Til, Cc, Bcc og Svar til

Modul 3: Skriv mail · Læsetid: 11 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du for hver modtager bevidst vælge mellem Til, Cc og Bcc. Du ved, hvad Svar alle, Svar til og videresendelse præcis gør, og du undgår at lække adresser.

Centrale begreber: Til, Cc, Bcc, kuvert, Svar alle, Svar til listen, Svar til (Reply-To), Opfølgning til, videresendelse som vedhæftning, databrud, dagsgrænse

Tre felter, tre roller

Når du skriver en mail, ser du som standard ét felt til modtagere. Med plusset ved siden af kan du tilføje flere. Felterne er ikke pynt: hvert felt fortæller modtageren noget om hans rolle.

Til er til dem, der skal gøre noget, eller som du forventer et svar fra. Sætter du tre personer i Til, føler alle tre sig talt til. Eller ingen af dem, fordi alle tror, at en anden tager sig af det. Sæt derfor helst én person i Til, eller skriv i første sætning, hvem der gør hvad.
Cc (carbon copy, en gennemslagskopi) er til dem, der læser med. En person i Cc skal ikke gøre noget, men ved, hvad der foregår. Alle modtagere kan se, hvem der står i Cc.
Bcc (blind carbon copy) er til dem, der får en kopi, som de andre ikke må se. Den, der står i Bcc, er usynlig for modtagerne i Til og Cc, og modtagerne i Bcc kan heller ikke se hinanden.

Hvordan kan Bcc være usynlig, når mailen alligevel når frem til de personer? Det skyldes forskellen mellem kuverten og headerne fra lektion 1.1. Mailserveren leverer til adresserne på kuverten (RCPT TO). Headerne To og Cc er bare tekst i beskeden. Ved Bcc sætter dit mailprogram adressen på kuverten, men fjerner Bcc-headeren fra den besked, som de andre får. Standarden for beskedformatet (RFC 5322) beskriver netop den adfærd.

Bcc og GDPR: en synlig adresse kan være et databrud

En mailadresse som ahmed@example.net er en personoplysning: den hører til et genkendeligt menneske. Sender du én mail til fyrre kunder og sætter dem alle i Til eller Cc, får hver kunde adresserne på de niogtredive andre. Det har de aldrig givet lov til.

GDPR (databeskyttelsesforordningen) kalder sådan en hændelse et brud på persondatasikkerheden (artikel 4, nr. 12): en sikkerhedsfejl, der blandt andet fører til uautoriseret videregivelse af personoplysninger. På almindeligt dansk: et databrud. Om du skal anmelde det til tilsynsmyndigheden, afhænger af risikoen for de personer, det drejer sig om (artikel 33). Fyrre adresser på kunder i en blomsterbutik er noget andet end fyrre adresser på deltagere i en samtalegruppe om gæld: i det andet tilfælde siger alene det, at nogen står på listen, noget følsomt. Er du i tvivl, så skriv det ned, og undersøg, om en anmeldelse er nødvendig. Kurset Sikker online går mere i dybden med det.

Reglen er enkel: mailer du en gruppe mennesker, som ikke kender (eller ikke behøver at kende) hinanden, så sæt dem i Bcc, og sæt dig selv i Til. Det gælder også, når du vælger en gruppe fra din adressebog: webmailen sætter så alle adresserne i det felt, du bruger.

En faldgrube, som få kender: en Bcc-modtager, der klikker på Svar alle, gør sig selv synlig. Hans svar går til alle i Til og Cc, og de ser så pludselig, at han havde fået en skjult kopi. Sætter du nogen i Bcc for at læse med, så sig, at han ikke skal svare. Vil du inddrage nogen åbent, så brug Cc.

Svar: Svar, Svar alle, Svar til listen

Når du har modtaget en besked, har du tre måder at svare på.

Svar går kun til afsenderen (eller til adressen i Svar til, se nedenfor).
Svar alle går til afsenderen og til alle i Til og Cc. Brug det kun, hvis alle de andre virkelig har brug for dit svar. "Tak!" til tyve personer er støj.
Svar til listen (via pilen ved siden af Svar alle) er til mail fra en mailingliste. Listesoftwaren sætter en List-Post-header i beskeden (RFC 2369), og webmailen sender så dit svar til listen i stedet for til den person, der skrev det.

Er du i tvivl mellem Svar og Svar alle, så kig på felterne Til og Cc, før du sender. Du ser præcis, hvem der får det. Fjern dem, der ikke hører med.

Svar til og Opfølgning til

Med Svar til (headeren Reply-To) siger du: svar på denne mail vil jeg gerne have på en anden adresse. Sanne sender for eksempel en mail fra sanne@example.com om en bestilling, men vil have, at svarene kommer ind på den fælles adresse info@example.com, så Daan også ser dem. Hun skriver så info@example.com i Svar til. Klikker kunden på Svar, står info@ allerede klar som modtager.

Svar til er også et yndet trick hos svindlere: afsenderen ser rigtig ud, men dit svar går til et helt andet domæne (lektion 2.4). Kig derfor en gang imellem på den adresse, webmailen udfylder, når du selv svarer.

