Tæl data, brugere og ejerskab

Modul 3: Kortlægning og planlægning · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du fastslå omfanget af dine data pr. tjeneste og pr. bruger, afgøre hvem der ejer hvilke data, og rydde op på forhånd, så overflytningen går hurtigere og mere sikkert.

Centrale begreber: lagerforbrug, postkassestørrelse, personligt lager, delt drev eller teamsite, ekstern deling, licens, aktiv bruger, dataejer, administrator, oprydning, opbevaringspligt

Hvorfor tælle?

Med oversigten fra lektion 3.1 ved du hvad du har. Nu vil du vide hvor meget og af hvem. Det har tre grunde:

1. Passer det? Din nye løsning skal være stor nok, også til væksten i de kommende år.
2. Hvor lang tid tager det? Kopiering af mail og filer sker med en bestemt hastighed. Kopiering af mange titusinder gigabyte tager timer til dage, og en postkasse med hundrede tusind beskeder tager mere tid end en med ti store vedhæftninger.
3. Hvem bestemmer? Ved hver mappe og hver postkasse skal nogen sige: det her skal med, det her kan droppes.

Lagerplads pr. tjeneste og pr. bruger

Store cloudtjenester viser i administrationsportalen hvor meget lagerplads der bruges, som regel opdelt på mail, filer og billeder, og pr. bruger. I Google Workspace og Microsoft 365 finder du det i administrationsmiljøet under rapporter eller lageroversigt; de præcise menunavne ændrer sig jævnligt, så søg i hjælpen til din tjeneste efter "storage usage" eller "lagerforbrug".

Noter pr. bruger:

Kig også på sidste login. Konti der ikke har været brugt i flere måneder, tilhører ofte folk der er stoppet. Dem overflytter du ikke som almindelig konto, men du arkiverer dataene eller overdrager dem til en kollega.

Har du ingen administrationsportal, for eksempel fordi alle har en separat gratis postkasse? Så kigger hver person selv efter: i indstillingerne for mail eller lager står hvor meget plads der bruges.

Delt lagerplads tilhører organisationen

Hos de fleste tjenester er der forskel på:

• personligt lager: filerne der tilhører én person, også selvom vedkommende deler dem med andre. Hos Google hedder det "Mit drev", hos Microsoft OneDrive.
• delt lager for et team eller organisationen: hos Google et delt drev, hos Microsoft en teamsite i SharePoint eller filerne i en Teams-kanal.

Den forskel er vigtig. En fil i en kollegas personlige lager forsvinder, hvis kontoen bliver nedlagt, også selvom hele teamet brugte den. En fil i delt lager bliver bevaret. Ved overflytningen vil du gerne have at fælles filer i den nye tjeneste også ligger i delt lager: hos Nextcloud for eksempel en teammappe (lektion 6.2).

Find derfor ud af, for hver vigtig mappe, hvor den ligger lige nu. Ofte viser det sig, at mappen "Kunder" faktisk ligger i det personlige drev hos ejeren af bageriet, og er delt med alle. Så er den person ejeren, og han skal selv eksportere den, eller en administrator skal først overdrage ejerskabet.

Eksterne delinger

En ekstern deling er en fil eller mappe, du har delt med nogen uden for din organisation, eller et offentligt link. De flytter stort set aldrig med ved en overflytning: linket virker kun hos den gamle tjeneste. Noter derfor:

• hvilke mapper der er delt med kunder, leverandører eller revisoren;
• hvilke offentlige links der findes, og om de stadig er nødvendige;
• hvad der er delt med dig: mapper fra andre, som du ser i dit eget drev, ligger ikke i dit eget lager og flytter derfor ikke med.

Det sidste overrasker mange. "Delt med mig" er ikke din egen kopi. Vil du beholde noget, så lav din egen kopi eller spørg ejeren.

Oprydning før du flytter

Migreringsværktøjerne tager alt med, som du giver dem. Det du ikke vil beholde, er bedre at smide ud på forhånd. At rydde op på forhånd:

• gør kopieringen hurtigere;
• gør den efterfølgende kontrol lettere (mindre at tælle);
• mindsker risikoen: data du ikke har, kan heller ikke lække.

