En fraværsbesked, der fungerer

Modul 6: Automatisk: filtre og fravær · Læsetid: 9 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du forklare, hvordan en fraværsbesked virker på serveren, og hvem der får den, og hvem der ikke gør. Du kan også opsætte en fraværsbesked, der selv tænder og slukker og ikke afslører noget, som hjælper svindlere.

Centrale begreber: fraværsbesked, Sieve vacation, Svarinterval (:days), Mine e-mail adresser (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Start tid og Slut tid, Handling for indgående beskeder

Et filter, der svarer

Teknisk set er en fraværsbesked et filter. Den ligger i samme filtersæt som dine andre filtre (lektion 6.1) og kører derfor også på serveren, i det øjeblik mailen kommer ind. Din bærbare må gerne være slukket. Sieve-udvidelsen hedder vacation (RFC 5230). Sådan skriver webmailen en fraværsbesked til juleferien:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Det betyder:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" og "le" ... "2027-01-03": dagens dato skal være den 21. december eller senere og den 3. januar eller tidligere. Det er din Start tid og Slut tid. Uden for den periode gør filteret ingenting. :zone "+0100" er tidszonen fra dine indstillinger.
• vacation :days 7: den samme adresse får højst ét svar hver 7. dag.
• :addresses [...]: de adresser, der er dine.
• :subject og teksten bagefter: emnet og indholdet i svaret.

Ét svar pr. afsender pr. interval

Uden en begrænsning ville en person, der mailer dig ti gange, få det samme svar ti gange. Derfor husker serveren, hvem den allerede har svaret. Inden for Svarinterval (i Sieve :days) får den samme afsender ikke et svar mere. Vælger du ingenting, gælder standarden på 7 dage (RFC 5230, afsnit 4.1). Til en ferie på to uger er 7 en fin værdi: den, der mailer igen efter en uge, får en påmindelse om, at du stadig er væk. Kortere end 1 dag kan som regel ikke vælges.

Svaret går til konvolut-afsenderen (Return-Path, lektion 1.1), ikke nødvendigvis til adressen i From. Ved almindelig mail er de ens. Ved nyhedsbreve og systemer er det ofte en teknisk adresse, og det er netop meningen: på den måde havner et automatisk svar ikke hos et menneske, der ikke kan bruge det til noget.

Hvem får ikke svar

En fraværsbesked kan gøre stor skade, hvis den svarer på den forkerte mail: svar til en mailingliste med tusind medlemmer, eller to automatiske beskeder, der svarer hinanden i det uendelige. Derfor siger standarden (RFC 5230, afsnit 4.6), at serveren ikke svarer på:

• mail med headeren List-Id eller andre List-headere: nyhedsbreve og mailinglister;
• mail med headeren Auto-Submitted med en anden værdi end "no": automatiske beskeder, for eksempel en anden fraværsbesked eller en besked fra et system;
• mail fra adresser som MAILER-DAEMON eller adresser, der begynder med "owner-" eller slutter på "-request".

Dit eget svar får selv headeren Auto-Submitted: auto-replied med. Så ved en anden fraværsbesked, at den ikke skal svare tilbage, og der opstår ingen uendelig løkke.

Mine e-mail adresser: svar kun, når mailen er til dig

Serveren svarer kun, hvis en af dine adresser står i headeren To eller Cc (RFC 5230, afsnit 4.5). Sådan undgår du at svare på mail, der kom ind via en liste eller som Bcc. Hvilke adresser der er dine, ved serveren kun halvt: adressen på din mailboks helt sikkert, men ikke adressen info@, som bliver videresendt til dig.

Derfor er feltet Mine e-mail adresser vigtigt (i Sieve :addresses). Skriv alle de adresser, du modtager mail på, også adresser, der videresendes til dig. Med Udfyld med alle mine adresser henter webmailen adresserne fra dine identiteter. Glemmer du info@, får en kunde, der mailer til info@, ingen fraværsbesked og venter måske forgæves.

Start, slut, og hvad der sker med mailen

Med en Start tid og en Slut tid tænder og slukker beskeden af sig selv. Det er den sikreste måde: du kan ikke glemme at slå den fra. Lader du felterne stå tomme, er beskeden aktiv, så længe Status står på Tænd. En fraværsbesked, der kører i ugevis efter ferien, er en kendt fejl og forvirrende for kunderne.

