En mail, der bliver læst

Modul 3: Skriv mail · Læsetid: 11 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du skrive en mail, der hurtigt bliver forstået: med et emne, der siger, hvad der skal ske, spørgsmålet øverst, en pæn opbygning, et citat, der hjælper, og et bevidst valg mellem almindelig tekst og formatering.

Centrale begreber: emnelinje, kernesætning, ét emne pr. mail, citere, under eller over citatet, almindelig tekst, HTML-editor, multipart/alternative, tone, Anmod om kvittering ved læst

Læsere skimmer først

Den, der åbner sin mail, læser ikke fra top til bund. Han ser et navn og et emne i beskedlisten, åbner måske, læser de første linjer og beslutter så: gør det nu, gør det senere eller lad det ligge. En god mail er skrevet til de få sekunder. Det handler ikke om flotte sætninger, men om rækkefølge: det vigtigste først.

To ting afgør, om din mail overlever det første blik: emnet og den første sætning.

Emnet: et resumé med handling

Emnelinjen er det eneste, modtageren ser, før han åbner, og det eneste, han senere søger på. "Et spørgsmål", "Info" eller "Re: Re: Fwd: tilbud" siger ingenting. Et godt emne svarer på to spørgsmål: hvad handler det om, og hvad forventer du?

• Dårligt: vraagje
• Bedre: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Bedst: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

I det sidste emne er der en dato og en handling. Ahmed ved uden at åbne, at han skal beslutte noget, og hvornår. Seks måneder senere finder Sanne mailen igen ved at søge på "bryllup" eller "borde" (lektion 5.3).

Skifter samtalen emne, så ret også emnelinjen. En tråd, der hedder "Tilbud", men nu handler om en klage, er umulig at finde.

Den første sætning er spørgsmålet

Begynd med det, det drejer sig om: spørgsmålet, beslutningen eller nyheden. Baggrunden kommer bagefter. Det kaldes også kernesætningen. Sammenlign "Jeg håber, alt går godt, her er meget travlt med mors dag, Daan var på ferie, og jeg har kigget på tilbuddet igen..." med "Ahmed, kan du give mig besked om to ting inden 1. maj: farverne og antallet af borde?" Den anden version kan Ahmed svare på med det samme. En venlig indledning er fint, men sæt den ikke før spørgsmålet.

Et par regler, der hjælper:

• Ét emne pr. mail. To emner i én mail betyder ofte, at det andet bliver glemt. Desuden kan du ikke arkivere mailen i én mappe eller videresende den til den rette person.
• Korte afsnit, med en tom linje imellem. En blok på femten linjer er der ingen, der læser på en telefon.
• Flere spørgsmål? Nummerér dem. Så kan modtageren svare med "1. pastel, 2. fjorten borde".
• Nævn en dato, hvis du har brug for noget, og sig hvorfor ("så kan jeg nå at bestille hos gartneren").
• Slut af med næste skridt, ikke med tre udråbstegn.

Citér kun det, der hjælper

Svarer du på en mail, sætter webmailen den oprindelige besked ind som citat i dit svar, med et > foran hver linje i almindelig tekst eller en lodret streg ved formatering. Citatet er praktisk: modtageren kan se, hvad du svarer på. Men i en lang tråd vokser citatet for hver runde, til dit svar på to linjer forsvinder under fire skærme tekst.

Fjern derfor det, der ikke er brug for. Lad kun den sætning stå, du svarer på, og skriv dit svar under den. Det kaldes inline-svar:

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Om du begynder over eller under citatet, er et spørgsmål om aftale. I erhvervsmail er det blevet normalt at skrive over citatet, fordi det nyeste står øverst. På tekniske mailinglister er under eller mellem linjerne normen. Vælg det, der passer til dem, du mailer med, og vær konsekvent. Webmailen lader dig vælge under Indstillinger > Skrivning af beskeder > Når der svares.

En faldgrube: i en citeret tråd står der nogle gange ting, som den nye modtager ikke skal læse, for eksempel en intern bemærkning eller et telefonnummer. Læs citatet igennem, før du tilføjer nogen eller videresender.

Almindelig tekst eller formatering?

En mail kan være skrevet på to måder.

