Makroer, skabeloner og kompatibilitetstest

Modul 6: Filer og dokumenter · Læsetid: 12 minutter

Læringsmål: Efter denne lektion kan du med en testsamling af dine egne dokumenter fastslå, hvad der fungerer godt i en ny online kontorpakke, hvad du skal tilpasse, og hvad du hellere bør lade blive i et andet program, med særlig fokus på VBA-makroer, skabeloner, skrifttyper og brevfletning.

Centrale begreber: testsamling, kompatibilitet, VBA-makro (xlsm, docm), JavaScript-makro, brugerdefineret funktion (#NAME?), tilføjelsesprogram (add-in), skabelon (dotx, xltx, potx), designlinje, indholdskontrolelement, formularfelt, brevfletning, sporing af ændringer, kommentarer, funktionsnavne og separatortegn

Hvorfor teste, når formaterne jo er åbne?

I lektion 6.3 så du, at docx og odt er åbne standarder. Det betyder ikke, at ethvert program håndterer alt i sådan en fil lige godt. Et simpelt brev eller regneark fungerer alle steder. Det går galt med de særlige dele: makroer, knapper, tilføjelsesprogrammer, formularfelter, komplicerede skabeloner og skrifttyper, som ikke findes. De sidder næsten altid netop i de dokumenter, en organisation kører på: tilbudsgeneratoren, timesedlen, brevpapiret.

Derfor laver du en testsamling, inden du skifter, og gennemgår den systematisk. Ikke for at bevise, at den nye pakke er god, men for at vide, hvad du skal ordne.

Trin 1: vælg din testsamling

Vælg 15 til 25 dokumenter. Ikke tilfældige, men de dokumenter, der er vigtigst eller mest komplicerede:

• de mest anvendte dokumenter (spørg kollegerne, eller kig i din gamle tjeneste under "senest brugt");
• alle skabeloner og brevpapiret;
• enhver fil med makroer (filtyperne xlsm, docm, pptm, samt ældre xls eller doc, der kan indeholde makroer);
• dokumenter med formularer, brevfletning (breve fra en adresseliste) eller kobling til andre filer;
• dokumenter, du udveksler med eksterne parter (revisor, kunde);
• nogle store eller gamle filer.

Hos Bakkerij De Korrel blev det til 18 dokumenter, blandt andet tilbudsgeneratoren (Excel med makro), brevpapiret (Word-skabelon med designlinjens skrifttype), prisliste, ferieskema, den årlige julehilsen til kunder og messepræsentationen.

Trin 2: test hvert dokument på faste punkter

Åbn hvert dokument i den nye kontorpakke, og gør det, du normalt gør med det. Notér for hvert dokument:

1. Åbner det? Og ser det ens ud (formatering, linjeafstand, sideopdeling)?
2. Redigering og lagring: ret noget, gem, åbn igen. Er det stadig korrekt?
3. Tilbage til samarbejdspartneren: åbn den redigerede fil i modtagerens program (for eksempel Word hos revisoren). Ser den stadig korrekt ud der?
4. Særlige dele: virker knapperne, formlerne, felterne, indholdsfortegnelsen, sidehoved og sidefod?
5. Samarbejde i realtid: kan to personer redigere samtidig uden problemer?
6. Udskrift og pdf: stemmer udskriften?

Makroer: den ærlige historie

En makro er et lille program i et dokument: en knap, der sætter et tilbud op, kopierer data eller sorterer en liste. I Microsoft Office er makroer skrevet i VBA (Visual Basic for Applications). Filer med makroer har en egen filtype: xlsm, docm og pptm. I zip-filen ligger koden i en del, der hedder vbaProject.bin.

De online kontorpakker hos europæiske clouds kører ikke VBA. Euro-Office og ONLYOFFICE kender makroer i JavaScript; Collabora og LibreOffice har deres egen Basic og Python og kan i nogen grad køre VBA-kode i skrivebordsprogrammet LibreOffice. I browseren kan du i praksis ikke regne med det. Filen åbner stadig: du kan se alle data og formler, men knapperne gør ingenting.

Hvad kan du gøre?

To faldgruber. Gem altid originalen: gemmer du en xlsm i en anden pakke, kan VBA-koden blive ubrugelig for Excel. Og brugerdefinerede funktioner: brugte en formel en selvlavet VBA-funktion, som =RABAT(A1), giver den i den nye pakke en fejlværdi som #NAME?.

Sikkerhed spiller også ind. Makroer i andres filer kan være skadelige. En god pakke spørger ved åbning, om du vil køre automatiske makroer. Vælg kun ja, hvis du stoler på filen.