Under Handling for indgående beskeder vælger du, hvad der sker med selve mailen. Lad den stå på Behold. Vacation lader nemlig beskeden ligge helt normalt i din mailboks (RFC 5230, afsnit 4.7), og når du kommer tilbage, vil du gerne læse, hvad der er kommet ind. Kassér betyder, at den mail, du modtager, forsvinder. Videresend til eller Send kopi til giver kun mening til en kollega i din egen organisation, med de samme ulemper som i lektion 6.2.

Hvad du skriver, og hvad du ikke skriver

En god fraværsbesked er kort og hjælper afsenderen videre:

• Hvornår du er tilbage, eller indtil hvornår du ikke svarer.
• Hvem der tager over i mellemtiden, med en adresse eller et telefonnummer, hvor der faktisk er nogen.
• Hvad afsenderen kan gøre, hvis det haster.

Og det, du ikke skriver: detaljer, der hjælper svindlere og indbrudstyve. Svaret går til alle, der mailer dig, også til spammere og fremmede. Skriv derfor ikke, at du er i udlandet i tre uger, hvor du tager hen, dit private nummer eller navnet på din stedfortræder med en funktion, som en svindler kan misbruge ("mail vores bogholder Jan om betalinger"). En svindler bruger gerne sådan en besked til at skrive en troværdig falsk mail, for eksempel om en hastebetaling i navnet på en person, der alligevel ikke kan nås.

Eksempel på en god besked:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Ikke dobbelt

Du kan også opsætte en fraværsbesked i kontrolpanelet til dit webhotel, hos WebOké i DirectAdmin. Brug kun det ene af de to steder. Er begge slået til, får alle to automatiske svar.

I praksis: sådan virker det i webmailen

Fraværsbeskeden finder du under Indstillinger > Ikke tilstede, med Emne, Brødtekst, Start tid, Slut tid og Status, og under Avancerede indstillinger finder du Mine e-mail adresser, Svarinterval og Handling for indgående beskeder. Resultatet kan du se i Filtre > Handlinger > Rediger filtersæt. Trinene står i Roundcube-vejledningen under Opsæt en fraværsbesked. Andre webmails virker på lignende måde: Gmail har en ferieautosvar i indstillingerne, Outlook.com har automatiske svar.

Opsummering

• En fraværsbesked er et Sieve-filter (vacation, RFC 5230), der kører på serveren.
• Den samme afsender får højst ét svar pr. Svarinterval; vælger du ingenting, er det 7 dage.
• Intet svar på mailinglister (List-Id) og automatisk mail (Auto-Submitted), og kun svar, hvis en af dine adresser står i To eller Cc.
• Skriv også de adresser, der videresendes til dig, under Mine e-mail adresser, brug en start- og slutdato, og lad handlingen stå på Behold.
• Skriv, hvornår du er tilbage, og hvem man kan kontakte, men ingen detaljer, der hjælper svindlere.

Quiz

Opgave

Opgave A6.3: Få din fraværsbesked rettet. Gør en fraværsbesked klar i din egen mailboks under Indstillinger > Ikke tilstede, med en Start tid og en Slut tid, der begge ligger i fremtiden; så er beskeden ikke rigtigt slået til endnu, og ingen får et svar nu. Udfyld et emne, en tekst, Mine e-mail adresser og et Svarinterval, og lad Handling for indgående beskeder stå på Behold. Indsæt derefter dit filtersæt (Indstillinger > Filtre > Handlinger > Rediger filtersæt, kopiér det hele), eller upload filen fra Download. Programmet læser scriptet i hukommelsen (intet bliver gemt) og kontrollerer: der er en vacation-handling; :days er mindst 1; emnet er ikke tomt; teksten er længere end 40 tegn; der er en datogrænse med currentdate (ellers orange: glemmer du ikke at slå den fra?); :addresses indeholder mindst én adresse (ellers orange); og beskeden bliver beholdt, altså ingen discard og ingen videresendelse til en adresse uden for dit domæne. Slå beskeden fra igen efter opgaven, hvis du ikke har brug for den.

Læs videre

Hvor der står trin i webmailen, gælder de for WebOkés webmail; andre webmails virker på lignende måde.

• Roundcube Webmail 7.3: Opsæt et fraværsbesked
• Roundcube Webmail 7.1: Opret et filter
• Gratis kursus Sikker online for virksomheder 1.2: Phishing, CEO-svindel og fakturasvindel
• Server-side e-mailregler (filtre på serveren)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (engelsk): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt