Lagerplads og oprydning

Modul 5: Organiser og find igen · Læsetid: 8 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du regne ud, hvor fuld din postkasse er. Du ved, hvad der sker, når den bliver fuld, og du kan målrettet skaffe plads uden at miste mail, du har brug for.

Centrale begreber: lagergrænse (kvote), alle mapper tæller med, Tøm, Ryd op, store beskeder, Eksportér, backup

Alle postkasser har en grænse

Din postkasse har en lagergrænse, også kaldet en kvote: den største mængde mail, der kan være i den, for eksempel 2 GB. Grænsen gælder for hele postkassen, altså for alle mapper tilsammen. Det glemmer mange. Også disse mapper tæller med:

• Sendt post: alle vedhæftede filer, du selv har sendt, ligger her en gang til.
• Arkiv: ude af syne er ikke ude af lageret.
• Spam: også mail, du aldrig åbner.
• Papirkurv: en slettet besked ligger i Papirkurv og tæller med, indtil du tømmer den.
• Skjulte mapper: mapper, du ikke abonnerer på (lektion 5.1).

Ud over grænsen for din postkasse har hele din pakke som regel også en grænse. Fylder alle dine postkasser og dit website tilsammen for meget, rammer du den grænse, selv om din egen postkasse stadig har plads.

Hvor fuld er den?

I webmailen ser du nederst til venstre, under mapperne, en lille bjælke med en procentdel. Det er den del af din grænse, der er i brug. Det samme ser du under Indstillinger > Mapper, under listen over mapper.

Det er nemt at regne ud: læg størrelsen af alle mapper sammen, og del med grænsen. Et eksempel med en postkasse på 1 GB, det vil sige 1024 MB:

Postvak In     310 MB
Verzonden      220 MB
Archief        180 MB
Spam            40 MB
Prullenbak      62 MB
Concepten        4 MB
-------------------------
Totaal         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % vol

Tømmer du Spam og Papirkurv, forsvinder 102 MB: 714 / 1024 = 0,697, altså 70 %. Så kan du med det samme se, hvilken oprydning der giver mest. Bemærk, at mailservere regner med 1024: 1 GB er 1024 MB.

Hvad sker der, når den er fuld?

Er din postkasse fuld, er der ikke plads til ny mail. Afsenderens server får en afvisning, og afsenderen får en fejlmeddelelse retur med tekster som "Mailbox full" eller "Quota exceeded" (i lektion 8.4 lærer du at læse sådan en meddelelse). Det er lumskt for dig: du ser ingenting, fordi mailen aldrig kommer ind. Du opdager det først, når en kunde ringer og siger, at hans mail kommer retur.

Også afsendelse kan gå i stå. Webmailen gemmer en kopi af hver sendt besked i Sendt post. Er der ikke plads til den, får du en meddelelse om, at beskeden ikke kunne gemmes i Sendt post.

Derfor får du hos mange udbydere en advarsel på mail, når din postkasse er næsten fuld. Tag den alvorligt, og ryd op, før grænsen er nået.

Skab plads: fra nemt til målrettet

Gør det i denne rækkefølge:

1. Tøm Spam og Papirkurv. Vælg mappen, klik på de tre prikker over mapperne, og vælg Tøm. Det giver ofte plads med det samme, og du mister intet, du har brug for.
2. Find de store beskeder. Nogle få beskeder med store vedhæftede filer fylder ofte mere end tusind almindelige mails. Sortér listen via Listeindstillinger efter Størrelse, faldende. Gør det også i Sendt post: her ligger alle dine egne vedhæftede filer. Kombiner det med søgemulighederne fra lektion 5.3: Type Med vedhæftning og Dato ældre end et år.
3. Gem vedhæftede filer et andet sted. Har du brug for den vedhæftede fil, men ikke for mailen? Gem filen på dit eget lager eller i skyen, og slet derefter beskeden.
4. Tøm Papirkurv igen. Alt, hvad du slettede i trin 2 og 3, ligger nu dér.