Smid dog ikke noget ud, du skal opbevare. For skattemyndighederne gælder der i Nederlandene generelt en opbevaringspligt på syv år for bogføringen (artikel 52, stk. 4, i den nederlandske lov om rigsskatter), og for visse data, som oplysninger om fast ejendom, ti år. For personaledata og medicinske data gælder andre frister. Er du i tvivl, så spørg din bogholder eller jurist. Det du skal opbevare, men ikke bruger dagligt, kan du også arkivere: gemme det separat, for eksempel i en arkivmappe med begrænset adgang.

Og det modsatte: persondata, du ikke længere har brug for, må du ifølge databeskyttelsesforordningen (GDPR) netop ikke blive ved med at opbevare (princippet om opbevaringsbegrænsning, artikel 5, stk. 1, litra e). En overflytning er et godt tidspunkt til at rydde op i det.

Hvor lang tid tager kopieringen?

Et groft skøn hjælper med planlægningen (lektion 3.3). Hastigheden afhænger af den gamle tjeneste (der ofte begrænser antallet af forespørgsler pr. minut), den nye tjeneste og antallet af filer. Regn rigeligt ved planlægningen:

• mange små filer eller beskeder går langsommere end få store;
• en første kopi af en stor postkasse kan tage en nat eller længere; en anden runde (kun de nye beskeder) går hurtigt;
• lav en prøve med én postkasse og én mappe, og regn videre ud fra den prøve.

Licenser og brugere

Tæl også licenserne: hvor mange brugere, hvilken type (for eksempel med eller uden kontorpakke) og hvornår de udløber. Hos den nye tjeneste vælger du for hver person, hvad han har brug for. Ikke alle har brug for en online kontorpakke eller videoopkald.

Fastlæg også hvem der fremover er administrator. En administrator opretter konti og indstiller rettigheder. Det er noget andet end dataejeren: kollegaen hvis postkasse det er. En god regel: mindst to administratorer, og administratorer kigger ikke i andres data medmindre det er aftalt (lektion 7.3).

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

I en WebOké Nextcloud ser du dit lager to steder: nederst til venstre i appen Filer for dig selv, og som administrator i Mit WebOké for hele pakken. Filer i en teammappe tæller ikke hos én person, og filer som nogen deler med dig, tæller hos ejeren. Du opretter brugere i Brugerstyring; der ser du også det seneste login. Hos andre udbydere ligger disse oversigter et andet sted, men princippet er det samme.

Opsummering

• Tæl pr. tjeneste og pr. bruger hvor meget mail og filer der er, og kig på sidste login.
• Delt lager (delt drev, teamsite) tilhører organisationen; personligt lager forsvinder med kontoen.
• Eksterne delinger og "delt med mig" flytter ikke med: noter dem.
• Ryd op på forhånd, men respekter opbevaringspligter; arkiver det du skal opbevare.
• Fastlæg licenser, administratorer og dataejere; mindst to administratorer.

Quiz

Opgave

Opgave E3.2: Din organisations tal. Find for hver bruger lagerpladsen til mail og filer, det seneste login, og om kontoen skal med. Find ud af for dine tre vigtigste fælles mapper, om de ligger i personligt eller delt lager, og hvem der er ejer. Noter de eksterne delinger, der stadig er nødvendige.

Videre læsning

Trinene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det på lignende vis.

• Nextcloud-vejledning 6.4: Se din lagerplads: hvad tæller med og hvad gør ikke
• Nextcloud-vejledning 14.2: Brugere oprette, redigere, deaktivere og slette
• Nextcloud-vejledning 5.10: Overdrag ejerskab, når en kollega stopper
• Nextcloud-vejledning 14.7: Rettigheder: hvem administrerer hvad i din Nextcloud?
• Databeskyttelsesforordningen (GDPR), artikel 5, stk. 1, litra e (opbevaringsbegrænsning); den nederlandske skattemyndighed (Belastingdienst), opbevaringspligt for bogføring: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren