Modul 5 · 5.3
Søg som en pro
Modul 5: Organiser og find igen · Læsetid: 9 minutter
Læringsmål: Efter denne lektion kan du vælge det rigtige søgefelt, den rigtige type, dato og det rigtige omfang til enhver søgning, og du forstår, hvorfor webmailen nogle gange ikke finder noget.
Centrale begreber: søgefelt, søgeindstillinger, Omfang, Hele beskeden, Type, IMAP SEARCH, ryd søgningen
Søgningen sker på serveren
Når du søger i webmailen, er det ikke din browser, der gennemsøger din mail, men mailserveren. Webmailen sender via IMAP en søgekommando (IMAP SEARCH) til serveren, for eksempel: "giv mig de beskeder i Indbakke, hvor afsenderen indeholder ahmed". Serveren sender numrene på de beskeder, der passer, tilbage, og webmailen viser dem.
Det forklarer et par ting:
- Søgning går lige så hurtigt på en gammel bærbar som på en hurtig computer, fordi arbejdet sker på serveren.
- Du søger i alt, hvad der ligger på serveren, også beskeder fra mange år tilbage, som dit mailprogram ikke længere har hentet ned.
- Det, serveren ikke ser som tekst, finder den ikke. Teksten i en vedhæftet fil, som en pdf eller en Word-fil, bliver ikke gennemsøgt. Et ord, der kun står i det vedhæftede tilbud, finder du altså ikke. Søg i stedet på afsender, emne eller periode.
Hvor søger du: felterne
Som standard søger webmailen i emnet og afsenderen. Med den lille pil i søgefeltet åbner du søgeindstillingerne og vælger selv, hvor webmailen skal kigge. Du kan slå flere felter til på én gang. En besked tæller så som et hit, hvis ordet står i mindst ét af felterne.
| Felt | Hvor søger webmailen | Eksempel |
|---|---|---|
| Emne | headeren Subject | "tilbud" |
| Afsender | headeren From, navn og adresse | "ahmed" eller "example.net" |
| Modtager | headeren To | adressen på en leverandør, du har skrevet til |
| Cc | headeren Cc | en, der læste med |
| Bcc | headeren Bcc (kun i din egen sendte mail) | hvem du skjult sendte med til |
| Body | beskedens tekst | et ord fra selve mailen |
| Hele beskeden | headere og tekst samlet | når du ikke ved, hvor ordet står |
Der findes også Svar til og Opfølgning til, til headerne med de navne. Dem får du sjældent brug for.
Hvorfor ikke altid Hele beskeden? Fordi du så får mange flere hits. Søger du på "example.net" i hele beskeden, finder du ikke kun mail fra Ahmed, men enhver mail, hvor domænet står et sted: i en signatur, i en videresendt mail, i en header fra en server. Jo mere specifikt feltet er, jo kortere bliver listen.
Type og dato: gør listen endnu kortere
Med Type vælger du, hvilke beskeder du vil se: Alle, Ulæste, Markeret, Ubesvaret, Slettede, Ikke slettet, Med vedhæftning eller Prioritet. Det virker også uden søgeord. Vælger du kun typen Med vedhæftning i Sendt, ser du alt, hvad du har sendt med en vedhæftet fil.
Med Dato vælger du en periode: yngre eller ældre end en uge, en måned eller et år. "Ældre end et år" er praktisk, når du rydder op (lektion 5.4), og "yngre end en måned", når du ved, at det var for nylig.
Type, dato og søgeord virker sammen. Hvert ekstra kriterium gør listen kortere.
Omfang: i hvilke mapper
Omfang bestemmer, i hvilke mapper serveren søger:
- Nuværende mappe: kun den mappe, du har åben. Hurtigst og mindst.
- Denne og undermapper: den mappe, du har åben, plus alle mapper under den. Praktisk, hvis du har en mappe Klanten (kunder) med en undermappe for hver kunde, eller et arkiv, der er delt op efter år.
- Alle mapper: alle mapper i din mailboks, også Sendt, Spam og Papirkurv.
Søger du i flere mapper på én gang, kan du ved hver besked også se, hvilken mappe den ligger i. Så ser du med det samme, hvor en besked er havnet, for eksempel på grund af et filter.