Der er også to indstillinger, der automatisk holder din postkasse lille. Du finder dem under Indstillinger > Indstillinger > Serverindstillinger, under Vedligeholdelse:

• Tøm Papirkurv når jeg logger af: Papirkurv bliver tømt, når du logger af. Praktisk, men så har du ikke en ekstra chance, efter du har logget af.
• Slet beskeder i Junk uden at flytte i skraldespand: spam, du sletter, havner ikke først i Papirkurv.

Tøm og Ryd op: forskellen

I menuen med mappehandlinger ser du både Tøm og Ryd op. Tøm sletter alle beskeder i den valgte mappe. Ryd op er noget andet: i IMAP kan en besked være markeret som slettet, uden at den er væk endnu. Nogle mailprogrammer fungerer sådan: de sætter en streg over beskeden i stedet for at flytte den til Papirkurv. Ryd op fjerner de markerede beskeder for alvor. Ser du beskeder med en streg over i en mappe, frigør Ryd op plads.

Gem først, slet bagefter

Vil du gemme gammel mail, men ikke på serveren? Så lav først en kopi:

• Én besked: Mere > Eksportér. Du får en .eml-fil, som du senere kan åbne igen i næsten alle mailprogrammer.
• Flere beskeder på én gang: markér dem, og vælg Mere > Eksportér. Så får du en zip-fil med alle beskederne som .eml.
• Store mængder: sæt et mailprogram op på din computer, der gemmer mail lokalt. Det er også måden at hente et stort arkiv ned fra serveren på.

Tjek, at kopien kan åbnes, før du sletter mailen på serveren. En tømt Papirkurv er nemlig væk. Nogle gange kan den gendannes fra en backup af serveren, men regn ikke med det som plan.

I praksis: sådan fungerer det i webmailen

Lagerbjælken sidder nederst til venstre. Tøm og Ryd op finder du i menuen med de tre prikker over mapperne. Sortering efter størrelse gør du via Indstillinger over beskedlisten. Roundcube-håndbogen beskriver trinnene under Din postkasse er fuld. Anden webmail fungerer på samme måde: Gmail deler sin lagerplads med Drive og Fotos, og Outlook.com viser forbruget under indstillingerne for lagerplads.

Opsummering

• Lagergrænsen gælder for alle mapper tilsammen, også Sendt post, Arkiv, Spam, Papirkurv og skjulte mapper.
• Regn sådan: læg mapperne sammen, og del med grænsen. 1 GB er 1024 MB.
• En fuld postkasse afviser ny mail. Afsenderen får en fejlmeddelelse, du opdager intet.
• Start med at tømme Spam og Papirkurv, find derefter store beskeder (også i Sendt post), og tøm så Papirkurv igen.
• Eksportér det, du vil gemme, og tjek kopien, før du sletter noget endegyldigt.

Quiz

Opgave

Opgave A5.4: Regn på din lagerplads. Sanne har en postkasse på 2 GB, det vil sige 2048 MB. Hendes mapper fylder sådan: Indbakke 612 MB, Sendt post 388 MB, Arkiv 455 MB, Spam 96 MB, Papirkurv 173 MB og Kladder 12 MB. Spørgsmål 1: hvor mange procent af hendes postkasse er i brug? Spørgsmål 2: hvor mange procent er i brug, efter hun har tømt Spam og Papirkurv? Skriv et helt tal ved begge spørgsmål (afrundet til hele procent, uden procenttegn). Programmet sammenligner dine svar med svarnøglen med en margin på 1 procent og viser dig ved en fejl, hvordan du regner det ud.

Læs videre

Hvor der står trin i webmailen, gælder de for WebOkés webmail. Anden webmail fungerer på samme måde.

• Roundcube Webmail 13.3: Din postkasse er fuld
• Roundcube Webmail 10.1: De vigtigste indstillinger
• Ryd op i en postkasse for at frigøre plads i DirectAdmin
• Gem mail lokalt for at spare plads på mailserveren
• Hvordan kontrollerer jeg mit mailforbrug?
• Gratis kursus E-mail i orden: opsætning og god levering 3.2: Lagerplads, kvoter og en fuld postkasse
• Fejlmeddelelser løst 1.6: 552: Mailbox full eller Message too big