• Almindelig tekst: kun bogstaver, ingen fed skrift, farver eller billeder i teksten. Kommer frem ens overalt, er lille og læses godt på enhver skærm, også i en enkel mailapp eller en skærmlæser.
• HTML (formatering): med fed skrift, overskrifter, farver, links bag ord og billeder. Et mailprogram, der sender formatering, sender som regel også en version i almindelig tekst med i samme besked. Det kaldes multipart/alternative: modtageren får den version, hans program bedst kan vise.

Formatering giver mening, når den hjælper indholdet: en tabel med tider, en overskrift over hver del, en deadline med fed. Den giver ikke mening, når den kun er pynt: farvede bogstaver, en baggrund eller fem skrifttyper. Formatering kan også gå tabt eller se anderledes ud hos modtageren, for eksempel hvis modtageren kun læser almindelig tekst. Læg derfor aldrig betydningen alene i en farve ("de røde datoer er optaget").

I webmailen fra WebOké skriver du som standard i almindelig tekst. HTML-editoren slår du til for den enkelte besked med knappen med billedet øverst til venstre i tekstfeltet, eller som standard under Indstillinger > Skrivning af beskeder.

Tone, korrektur og Anmod om kvittering ved læst

En mail mangler din stemme og dit ansigt. En kort sætning, som du mener effektivt, kan virke brysk hos modtageren. Et par tommelfingerregler: hils og slut af, skriv "kan du" i stedet for "du skal", skriv aldrig noget, du ikke også ville sige højt til modtageren, og vent med at sende, hvis du er vred. At lade en kladde ligge og læse den igennem en time senere (lektion 3.4) forhindrer megen fortrydelse.

Læs en sidste gang igennem, før du klikker på Send: er modtageren rigtig, er emnet rigtigt, står spørgsmålet øverst, er den vedhæftede fil med (lektion 3.3)?

Med indstillingen Anmod om kvittering ved læst beder du modtageren om at give besked, når han har åbnet din mail. Brug det med måde. Modtageren får et spørgsmål på skærmen, må gerne sige nej, og mange programmer sender aldrig en kvittering. Ingen kvittering betyder altså ingenting. At bede om kvittering ved hver mail virker desuden mistroisk. Vil du være sikker på, at noget er kommet frem, så spørg bare om det i teksten.

I praksis: sådan fungerer det i webmailen

Du vælger over eller under citatet under Indstillinger > Skrivning af beskeder. Der indstiller du også, om du som standard skriver med formatering. HTML-editoren slår du til for den enkelte besked med knappen med billedet. Anmod om kvittering ved læst finder du blandt indstillingerne til højre i skærmbilledet Ny besked. Vejledningen til Roundcube beskriver knapperne trin for trin. I anden webmail og i mailprogrammer hedder indstillingerne noget lignende, og skrivereglerne gælder overalt.

Opsummering

• Skriv til det første blik: emne og første sætning afgør, om din mail bliver læst.
• Et godt emne siger, hvad det handler om, og hvad du forventer, gerne med en dato.
• Ét emne pr. mail, korte afsnit, nummererede spørgsmål og et tydeligt næste skridt.
• Citér kun det, der hjælper; vælg over eller under citatet, og hold fast i det.
• Brug kun formatering, når den hjælper indholdet; bed højst undtagelsesvis om kvittering ved læst.

Quiz

Opgave

Opgave D3.2: Omskriv en rodet mail. Åbn materialet slechte-mail.txt: en mail fra Sanne til Ahmed med emnet "vraagje", hvor fire emner står hulter til bulter, og det egentlige spørgsmål først kommer til sidst. Omskriv den i webmailen som en ny besked til dig selv (send den ikke til andre). Brug denne tjekliste: emnet siger, hvad det handler om, hvad der skal ske, og hvornår; den første sætning er spørgsmålet; spørgsmålene er nummererede; ting, der ikke hører til emnet, er taget ud (eller sendt i en separat mail); kun den, der skal svare, står i Til; mailen er kortere end originalen. Svar derefter: hvilken sætning i originalen var egentlig kernen, hvad har du udeladt og hvorfor, og hører Daan til i Til, Cc eller slet ikke? Sammenlign til sidst med modelsvaret til denne opgave.

Læs videre

Hvor der står trin i webmailen, gælder de for webmailen fra WebOké; i anden webmail fungerer det på lignende måde.

• Roundcube Webmail 4.2: Svar og videresend
• Roundcube Webmail 4.4: Formatering, kladder og ekstra indstillinger
• Roundcube Webmail 10.1: De vigtigste indstillinger
• Roundcube Webmail 9.1: Søg i din mail