Vær opmærksom på to ting. Omfanget er relativt: "Denne og undermapper" betyder noget andet, når du står i Indbakke, end når du står i Klanten. Og en besked, du selv har sendt, ligger i Sendt, ikke i Indbakke. Leder du efter en mail, du har sendt til nogen, er feltet Modtager og et omfang, der omfatter Sendt, det rigtige valg.
En fremgangsmåde i tre trin
Leder du efter noget og ved ikke, hvor du skal begynde, så gå fra smalt til bredt:
- Hvad ved du med sikkerhed? Afsenderen, et ord fra emnet, nogenlunde hvornår. Vælg det felt, der passer.
- Hvor ligger det sandsynligvis? Vælg det mindste omfang, du er sikker på er rigtigt.
- Intet fundet? Gør søgningen bredere trin for trin: tilføj Body, derefter Alle mapper, og først til sidst Hele beskeden. Kig også i Spam og Papirkurv. Dem søger du automatisk i med Alle mapper.
Søg på en del af et navn, hvis du ikke er sikker på resten: kun efternavnet "Vries" finder også "Sanne de Vries". Store og små bogstaver er ligegyldige.
Husk at rydde søgningen med krydset i søgefeltet, når du er færdig. Ellers forbliver listen filtreret, og du tror, at der mangler mail. De valgte indstillinger bliver desuden stående til din næste søgning. Undrer du dig over, at en almindelig søgning pludselig søger i alle mapper, har du ofte glemt, at du selv satte det sådan op sidste gang.
Søg i din adressebog
Adressebogen har sit eget søgefelt. Der søger du på navn eller adresse, og med Søg øverst kan du søge mere udførligt, for eksempel på organisation. Det er adskilt fra søgningen i din mail. Modul 7 går mere i dybden med adressebogen.
I praksis: sådan virker det i webmailen
Søgefeltet står over beskedlisten. Den lille pil til højre i feltet åbner søgeindstillingerne med felterne, Type, Dato og Omfang. Den lille konvolut i søgefeltet viser med ét klik kun ulæste beskeder. Trinene står i Roundcube-vejledningen under Søg i din mail. I anden webmail virker det på lignende måde: Gmail og Outlook.com har en søgelinje med avancerede indstillinger, og Gmail kender søgeord som from: og has:attachment.
Opsummering
- Søgningen sker på mailserveren (IMAP SEARCH). Teksten i vedhæftede filer bliver ikke gennemsøgt.
- Vælg det mest specifikke felt: Afsender, Modtager eller Emne giver mindre støj end Hele beskeden.
- Type og Dato gør listen kortere, også uden søgeord.
- Omfang: Nuværende mappe, Denne og undermapper eller Alle mapper. Din egen sendte mail ligger i Sendt.
- Gå fra smalt til bredt, og ryd søgningen, når du er færdig.
Quiz
Opgave
Opgave A5.3: Hvilken søgning? Sanne har i sin mailboks Indbakke, Sendt, Spam, Papirkurv, en mappe Klanten (kunder) med en undermappe for hver kunde og et Arkiv, der er delt op efter år. Vælg for hvert spørgsmål omfanget (Nuværende mappe, Denne og undermapper eller Alle mapper) og søgefeltet (Emne, Afsender, Modtager, Body eller Hele beskeden). Tag hver gang det mindste omfang og det mest specifikke felt, der helt sikkert virker. 1. Sanne har Indbakke åben. Hun er sikker på, at mailen fra ahmed@example.net stadig ligger der, men hun aner ikke, hvad emnet var. 2. Sanne leder efter en mail, som hun selv sendte til levering@example.org. Hun ved ikke, om den stadig ligger i Sendt eller allerede er flyttet til en af arkivmapperne. 3. Sanne har mappen Klanten åben. Hun ved, at en kunde engang skrev ordet "rozenboog" i teksten i sin mail, men ikke i emnet, og hun kan ikke huske, hvilken kunde det var. Programmet sammenligner for hvert spørgsmål dit omfang og dit felt med svarnøglen og forklarer hver fejl.
Læs videre
Hvor der står trin i webmailen, gælder de for webmailen hos WebOké. I anden webmail virker det på lignende måde.
- Roundcube Webmail 9.1: Søg i din mail
- Roundcube Webmail 8.1: Tilføj og find kontakter
- Hent mailboks eller slettede e-mails tilbage fra backuppen
- RFC 9051, IMAP version 4rev2, med kommandoen SEARCH (engelsk): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051