Sådan løber din e-mail: MX, IMAP og SMTP

Modul 4: Flytning af e-mail · Læsetid: 10 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du forklare en e-mails rute, nævne de dele der ændrer sig ved en mailflytning, og pege på hvad der ud over selve beskederne også skal følge med.

Centrale begreber: MX-record, mailserver, mailboks, IMAP, POP3, SMTP, submission (port 587 og 465), webmail, mailprogram, alias, delt mailboks, regler

Hvorfor du først skal forstå ruten

E-mail føles som én samlet ting: du skriver, du trykker på Send, og en anden læser det. I virkeligheden samarbejder mindst fire komponenter. Ved en flytning ændrer du nogle af dem, og ved du ikke hvilke, trækker du let i den forkerte knap. Resultatet bliver mail der i en hel dag stadig lander hos den gamle udbyder, eller telefoner der i det skjulte fortsat sender via den gamle server.

Bakkerij De Korrel har domænet example.com. Alle tolv medarbejdere sender mail via Microsoft 365 i dag. Bageriet vil over på en europæisk mailudbyder. Før de flytter noget, tegner de ruten.

Rejsen for en mail til info@example.com

En kunde sender en bestilling til info@example.com. Sådan foregår det:

1. Kundens mailprogram afleverer mailen til sin egen udgående server. Det sker med SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), via porten til aflevering af mail: submission, port 587 med STARTTLS eller port 465 med TLS.
2. Den server vil levere mailen til example.com. Den spørger i DNS'en: "hvad er MX-records for example.com?" MX-recorden peger på den server der modtager mail for domænet.
3. Den afsendende server opretter forbindelse til den server, igen med SMTP (nu mellem servere, port 25), og leverer mailen.
4. Den modtagende server lægger mailen i mailboksen for info@.
5. Medarbejderne læser mailboksen med et mailprogram eller webmailen. Det sker som regel med IMAP, port 993 med TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

MX-recorden ligger i DNS'en for dit domæne, ikke hos din mailudbyder. Den der administrerer DNS'en, bestemmer altså hvor mailen til dit domæne skal hen. Hvordan MX-records og prioriteter nøjagtigt fungerer, kan du læse om i DNS-kurset, lektion 4.1.

IMAP eller POP3: hvor ligger din mail egentlig?

Med IMAP bliver mailen på serveren. Din bærbare, din telefon og webmailen viser alle sammen den samme mailboks. Flytter du en mail til en mappe på din telefon, ligger den også i den mappe på din bærbare.

Med POP3 henter mailprogrammet mailen og sletter den ofte bagefter fra serveren. Mailen ligger så kun på den ene computer.

Ved en flytning gør det en stor forskel. En IMAP-mailboks kan du kopiere fra server til server: alt ligger på serveren. Med POP3 ligger en del af din historik måske kun på en gammel pc. Den mail skal du tage med separat, for eksempel ved i dit mailprogram at trække de gamle mapper over i din nye IMAP-mailboks.

Spørg dig selv: er der stadig nogen hos dig der bruger POP3? Det kan du se i mailprogrammets kontoindstillinger: står der POP eller port 995, er det POP3.

Microsoft 365 og Google Workspace bruger til deres egne apps også egne protokoller, såsom Exchange ActiveSync og Gmail-appen. Du mærker ikke meget til det, men det betyder at ikke alle indstillinger automatisk går over til IMAP. Efter flytningen skal hver enhed sættes op igen (lektion 4.4).

Hvad ændrer sig ved en flytning?

Den vigtigste gode nyhed står i sidste linje: fordi du har dit eget domæne, forbliver din e-mailadresse den samme. Kunderne mærker intet. Det er netop derfor et eget domæne er så værdifuldt for din uafhængighed (lektion 8.2). Har du i dag en adresse som bakkerij.dekorrel@gmail.com, kan du godt kopiere mailen, men selve adressen forbliver Googles. Så skal du give alle besked om en ny adresse.

