Flere adresser og mailbokse

Modul 4: Dig som afsender · Læsetid: 11 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kender du forskellen på en adresse og en mailboks. Du vælger i hver situation den bedste af fire måder at arbejde med flere adresser på, og du laver gode aftaler om en delt mailboks.

Centrale begreber: mailboks, adresse, alias, forwarder, ekstra identitet, tilknyt en anden mailboks, skiftemenu, privat vindue, mailprogram, delt mailboks, flag

En adresse er ikke det samme som en mailboks

Mange bruger "mailadresse" og "mailboks" i flæng. I denne lektion er forskellen vigtig.

• En mailboks er lagerplads på serveren med egne mapper, en egen lagergrænse og en egen adgangskode. Du logger ind på den.
• En adresse er kun et navn, som mail kommer ind på. Hver mailboks har en adresse, men en adresse behøver ikke at have sin egen mailboks. En adresse uden egen lagerplads, der videresender mail, kaldes en forwarder (eller alias). Du kan ikke logge ind på den.

Eksempel: sanne@example.com er en mailboks. info@example.com kan være en anden mailboks med egen adgangskode og egne mapper. Men den kan også være en forwarder, der sender al mail videre til sanne@. For den, der skriver, er der ingen forskel. For Sanne er der: I det første tilfælde skal hun kigge to steder, i det andet tilfælde lander alt i én Indbakke.

Hvad du vælger, afhænger af ét spørgsmål: skal mailen blive på sit eget sted, eller må den lande hos en person? Mail til bogholderiet, som bogholderen og senere en efterfølger skal kunne læse, hører hjemme i en egen mailboks. Mail til bestillinger@, som alligevel altid ender hos Sanne, kan være en forwarder.

Fire måder at arbejde med flere adresser på

1. Ekstra identitet med en forwarder

Lander mailen til en anden adresse alligevel hos dig, så gør du adressen til en forwarder til din egen mailboks og opretter en ekstra identitet i webmailen (lektion 4.1). Du læser alt ét sted og vælger under Afsender, hvilken adresse du svarer fra. Serverens afsenderkontrol tillader det, fordi adressen videresender til din mailboks.

God til: én person med flere adresser. Ikke god, hvis mailen til adressen skal gemmes for sig.

2. Tilknyt en anden mailboks og skift

Har du virkelig to mailbokse, hver med egen adgangskode, kan du tilknytte den anden til en ekstra identitet. Du udfylder servernavn, adresse og adgangskode for den anden mailboks. Derefter står der en skiftemenu over dine mapper: Ét klik, og du er i den anden mailboks med dens egne mapper og mail, uden at logge ind igen. Det, du så sender, går fra den mailboks og havner i dens egen mappe Sendt post.

God til: dig, der jævnligt arbejder i to eller tre mailbokse og ikke vil logge ud hele tiden. Bemærk: Skifter du senere adgangskoden til den tilknyttede mailboks, skal du også rette den i identiteten. I WebOkés webmail kan du kun tilknytte mailbokse, der ligger hos WebOké.

3. To mailbokse ved siden af hinanden i et privat vindue

Din browser husker for hvert vindue, hvem der er logget ind (lektion 1.3). Åbner du et privat vindue (i Chrome og Edge et inkognitovindue), har det vindue sin egen, tomme session. Der kan du logge ind med en anden mailboks, mens den første bliver ved med at være åben i dit almindelige vindue. Lukker du det private vindue, er det login væk.

God til: en gang imellem at kigge i en anden mailboks uden at indstille noget. Ikke praktisk, hvis du gør det hver dag.

4. Et mailprogram med flere konti

Et mailprogram som Thunderbird, Outlook eller Apple Mail viser flere konti ved siden af hinanden, med én liste over ulæst mail og notifikationer for det hele. Det fungerer via IMAP (lektion 1.2), så du ser den samme mail som i webmailen. Du kan også læse mail uden forbindelse, for eksempel i toget.

God til: dig, der arbejder med mange mailbokse hele dagen. Du kan sagtens kombinere det med webmailen.

En delt mailboks med flere personer

En almindelig opsætning: info@example.com er en egen mailboks, og både Sanne og Daan kigger i den. Det fungerer fint, når du ved, hvordan IMAP husker tingene, og I laver et par aftaler.

Det, serveren deler, er flag: læst, besvaret, markeret. Åbner Daan en besked, står den også som læst hos Sanne. Besvarer Sanne den fra info@, får den pilen for besvaret, og den ser Daan også. Mappen Sendt post i info@ viser, hvad der er sendt på vegne af info@, uanset af hvem.