Opfølgning til (headeren Mail-Followup-To) kommer fra mailinglisternes verden. Du angiver med den, hvor opfølgende svar i en diskussion skal hen, for eksempel kun til listen og ikke også til dig personligt. Ikke alle mailprogrammer bruger den. I almindelig forretningsmail lader du feltet stå tomt.

Videresendelse: i teksten eller som vedhæftning

Med Videresend sender du en modtaget besked videre til en anden. Med pilen ved siden af vælger du hvordan:

i teksten (inline): den gamle besked kommer som citat under din tekst. Praktisk, når du hurtigt vil sætte nogen ind i sagen. Modtageren kan læse den som en almindelig mail.
som vedhæftning: hele den oprindelige besked sendes med som .eml-fil, med alle headere. Det har du brug for, når nogen skal kunne se, hvor en mail virkelig kom fra, for eksempel når du videresender phishing til en helpdesk.

Vær opmærksom på, hvad der står i citatet, når du videresender. En lang tråd indeholder ofte adresser, telefonnumre eller aftaler fra personer, som ikke ved, at du giver det videre til en anden. Fjern det, den nye modtager ikke behøver at se.

Mange modtagere: dagsgrænsen

En mailboks er lavet til personlig mail, ikke til nyhedsbreve. For at undgå misbrug kan du kun sende et begrænset antal mails om dagen. Hos WebOké gælder grænsen for hele din pakke samlet: alle mailbokse, webmailen og dit website. Bemærk: hver modtager tæller. Én besked med to hundrede adresser i Bcc er to hundrede mails. Vil du jævnligt nå ud til en stor gruppe, så brug en nyhedsbrevstjeneste. Den sørger også for afmelding og en ordentlig liste, som hører med til et nyhedsbrev. Hos andre udbydere findes der lignende grænser.

Eksempel: én mail, tre felter

Sanne sender tilbuddet på bryllupsblomsterne til Ahmed.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed skal godkende, så han står i Til. Daan laver blomsterne og læser med: Cc. Ahmed kan se, at Daan læser med, og det er godt, for Daan ringer måske til ham senere. Svar kommer ind på info@, som både Sanne og Daan holder øje med.

I praksis: sådan fungerer det i webmailen

Under Ny besked finder du feltet Modtager. Med plusset til højre for feltet tilføjer du Cc, Bcc, Svar til og Opfølgning til. Med knappen med de små figurer vælger du kontakter eller en gruppe fra din adressebog. Over en åbnet besked finder du Svar, Svar alle (med Svar til listen under pilen) og Videresend (med valget i teksten eller som vedhæftning). Trinnene står i Roundcube-vejledningen. I anden webmail, som Gmail eller Outlook.com, hedder knapperne næsten det samme og fungerer på lignende måde.

Skærmen Ny besked med Afsender, Modtager, Emne, teksten og knappen Send — (1) Afsender, (2) Modtager, (3) Emne, (4) din besked, (5) Send

Opsummering

Til er til dem, der skal gøre noget, Cc til dem, der læser med, og Bcc til dem, der skal forblive usynlige.
Bcc virker via kuverten: adressen får mailen, men Bcc-headeren sendes ikke med til de andre.
Synlige adresser på mennesker, der ikke kender hinanden, kan være et databrud (GDPR artikel 4, nr. 12); om du skal anmelde det, afhænger af risikoen (artikel 33).
Brug kun Svar alle, hvis alle har brug for dit svar; en Bcc-modtager, der bruger det, afslører sig selv.
Svar til sender svar til en anden adresse; hver modtager tæller med i dagsgrænsen.

Quiz

Opgave

Opgave A3.1: Hvem skal stå hvor? Læs de fem situationer, og vælg for hver situation, om den nævnte person eller gruppe hører til i Til, Cc eller Bcc. (1) Sanne sender tilbuddet på bryllupsblomsterne og vil have, at Ahmed godkender det: hvor sætter hun Ahmed? (2) I samme mail vil Sanne have, at Daan ved, hvad der er aftalt; Daan skal ikke gøre noget, og Ahmed må gerne se, at Daan læser med: hvor sætter hun Daan? (3) Sanne mailer fyrre kunder, der ikke kender hinanden, at butikken er lukket på den hollandske Kongedag: hvor sætter hun kunderne? (4) Sanne beder både budfirmaet (planning@example.org) og Daan om at bekræfte inden fredag, om de kan på lørdag; hun forventer svar fra dem begge: hvor sætter hun budfirmaet? (5) Sanne besvarer en klage fra en kunde og vil have en kopi på sin egen arkivadresse archief@example.com; den adresse gør intet med mailen, og kunden behøver ikke at se den: hvor sætter hun archief@example.com? Du vælger for hver situation i valgfelterne, og programmet sammenligner dine svar med facit. For hver situation ser du, om dit valg er rigtigt, og hvorfor.

Læs videre

Hvor der står trin i webmailen, gælder de for WebOkés webmail; i anden webmail fungerer det på lignende måde.

Cookies hos WebOké

Cookieindstillinger

Nødvendige

Marketing