Skabeloner og designlinje

En skabelon (dotx, xltx, potx, eller ott ved ODF) er et startdokument: brevpapir, tilbud, præsentation i designlinje. Test tre ting:

• Skrifttype: ligger designlinjens skrifttype på serveren hos den online kontorpakke? Hvis ikke, flytter teksten sig (lektion 6.3). Spørg udbyderen, om han kan installere den, eller vælg en gratis skrifttype, der ligner.
• Logo samt sidehoved og sidefod: står de korrekt, også på side to?
• Felter: dato, sidetal, indholdsfortegnelse. Opdater dem én gang.

Opret en fast mappe Skabeloner i den nye cloud, med kun læserettighed for de fleste, så ingen ved et uheld ændrer originalen.

Formularer, brevfletning og sporing

• Formularfelter og indholdskontrolelementer (rullelister, afkrydsningsfelter, datovælgere i Word) fungerer ikke ens i alle pakker. Test udfyldning og tilbagesendelse.
• Brevfletning (breve fra en adresseliste) fungerer i mange online pakker, men nogle gange med begrænsninger, som et maksimalt antal modtagere ad gangen eller manglende etiketark. Test med din rigtige adresseliste.
• Sporing af ændringer og kommentarer fungerer som regel fint frem og tilbage. Kontroller dog, at forfatternavne er korrekte, og fjern dem, før du sender et dokument eksternt.
• Tilføjelsesprogrammer (add-ins) fra Microsoft Office, som dem fra et bogførings- eller CRM-system, virker ikke i en anden kontorpakke. Undersøg, om leverandøren af den tilføjelse har en anden form for integration.

Regneark: funktionsnavne og separatortegn

Hvem der er vant til Excel på dansk, skriver =SUM(B3:B11) og =HVIS(B5>0;"overskud";"underskud"), med semikolon mellem leddene. En online kontorpakke kan være indstillet til engelske navne og kommaer (=SUM(...), =IF(...,...)). Selve filen ændrer sig ikke af den grund: funktioner gemmes på en fast måde i filen. Det handler om, hvad du selv skriver. Kontroller indstillingen for formelsprog og region, og fortæl kollegerne, hvilken form de bruger.

Trin 3: beslut for hvert dokument

Sæt et resultat for hvert dokument i din testsamling: grøn (virker), orange (virker efter en tilpasning, notér hvilken) eller rød (virker ikke, vælg en løsning fra tabellen om makroer). Nogle få røde dokumenter er ikke en grund til ikke at skifte. De er derimod en grund til at løse dem før skiftedatoen, eller bevidst beholde én Excel-licens til tilbudsgeneratoren, indtil den er udskiftet.

I praksis: sådan ser det ud hos en udbyder

I Euro-Office i en WebOké Nextcloud åbner en xlsm med alle data, men uden fungerende VBA-knapper. Under fanen Vis og Makroer opretter du en makro i JavaScript, eller du indspiller en; under Brugerdefinerede funktioner opretter du en egen funktion. Under Fil, Avancerede indstillinger finder du sproget for formler og regionen. Brevfletning ligger under fanen Samarbejde. I andre pakker hedder menuerne noget andet, men grænserne er sammenlignelige: VBA fungerer ikke fuldt ud i browseren hos nogen af de europæiske online pakker.

Opsummering

• Åbne standarder siger ikke noget om makroer, tilføjelsesprogrammer og formularer: test dine egne dokumenter.
• Lav en testsamling på 15 til 25 vigtige og komplicerede dokumenter, og test dem på faste punkter.
• VBA-makroer fungerer ikke i de online pakker; undersøg først, om du stadig har brug for makroen, og gem altid originalen.
• Kontroller skabeloner for skrifttype, logo og felter, og placér dem i en fast mappe med læserettighed.
• Giv hvert dokument grøn, orange eller rød, og løs de røde før skiftedatoen.

Quiz

Opgave

Opgave A6.5: Kompatibilitetsscanning af dit eget dokument. Upload et dokument, du anser for vigtigt (for eksempel et regneark med makroer eller din skabelon). Programmet søger efter makroer, eksterne koblinger, indlejrede objekter, formularfelter, sporede ændringer og kommentarer, ukendte funktioner og skrifttyper uden erstatning, og giver for hvert punkt grøn, orange eller rød med rådgivning.

Opgave E6.5: Dit testsæt. Udfyld testsamlingen for mindst ti af dine egne dokumenter, med resultatet for hvert testpunkt og en beslutning for hvert dokument.

Læs videre

Trinnene i disse artikler gælder for WebOkés tjenester; hos andre udbydere fungerer det på tilsvarende vis.

• Euro-Office vejledning 15.30: En Excel-fil med VBA-makroer: hvad nu?
• Euro-Office vejledning 15.2: Formler fra Excel: danske funktionsnavne og semikolon
• Euro-Office vejledning 15.22: Lav breve ud fra en adresseliste
• Euro-Office vejledning 12.2: Et dokument åbner skrivebeskyttet
• Euro-Office vejledning 12.3: Skrifttyper ser anderledes ud
• Euro-Office vejledning 15.24: Fjern kommentarer og ændringer, før du sender et dokument