Her ligger faldgruberne:

• "Læst" betyder ikke "færdigbehandlet". Daan åbner en mail, ser, at den er til Sanne, og lader den ligge. Sanne ser den som læst og springer den over. Ingen svarer.
• Dobbelte svar. Sanne og Daan åbner det samme spørgsmål samtidig og svarer begge, med lidt forskellige oplysninger.
• Svar fra den forkerte mailboks. Daan sender et svar fra sin egen mailboks i stedet for info@. Så står det ikke i den delte mappe Sendt post, og Sanne ved ikke, at det allerede er klaret.

Et par aftaler, der forhindrer det:

1. Den, der tager en mail, markerer den (flaget) eller flytter den til en mappe "I gang". Den, der ser en markeret mail, lader den ligge.
2. Svar sendes altid fra info@, så det står i den delte mappe Sendt post. Den, der svarer fra sin egen mailboks, sætter info@ i Cc.
3. Er noget klaret, flyttes det til Arkiv. Indbakke indeholder kun det, der stadig skal gøres (lektion 5.2).
4. Hver person har sin egen identitet i info@, for eksempel "Daan | Bloemenatelier Example", så kunden ved, hvem der svarer.

Et sidste punt: Deler I adgangskoden til info@ mellem flere personer, skal du skifte den, når en kollega stopper, og give den nye videre til de andre. Med en tilknyttet mailboks (måde 2) retter du den bagefter også i identiteten.

I praksis: sådan fungerer det i webmailen

En ekstra identitet opretter du under Indstillinger > Identiteter > Opret. Der finder du også afsnittet Tilknyt en anden mailboks med Aktiver og oplysningerne om den anden mailboks. Når du har gemt, skifter du med skiftemenuen over dine mapper. En forwarder og en ny mailboks opretter du i kontrolpanelet for din hosting (hos WebOké DirectAdmin). Et privat vindue åbner du med Ctrl+Shift+N (Chrome, Edge) eller Ctrl+Shift+P (Firefox). Roundcube-vejledningen beskriver trinnene. I anden webmail fungerer det på samme måde; Gmail og Outlook.com har for eksempel deres egne måder at tilføje en ekstra konto på.

Opsummering

• En mailboks har egen lagerplads og en adgangskode; en forwarder er kun en adresse, der videresender.
• Ekstra identitet med forwarder: én person, flere adresser, alt ét sted.
• Tilknyt en anden mailboks: skift mellem rigtige mailbokse uden at logge ind igen.
• Privat vindue en gang imellem, mailprogram til dig, der arbejder med mange mailbokse hele dagen.
• I en delt mailboks deler alle brugere flagene; aftal, hvem der tager hvad, og svar fra den delte adresse.

Quiz

Opgave

Opgave A4.3: Hvilken løsning passer? Læs de fire situationer, og vælg den bedste måde for hver situation: "ekstra identitet med forwarder", "tilknyt en anden mailboks", "privat vindue" eller "mailprogram". (1) Sanne vil også kunne skrive som bestillinger@example.com; adressen har ingen egen mailboks, og al mail til den må bare lande i hendes egen Indbakke. (2) Daan har sin egen mailboks og administrerer også mailboksen boekhouding@example.com, som har sin egen adgangskode og ligger hos samme udbyder; han arbejder i webmailen og vil flere gange om dagen skifte mellem dem med ét klik uden at logge ind igen. (3) Sanne vil på sin egen bærbare én gang kigge med i en praktikants mailboks ved siden af sin egen mailboks, uden at indstille noget, og bagefter må den bærbare ikke huske noget. (4) Daan arbejder hele dagen med fire mailbokse, vil have notifikationer om ny mail for alle fire og vil kunne læse sin mail i toget uden forbindelse. Du vælger for hver situation i rullemenuerne; programmet sammenligner med facit og forklarer for hver situation hvorfor.

Læs videre

Hvor der står trin i webmailen, gælder de for WebOkés webmail; i anden webmail fungerer det på samme måde.

• Roundcube Webmail 5.3: Send fra en anden adresse
• Roundcube Webmail 5.4: Brug flere postkasser
• Send mails fra flere aliasser, fejl: Account xxx can not send emails from
• Opret en ny e-mailadresse/postkasse
• Videresend e-mail til en anden adresse (forwarders, catch-all frarådes)
• Gratis kursus E-mail i orden: opsætning og god levering 3.3: Aliasser, videresendelse og catch-all: praktisk, men med risici
• IMAP eller POP3: hvad er forskellen, og hvilken skal du vælge?