Vedhæftede filer og store filer

Modul 3: Skriv mail · Læsetid: 11 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du regne ud, om filer kan være i én mail. Du forstår, hvorfor en vedhæftet fil bliver større, når du sender den, og du vælger den rigtige vej ved store filer: formindske, konvertere eller sende et delingslink.

Centrale begreber: MIME, base64, beskedgrænse, maksimal størrelse på vedhæftninger, modtagende server, delingslink, udløbsdato, pdf, formindske et foto, påmindelse om vedhæftninger, vCard

En vedhæftet fil er blevet til tekst

Mail blev oprindeligt lavet til almindelig tekst. Et foto, en pdf eller et regneark består af vilkårlige bytes, og de kan ikke bare sendes med. Derfor findes MIME: en standard, der deler en besked op i dele, hvor hver del har en header, der fortæller, hvad den indeholder (for eksempel Content-Type: application/pdf), og hvordan den er pakket ind. Til filer er den indpakning næsten altid base64.

Base64 laver hver 3 bytes i din fil om til 4 læsbare tegn (RFC 2045). Resultatet er altså cirka en tredjedel større end originalen. Et foto på 3 MB fylder cirka 4 MB i mailen. Sådan ser starten af sådan en vedhæftning ud, når du ser kilden til en besked:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Hver linje af det rod er et lille stykke af din pdf. Modtageren ser intet af det: mailprogrammet laver det tilbage til den oprindelige fil.

Regn efter: kan det være i én besked?

Alle mailservere har en beskedgrænse: den største besked, de tager imod, målt efter indpakningen. Hos WebOké er den 50 MB pr. besked på alle mailservere. Fordi base64 gør alt en tredjedel større, kan der være cirka 36 MB vedhæftede filer i én besked. Det tal ser du også i webmailen som maksimal filstørrelse, når du vedhæfter.

Tommelfingerreglen, når du selv vil regne efter:

1. Læg størrelsen af alle vedhæftede filer sammen.
2. Er det mere end cirka 36 MB, kan det ikke være i én mail hos WebOké.
3. Er det mindre, kan det være hos din server. Men det er kun halvdelen af historien.

Den anden halvdel er den modtagende server. Den har også en beskedgrænse, og den er tit lavere end 50 MB. Mange tjenester tager imod beskeder på op til cirka 20 til 25 MB, men det varierer fra tjeneste til tjeneste og kan ændre sig. Er din besked for stor til modtageren, får du en fejlmeddelelse retur, tit med en kode som 552 eller ordene "message too big" eller "message size exceeds". Din mail er så sendt, men ikke kommet frem.

Derfor en anden og mere forsigtig tommelfingerregel: over 15 til 20 MB vedhæftede filer til nogen uden for din egen organisation vælger du hellere et delingslink. Så behøver du ikke gætte.

Husk også: en besked med store vedhæftninger ligger bagefter i din mappe Sendt post og i modtagerens mailboks. Den tæller med i lagerpladsen begge steder (lektion 5.4). Sender du den samme fil på 20 MB til fem personer, ligger den fem gange hos modtagerne og én gang hos dig.

Gør det mindre: den største gevinst først

Før du laver et delingslink, så se, om filen kan blive mindre. Ikke alle filer fylder lige meget i forhold til, hvad de indeholder.

• Fotos fra en telefon eller et kamera fylder tit flere MB stykket, fordi de er gemt i fuld opløsning. Til en skærm er en brøkdel af det nok. Formindsker du et foto til for eksempel 2000 pixels i bredden, bliver det som regel mange gange mindre, uden at du kan se forskel på en skærm. Det er næsten altid den største gevinst.
• Dokumenter: et tilbud som .docx kan være stort på grund af indsatte billeder og ser nogle gange anderledes ud hos modtageren. En pdf er tit mindre, ser ens ud overalt og kan ikke ændres ved et uheld.
• Scannede dokumenter er billeder. Scan med en lavere opløsning eller i sort-hvid, hvis der ikke er brug for farver.
• Zip hjælper på tekstfiler og regneark, men næsten ikke på fotos, video og pdf'er: de er allerede komprimeret.

Ved video hjælper det tit ikke nok at gøre filen mindre. En film på et par minutter er hurtigt større end 36 MB. Så er et delingslink den eneste gode vej.

Delingslinket: filen bliver liggende, linket rejser

Med et delingslink lægger du filen i et onlinelager, som Nextcloud eller en anden cloud, og sender kun et link. Mailen forbliver lille, modtageren henter filen, når det passer, og du kan trække linket tilbage senere.

Et godt delingslink har:

• en udløbsdato, så filen ikke ligger offentligt i årevis;
• en adgangskode ved fortrolige filer, som du giver videre via en anden kanal (sms eller telefon), ikke i samme mail;
• kun læseadgang, medmindre den anden virkelig skal lægge noget tilbage.

En faldgrube: et delingslink uden adgangskode virker for alle, der har linket. Videresender modtageren din mail, kan den næste modtager også få fat i filen. Ved personoplysninger eller tilbud er en adgangskode og en udløbsdato altså ingen luksus.

En anden faldgrube: nogle modtagere stoler ikke på links, og med god grund efter al den phishing (lektion 2.4). Skriv derfor i mailen, hvad de kan forvente: "Du får et link til vores Nextcloud, filen hedder foto's-bruiloft.zip, og linket virker til 1. juni."

Glemte vedhæftninger og et visitkort

Hvem har aldrig skrevet "se vedhæftet fil" og så ikke vedhæftet noget? Webmailen kan advare dig: med Påmind om glemt vedhæftning af filer tjekker den, når du klikker Send, om din tekst indeholder ord som "vedhæftet", mens der ingen vedhæftning er. Påmindelsen er slået fra som standard; du slår den til under Indstillinger > Skrivning af beskeder.

Med Tilføj vCard sender du en kontakt fra din adressebog med som visitkort (en .vcf-fil). Modtageren lægger den i sin egen adressebog med ét klik. Smart, når du vil give nogen oplysningerne om en kollega eller leverandør. Mere om vCard i lektion 7.2.

I praksis: sådan gør du i webmailen

I skærmbilledet Ny besked vedhæfter du en fil med Vedhæft øverst eller med Vedhæft en fil til højre, eller du trækker en fil over i feltet til højre. Der ser du også den maksimale filstørrelse. Påmindelsen om glemte vedhæftninger finder du under Indstillinger > Skrivning af beskeder. Roundcube-vejledningen beskriver trinene. I anden webmail fungerer det på samme måde, men grænsen pr. besked varierer fra udbyder til udbyder.

Opsummering

• Vedhæftede filer pakkes ind som tekst med base64 og bliver derfor cirka en tredjedel større (3 bytes bliver til 4 tegn).
• Hos WebOké må en besked være 50 MB; det svarer til cirka 36 MB vedhæftede filer.
• Modtagende servere accepterer tit mindre; ved store filer til eksterne er et delingslink bedre.
• Formindsk først fotos, og konvertér dokumenter til pdf; zip hjælper ikke på fotos og video.
• Et delingslink får en udløbsdato og ved fortrolige filer en adgangskode via en anden kanal.

Quiz

Opgave

Opgave A3.3: Kan det være i én mail? Gå ud fra tommelfingerreglen hos WebOké: cirka 36 MB vedhæftede filer kan være i én besked på 50 MB, fordi base64 gør alt cirka en tredjedel større. Vælg ved situation 1 til 3 "passer" eller "passer ikke, delingslink". (1) Sanne sender Ahmed to pdf'er: tilbuddet på 3 MB og blomsterplanen på 5 MB. (2) Daan vil sende Sanne en video af, hvordan en bryllupsbue bliver bygget; filen er 120 MB. (3) Sanne vil sende Ahmed tolv fotos af tidligere brudebuketter, hver på 3,5 MB, direkte fra sit kamera, i én mail. Spørgsmål 4: Sanne skal gøre plads til en anden mail og kan først formindske én fil. Hvilken fil vælger du: (a) offerte-bruiloft.pdf på 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg på 9 MB direkte fra kameraet, (c) prijslijst.docx på 0,2 MB? Programmet sammenligner dine fire svar med facit og viser udregningen for hver situation.

Læs videre

Hvor der står trin i webmailen, gælder de for webmailen hos WebOké; i anden webmail fungerer det på samme måde.

• Roundcube Webmail 4.3: Send vedhæftninger
• E-mail afvist: besked for stor
• Fejlmeddelelser løst 1.6: 552: Mailbox full eller Message too big
• Gratis kursus E-mail i orden: opsætning og god levering 3.2: Lagerplads, kvoter og en fuld postkasse
• RFC 2045, MIME del 1, afsnit 6.8 om base64 (engelsk): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045