Hvad der ud over selve beskederne også hører til din mail

En mailboks er mere end en bunke beskeder. Ved en IMAP-kopi følger beskederne og mapperne med, men mange andre ting gør ikke. Lav en liste over det på forhånd:

• Aliasser: ekstra adresser der ender i samme mailboks, som bestellingen@ og facturen@ der lander hos info@.
• Delte mailbokse og grupper: i Microsoft 365 har De Korrel en delt mailboks bestellingen@ som fire personer læser, og en gruppe team@ der går til alle. Hos den nye udbyder bliver det en almindelig mailboks med flere brugere, en videresendelse eller en mailingliste.
• Regler og filtre: "mail fra grossisten til mappen Indkøb". De ligger på serveren eller i mailprogrammet og følger ikke med ved en IMAP-kopi.
• Signaturer: ligger ofte i mailprogrammet eller i webmail-indstillingerne.
• Automatiske svar (fraværsbeskeder).
• Videresendelser til en ekstern adresse.
• Afsendere der ikke sidder i en mailboks: webshoppen der sender bestillingsformularer, kassen der sender kvitteringer, scanneren der sender pdf'er, bogholderiet der sender fakturaer. De sender på vegne af example.com via en server. Dem skal du også huske i SPF (lektion 4.3).
• Kalender- og kontaktmapper i Exchange. De følger ikke med ved en mailkopi. Dem flytter du separat (modul 5).

Listen gør en "mailflytning" til et overskueligt projekt. I oversigten fra modul 3 havde du allerede en linje "e-mail"; nu deler du den linje op.

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

Hos WebOké står indstillingerne til et mailprogram samlet i DirectAdmin-vejledningen: IMAP port 993 med SSL/TLS, SMTP port 587 med STARTTLS eller 465 med SSL/TLS, og som brugernavn den fulde e-mailadresse. Som servernavn bruger du domænenavnet (hvis din hjemmeside også ligger hos WebOké og har et gyldigt certifikat) eller servernavnet for din pakke. Hos andre europæiske mailudbydere er portene de samme; kun servernavnet er forskelligt, og nogle udbydere lader dig logge ind med et separat brugernavn i stedet for e-mailadressen. Se altid i hjælpesiderne hos din nye udbyder.

Opsummering

• Mail sendes med SMTP, MX-recorden i DNS'en bestemmer hvor den lander, og du læser den som regel med IMAP.
• MX-recorden ligger i DNS'en for dit domæne: den der administrerer DNS'en, styrer mailen.
• Med et eget domæne forbliver din e-mailadresse den samme ved en flytning; med en gratis adresse fra en stor udbyder gør den ikke.
• IMAP-mailbokse er nemme at kopiere; mail der kun ligger på en pc via POP3, skal tages med separat.
• Aliasser, delte mailbokse, regler, signaturer, autosvar og enheder der sender mail på vegne af dit domæne følger ikke automatisk med. Skriv dem på en liste på forhånd.

Quiz

Opgave

Opgave A4.1: Hvor kommer din mail ind nu? Indtast dit eget domæne. Programmet slår MX-recordene og mailserverens IP-adresse op, og spørger IP-registeret hvilken organisation der administrerer det netværk, og i hvilket land det er registreret. Du angiver på forhånd hvilken mailudbyder du tror du har. Bagefter ser du om det passer.

Opgave E4.1: Din mailliste. Lav listen fra denne lektion for din egen organisation: mailbokse, aliasser, delte mailbokse og grupper, regler, signaturer, autosvar, videresendelser, enheder og programmer der sender mail på vegne af dit domæne, og hvem der stadig bruger POP3.

Læs mere

Trinene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det tilsvarende.

• DirectAdmin vejledning 8.7: IMAP eller POP3: hvad er forskellen?
• DirectAdmin vejledning 8.1: Alle indstillinger samlet: servere, porte og sikkerhed
• Hvad er IMAP og POP3, og hvordan virker det?
• Gratis DNS-kursus 4.1: MX-records og prioritet
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, port 587), RFC 8314 (TLS til submission og IMAP, port 465 og 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)