er standarden; redigere kun til dem, der virkelig har brug for det. Det begrænser også skaden, hvis en konto bliver overtaget, eller hvis nogen ved et uheld tømmer en mappe.
• Følsomme mapper for sig. Personalesager, helbredsoplysninger og administrationen hører til i egne mapper med en lille gruppe.
• Én ejer pr. mappe. Aftal, hvem der administrerer en mappe, og hvem der bestemmer, hvem der må komme til, også ved en teammappe.

Deling inden for og uden for organisationen

Inden for den nye cloud deler du med en bruger, en gruppe eller et team. Du vælger læserettighed eller redigeringsrettighed, og ofte flere detaljer som om man må slette eller videredele.

Til mennesker uden for organisationen findes der flere muligheder:

• Offentligt link. Alle, der har linket, kan komme til, også hvis linket bliver videresendt. Sæt en adgangskode på alt, der ikke er helt offentligt, og send den via en anden kanal (link pr. mail, adgangskode pr. sms eller telefon). Sæt en udløbsdato og, hvis muligt, en downloadgrænse.
• Deling via e-mail. Modtageren får et personligt link pr. mail, uden konto. Praktisk til en revisor eller en kunde.
• Fil-forespørgsel (også kaldet fil-drop eller upload-link). Den anden kan kun lægge filer op, ikke se hvad der allerede ligger der. Ideelt til at lade en kunde aflevere dokumenter.
• Føderativ deling. Hos Nextcloud og andre tjenester, der følger den åbne standard Open Cloud Mesh, deler du direkte med nogen på en anden server, uden offentligt link. Den anden ser mappen i sin egen cloud.

Et link med "skjul download" virker sikkert, men forhindrer ikke noget: man kan stadig se indholdet, og tage et skærmbillede. Stol ikke på det ved fortrolige dokumenter.

Lad eksterne parter vide, at noget ændrer sig

Glem ikke menneskerne uden for organisationen. Hos Bakkerij De Korrel drejede det sig om revisoren (mappe med fakturaer), trykkeriet (mappe med designs) og to faste kunder med en bestillingsliste. Deres gamle Google-links virker ikke længere efter opsigelsen.

1. Find alle offentlige links og eksterne delinger i din gamle tjeneste. Google Drive og OneDrive har et overblik til dette (ved en organisation også i administratordelen).
2. Vurder for hvert link, om det stadig er nødvendigt. Ofte er svaret nej.
3. Opret de nødvendige links på ny i den nye cloud, nu med adgangskode og udløbsdato.
4. Send den eksterne part det nye link, med en kort forklaring og datoen hvor det gamle ophører.

Fratrædelse og overdragelse

Rettighederne forbliver kun i orden, hvis du vedligeholder dem. Fastlæg i din fratrædelsesrutine (lektion 7.3):

• Personlige mapper, der stadig skal bruges: overdrag ejerskabet til en afløser, før kontoen deaktiveres.
• Deaktiver kontoen først, slet den først efter kontrol. En slettet konto forsvinder sammen med alle sine filer.
• Fjern den fratrædende medarbejder fra alle grupper og teams, og tilbagekald hans offentlige links.

Lav en kort gennemgang hvert halve år: stemmer matrixen stadig, og hvilke offentlige links står stadig åbne?

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

I en WebOké Nextcloud deler du fra fanen Del i detaljerne for en fil eller mappe. Der søger du en bruger, gruppe eller team, eller opretter et offentligt link med plusset ved Opret offentligt link. Under Tilpas link og Avancerede indstillinger sætter du en adgangskode, en udløbsdato og en downloadgrænse. Team-mapper findes i Filer i menuen til venstre; en teammappe bestiller du hos WebOké via support, og du kobler den til et team fra app'en Teams. Overdragelse af ejerskab gør ejeren selv under Indstillinger, Del.

Hos andre Nextcloud-udbydere kan en administrator ofte selv oprette gruppemapper. Andre europæiske clouds kalder det noget andet (delt rum, projektmappe), men valgene er de samme: hvem ejer mappen, hvem må hvad, og hvor sikkert er linket.

Opsummering

• Delinger og offentlige links følger ikke med ved et skifte. Opbyg dem bevidst på ny.
• Lav først en rettighedsmatrix med grupper og så få rettigheder som muligt.
• Alt, der tilhører organisationen, hører til i en teammappe, ikke i den personlige mappe hos én medarbejder.
• Offentlige links: adgangskode via en anden kanal, udløbsdato og om muligt en downloadgrænse.
• Lad eksterne parter vide, at deres link ændrer sig, og hold rettighederne vedlige med en fast fratrædelsesrutine.

Quiz

Opgave

Opgave A6.2: Kontroller et sikkert deletlink. Opret i din nye cloud et offentligt testlink til en harmløs testfil, med en adgangskode og en udløbsdato. Indsæt linket (ikke adgangskoden). Programmet kontrollerer, om linket virker via https, og om filen ikke kan ses eller downloades uden adgangskode.

Opgave E6.2: Din rettighedsmatrix. Lav rettighedsmatrixen for din egen organisation (mapper, grupper, rettigheder), udpeg en ejer pr. mappe, og lav en liste over eksterne parter, der skal have et nyt link.

Læs mere

Trinnene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det på lignende vis.

• Nextcloud-vejledning 5.1: Del med en bruger fra din egen Nextcloud
• Nextcloud-vejledning 5.2: Et offentligt link oprette: visning, redigering, adgangskode, udløbsdato og downloadgrænse
• Nextcloud-vejledning 5.3: Lade filer blive leveret: fil-aflevering og fil-forespørgsel
• Nextcloud-vejledning 5.5: Teams oprette og en mappe dele med hele dit team
• Nextcloud-vejledning 5.6: Team-mapper: en fælles mappe, der tilhører teamet
• Nextcloud-vejledning 5.7: Del med nogen på en anden Nextcloud (føderativ deling)
• Nextcloud-vejledning 5.10: Overdrag ejerskab, når en kollega stopper
• Nextcloud-vejledning 16.7: Kollega stopper: Overtag filer, kalender og delte mapper sikkert